Avec S/4HANA Cloud, l'avenir de l'air pur pour American Air Filter (AAF) est dans le cloud

Dr Angelika Schwartz, responsable informatique chez AAF Europe/Dinair, et Frank Kreß, vice-président Finance/Contrôle/IT chez AAF Europe, en discussion avec Jan Kretschmer, SAP, Centre d'expertise pour Cloud ERP.

Depuis sa création en 1921, AAF a pour objectif de fournir de l'air frais à ses clients. Cette mission est aujourd'hui plus importante que jamais. Les gens ont besoin d'air pur pour vivre - avec des habitudes de consommation qui évoluent rapidement, par exemple en raison de la climatisation croissante des habitations et des lieux de travail, ou des conditions environnementales telles que le virus Corona et les particules fines.

Quelle était la situation de départ chez AAF Europe ?

Crésus : En Europe, nous avons cinq usines et diverses sociétés de vente et de service dans douze pays différents, avec des caractéristiques et des systèmes informatiques différents. En conséquence, la continuité des processus, la transparence et la capacité de pilotage pouvaient être améliorées. Pour améliorer cela, nous avions besoin d'une harmonisation des processus et d'un changement d'organisation vers une "entreprise intelligente". L'objectif était de mettre davantage l'accent sur le client, par exemple en fournissant des informations valides sur les livraisons, d'augmenter l'automatisation des processus de routine, par exemple grâce à l'apprentissage automatique, d'obtenir une vue consolidée en temps réel des opérations de nos unités, et d'accélérer globalement l'agilité de l'entreprise, par exemple pour la mise en place de nouveaux canaux de distribution. Bref, d'acquérir et de conserver davantage de clients à des coûts optimisés.

Qu'est-ce qui devait donc changer ? Quelles exigences la nouvelle approche devait-elle remplir pour vous ?

Crésus : Il est vite devenu évident qu'il s'agissait de bien plus qu'un projet informatique. C'est un changement culturel dans les processus et les points de vue. Il ne nous suffisait pas de mettre en place des processus et des unités sur un système ERP commun. Il était important pour nous de parvenir également à un standard commun en termes de processus. Dans l'approche traditionnelle par modèle d'entreprise, l'expérience montre que la complexité menace au lieu de la norme. Nous voulions donc une norme basée sur les meilleures pratiques. Et surtout, une norme qui évolue automatiquement.

Schwartz : Cela implique trois exigences. Premièrement, le système doit être préconfiguré par le fabricant avec des processus standard à large bande. Deuxièmement, ce standard doit être entretenu en permanence par le fabricant, avec des mises à jour automatiques. Troisièmement, nous avions besoin d'un concept utilisable pour adapter ce standard. Des extensions petites mais importantes, comme les champs individuels AAF, par exemple dans le bon de livraison, pour que nous puissions noter dans quelle pièce le filtre doit être monté, jusqu'aux extensions plus complexes comme l'utilisation spécifique de nos scanners manuels dans les entrepôts.

CrésusLa solution devait pouvoir être utilisée avec un minimum d'effort informatique et moyennant des frais d'utilisation mensuels. Nous recherchions donc une solution Software-as-a-Service évolutive et basée sur le cloud. Comme le projet devait être réalisé en grande partie avec les services spécialisés, la nouvelle solution devait soutenir cette approche sur le plan conceptuel.

Vous avez opté pour SAP S/4HANA Cloud. Quels ont été les arguments décisifs pour ce choix ?

Crésus : S/4HANA Cloud est la solution qui nous convient le mieux. C'est une solution préconfigurée qui s'appuie sur des centaines de modèles de processus, les meilleures pratiques. Celles-ci s'étendent transversalement à tous les processus de l'entreprise, de la clôture mensuelle dans les normes comptables respectives au suivi des lots dans la chaîne logistique. Les Best Practices sont en outre localisées dans les pays respectifs, par exemple les rapports fiscaux.

Pour l'intégration de bout en bout des processus, nous utilisons également les meilleures pratiques. Cela va de la connexion des systèmes de l'atelier jusqu'aux scanners manuels mentionnés, en passant par la connexion de nos banques locales. Les interfaces sont décrites avec précision par SAP et sont stables, de sorte que les mises à jour de tous les systèmes sont possibles à tout moment.

Important : ces meilleures pratiques ont été conçues par SAP sur la base d'innombrables projets et décrites de manière frappante, avec des diagrammes de flux de processus, etc. Les utilisateurs ont ainsi pu vérifier directement les standards et élaborer la configuration AAF dans les ateliers Fit-to-Standard.

Schwartz : S/4HANA Cloud est une véritable solution en nuage. Les utilisateurs accèdent à la solution via une connexion Internet sécurisée, comme pour les services bancaires en ligne. L'abonnement comprend les licences, les bases de données HANA et l'exploitation complète du centre de données géré ici chez SAP en Allemagne, tout comme le développement des meilleures pratiques et des localisations que nous recevons automatiquement plusieurs fois par an par mise à jour, ainsi que des interlocuteurs dédiés qui nous soutiennent sur le plan opérationnel. Avec l'équipe informatique, nous pouvons nous concentrer sur le soutien aux domaines spécialisés et sur la mise en œuvre d'innovations.

Quels résultats voyez-vous ?

Crésus: Nous nous rapprochons de l'objectif de l'"entreprise intelligente". Le coût total de possession est réduit, par exemple grâce à l'accélération de l'implémentation et à la baisse significative des dépenses informatiques dans l'entreprise. Nous bénéficions d'une transparence et d'une agilité améliorées, d'une évolutivité facile - et aussi d'une bien meilleure expérience utilisateur, car S/4HANA Cloud est facilement utilisable via un navigateur et un terminal mobile.

Pour d'autres entreprises qui prévoient un projet comparable : quels sont, selon vous, les facteurs de réussite ou les pierres d'achoppement ?

Crésus : C'est un projet issu de la stratégie d'entreprise et des services spécialisés, un processus de changement. Ce n'est pas un projet informatique. Un sponsor tel que le directeur ou le propriétaire doit participer de manière décisive du haut vers le bas. Il ou elle doit concevoir l'image cible et entraîner le personnel, animer le changement, définir des garde-fous, prioriser les thèmes et, le cas échéant, trancher les questions délicates au sein du comité de pilotage. Cela ne se fait pas à la légère.

SchwartzNous avons analysé très tôt quelles unités sont similaires ou doivent le devenir : Quels collaborateurs des domaines spécialisés représentent ces clusters "bottom-up", comment mélangeons-nous les sceptiques et les partisans ? C'est ainsi que nous avons formé l'équipe centrale interne. Nous travaillons en étroite collaboration avec les organisations de services SAP et le partenaire SAP Allgeier. Cette combinaison fonctionne très bien chez nous.

COVID-19 a fait passer de nombreuses entreprises par une phase difficile. S/4HANA Cloud peut-il soulager et aider dans ces moments-là ?

Crésus: Définitivement ! Le virus Corona montre l'importance du cloud et de l'entreprise intelligente. Avec une solution cloud, peu importe que les employés soient au bureau, chez le client ou à domicile. Et dans une entreprise intelligente, nous pouvons mieux gérer les fluctuations inattendues de la demande ou les décalages dans les canaux de distribution, car tous les stocks, les capacités de production, les contrats, etc. sont visibles sur toutes les unités en appuyant sur un bouton. Nous pouvons prendre des décisions plus simples et plus valides pour fournir de l'air propre à nos clients.

Des informations générales sur S/4HANA sont fournies par exemple par le Podcast des experts SAP. Écoutez le premier épisode ici :

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