Un environnement informatique moderne pour des sites internationaux

Le concept du groupe Dussmann, l'un des plus grands prestataires de services privés au monde, est d'offrir des services à la personne. Dussmann réunit sous un même toit des services dans les domaines de la gestion des bâtiments, de la construction d'installations techniques, de l'assistance et des soins aux personnes âgées, des crèches proches de l'entreprise et un grand magasin de médias. Ce qui a commencé en 1963 à Munich avec un investissement de 2000 marks est devenu une entreprise comptant plus de 60.000 collaborateurs dans 21 pays et un chiffre d'affaires annuel de plus de deux milliards d'euros.

Pour l'avenir aussi, tous les signes sont à la croissance, même la pandémie de coronavirus n'y a rien changé. Au contraire : le groupe Dussmann a traversé la pandémie de grippe A avec robustesse, les pertes dues à la crise dans le secteur de la restauration ont pu être compensées par Dussmann grâce à son modèle commercial diversifié. La stratégie Next-Level, avec laquelle Dussmann veut utiliser les points forts de l'entreprise familiale sans dettes et devenir un leader en matière d'innovation et de qualité, a pu être poursuivie de manière conséquente.

Différentes initiatives de croissance dans les domaines de la numérisation et de la durabilité sont décisives pour le succès. L'implémentation d'un environnement informatique moderne, y compris sur les sites internationaux, et l'harmonisation des processus en font partie. Dussmann a choisi Nagarro ES, un fournisseur de services SAP complets basé à Kronberg, comme partenaire pour ce projet ambitieux.

Gestion des installations

Le statu quo au début du projet : dans la division EMEA, qui comprend le Facility Management international dans de nombreux pays d'Europe, de la région du CCG et d'Asie, on travaillait dans le passé de manière autonome avec différents systèmes de comptabilité et de gestion commerciale. Les processus commerciaux se déroulaient parfois de manière incohérente, en tenant compte des réglementations locales. De plus, certains pays travaillaient avec des systèmes obsolètes, nécessitant une maintenance importante et qui devaient de toute façon être remplacés rapidement.

"La grande pression du temps a constitué un défi supplémentaire pour notre équipe. Le lancement en Pologne, en République tchèque et dans les Émirats arabes a dû avoir lieu six mois seulement après le début du projet, en parallèle et dans des conditions de pandémie.", déclare Manuel Sedlak, chef de projet chez Nagarro.

L'objectif du projet d'implémentation était d'harmoniser les processus commerciaux de base dans les pays respectifs tout en conservant la possibilité de réagir de manière flexible aux exigences locales du marché et des clients. Le choix s'est porté sur l'introduction de SAP S/4 Hana dans le cloud, avec en plus la mise en œuvre de SAP Integration Suite (SAP Business Technology Platform).

L'accent a été mis sur les domaines des finances et du contrôle de gestion, de la gestion du matériel, de la distribution et des services professionnels, ainsi que sur la mise à disposition ou le développement d'interfaces, de systèmes de consolidation et de rapports. Dans toutes les phases du projet, il était essentiel de respecter les normes communes à tous les sites tout en tenant compte des exigences individuelles au niveau local.

"L'élément déterminant pour le succès a été l'étroite collaboration avec les pays tout au long du projet. Cela nous a permis d'identifier les problèmes à temps et d'optimiser les processus en permanence.", dit Manuel Sedlak.

L'une des particularités du projet était sa rapidité de mise en œuvre. Cela a été possible grâce à SAP Activate, une méthode de gestion de projet spécialement conçue pour S/4, qui combine les meilleures pratiques et des outils de mise en œuvre éprouvés. Cette approche a été optimisée par Nagarro sur la base de l'expérience des projets clients, en mettant l'accent sur une mise en œuvre efficace et efficiente du projet, par exemple grâce à des modèles standardisés. En outre, toutes les activités ont été regroupées afin d'éviter les doublons.

Pour l'optimisation des processus commerciaux, Dussmann et Nagarro ont misé sur l'outil d'exploration de processus Signavio. Les processus n'ont pas seulement été modernisés et allégés, ils ont également été standardisés et uniformisés sur la base des meilleures pratiques. L'un des gadgets était la représentation du futur système informatique et des exigences commerciales sous la forme d'une sorte de réseau de lignes de RER : sur ce plan, les processus de Dussmann et leurs relations sont documentés graphiquement de manière à ce que chaque utilisateur puisse les comprendre facilement.

Un conseil des sponsors, composé de parties prenantes internes et externes, a été mis en place pour contrôler l'ensemble du déroulement du projet. Des chefs de projet locaux se sont chargés de la coordination de différents utilisateurs clés et des rapports d'état. Chaque phase du projet a été planifiée en détail à l'avance, approuvée progressivement et adaptée en fonction de l'évolution. Toutes les parties prenantes ont échangé et suivi les différentes tâches sur une plateforme commune. L'approche agile a permis de réagir rapidement aux situations critiques et de prendre des décisions.

Afin de répondre aux défis supplémentaires posés par la pandémie de coronavirus, tous les contenus des réunions et des ateliers ont été enregistrés, des tutoriels vidéo ont été créés et des formations ont été dispensées sous forme numérique. Ainsi, tous les utilisateurs ont pu participer au projet via un espace web, indépendamment du lieu et de l'heure. Les barrières linguistiques ont été réduites grâce à la traduction des contenus dans les différentes langues nationales.

"La mission que nous avons confiée à Nagarro allait bien au-delà de la modernisation d'un logiciel obsolète. La migration faisait partie d'une transformation et suivait une vision claire. Cela a énormément renforcé la motivation intrinsèque de toutes les personnes impliquées."Hakan Lanfredi, membre du conseil d'administration du groupe Dussmann, responsable de la région EMEA. "La communication ouverte et la gestion active du changement se sont définitivement avérées être des éléments clés."

Faibles coûts de processus

Les avantages de l'implémentation sont rapidement apparus : les coûts des processus sont plus bas, les temps d'exécution sont réduits. Parallèlement, l'automatisation des processus manuels, comme le transfert de données, libère des capacités en termes de personnel. La standardisation simplifie en outre tous les flux de travail. Alors qu'auparavant, les commandes devaient être approuvées personnellement ou les factures signées à la main, le système ERP se charge désormais de ces tâches.

L'ensemble des achats est également centralisé dans le système. Un système de paiement a notamment été mis en place afin d'augmenter la sécurité des paiements et de permettre la comparaison des paiements entrants avec les factures ouvertes.

Les processus allégés, transparents et efficaces profitent à tous les collaborateurs. Les collaborateurs de la direction supérieure peuvent désormais se concentrer pleinement sur le développement stratégique de l'organisation et des affaires. Quant aux responsables de secteurs et d'objets, ils peuvent effectuer leurs commandes et leurs rapports en quelques clics directement via le système ERP. Cela leur évite de passer par la comptabilité ou le contrôle de gestion.

Le succès se traduit aussi dans les chiffres : Les frais généraux ont déjà pu être réduits de 20 pour cent. "L'implémentation de SAP S/4 Hana est un pas important vers le leadership en matière d'innovation. Nous voulons continuer à exploiter les potentiels à l'avenir, par exemple en utilisant de nouvelles technologies comme l'automatisation robotisée des processus.", dit Hakan Lanfredi.

Pour le groupe Dussmann, trois déploiements ont été achevés jusqu'à présent, sept autres devraient suivre. La fin du projet est prévue pour 2022. Pour l'implémentation réussie de S/4-Cloud, Essentials Edition, le groupe Dussmann a été reconnu comme finaliste du SAP Quality Award 2021 dans la catégorie "Rapid Time to Value". Le SAP Quality Award récompense des projets exceptionnels dans le cadre desquels des solutions logicielles SAP ont été mises en œuvre et des principes de qualité ont été appliqués.