Mise en œuvre avec des calendriers et des budgets précis

L'utilisation d'une nouvelle technologie, qui peut avoir un impact sur l'activité principale de l'entreprise tout en changeant radicalement sa façon de penser et de travailler, nécessite une recherche et une évaluation minutieuses afin de trouver un fournisseur innovant capable de répondre aux besoins actuels et futurs de l'entreprise et de proposer une méthode de déploiement avec un support client continu, des formations et des mises à jour régulières.

Une nouvelle technologie de cloud computing peut modifier fondamentalement la manière de travailler des collaborateurs dans l'organisation structurelle et fonctionnelle. Après avoir choisi un fournisseur et un partenaire de mise en œuvre et clarifié les ressources externes, il faut constituer des équipes internes.

Les experts fonctionnels et techniques soutiennent le déploiement grâce à leur expertise, tandis que les "champions internes" favorisent l'adoption par les employés en communiquant les avantages.

Le sponsor exécutif assure le soutien de ce projet de gestion du changement par l'équipe de direction, développe le chemin d'escalade et tient la direction de l'entreprise informée.

Cela commence par un processus d'analyse approfondi mené par Workday ou un partenaire afin de comprendre les besoins, les données et les systèmes existants. Les clients reçoivent un mandant préconfiguré basé sur les conclusions du processus d'analyse et sur les meilleures pratiques, ce qui accélère la planification et évite les hypothèses coûteuses.

Les données du client sont chargées au préalable dans le mandant et sont disponibles en temps réel. Ensuite, les prototypes préconfigurés peuvent être étendus et affinés, et ainsi adaptés de manière optimale aux exigences du client.

Conception de processus et données

Workday et le partenaire de déploiement aident à la conception des processus et à la préparation des données pour la nouvelle solution : un inventaire et une consolidation approfondis sont payants. Il faut d'abord identifier les données qui ont la plus grande priorité lors de la migration. Il faut toujours garder à l'esprit l'étendue du projet ainsi que les délais et le budget, car les dépassements sur un point ont toujours des répercussions sur tous les facteurs.

Les nouvelles technologies offrent la possibilité de réévaluer et de réviser les processus internes, mais nécessitent un examen de l'impact à l'échelle de l'entreprise. L'objectif devrait être d'améliorer la cohérence des données tout en les unifiant et en les simplifiant, sans devoir modifier fondamentalement les flux de travail. L'idéal serait d'adapter les processus internes à la nouvelle technologie, tout en introduisant progressivement les nouvelles fonctions et fonctionnalités.

Grâce à son réseau de partenaires soigneusement sélectionnés, Workday garantit un déploiement réussi. Actuellement, plus de 75% des déploiements sont gérés par les partenaires de conseil.

Il s'agit aussi bien de petites entreprises régionales que de grands intégrateurs de systèmes internationaux et de fournisseurs externes de services d'externalisation des processus. Grâce à ce large éventail, Workday peut offrir à chaque client le soutien dont il a besoin. Chaque Partner Consultant est soumis à un processus de certification rigoureux.

Comme pour tout projet de changement, les implémentations informatiques et le passage au cloud créent généralement des perturbations dans les entreprises et nécessitent donc, d'une part, beaucoup d'explications et de formation en fonction de la culture de chaque entreprise.

De plus, il faut communiquer sur des sujets complexes et des méthodes de travail modifiées dans un langage compréhensible pour tous et expliquer les techniques et les outils. La simple transmission d'informations ne suffit souvent pas, une stratégie de communication et une communication active et orientée vers le dialogue ainsi qu'un marketing interne aident à la transition et augmentent de manière décisive l'acceptation et la satisfaction de tous les utilisateurs.

Go-live dynamique

La mise en service n'est que le début d'un processus de transformation. Il est essentiel de maintenir une dynamique qui facilite l'introduction successive de nouvelles fonctions et domaines fonctionnels afin de les adapter rapidement aux exigences commerciales changeantes.

Workday et ses partenaires mettent également à disposition un Customer Success Manager, qui apporte son soutien par le biais de revues commerciales, de recommandations de formation ainsi qu'en cas de besoin de support, afin d'améliorer les connaissances relatives à la solution et de réduire la dépendance vis-à-vis des ressources externes.

Une mise en service avec Workday signifie : des paquets standard préconfigurés issus de déploiements passés permettent une mise en œuvre rapide et peu risquée dans un délai de quatre à six mois. Naturellement, pas de coûts supplémentaires cachés ni de dépassements de budget, et une valeur ajoutée et un retour sur investissement continus grâce à des solutions complètes de formation continue et d'habilitation.

Dans le cadre de la méthode standardisée Accelerated Deployment, Workday propose plus de 270 processus commerciaux préconfigurés qui peuvent être utilisés comme point de départ pour un déploiement individuel. Grâce à un prototypage itératif, les clients ont la possibilité d'optimiser ces processus pour répondre à leurs besoins concrets.

Cette approche permet un déploiement uniforme pour tous les clients et facilite la communication au sein du réseau. Les avantages de cette méthode sont un retour sur investissement plus rapide, une meilleure adaptation aux spécificités individuelles des entreprises et une création de valeur continue après la mise en service.

La série Framework-for-Success fait partie de l'abonnement. Il s'agit d'une série d'offres en ligne qui permettent aux clients de se préparer à une utilisation productive.

Afin de tirer le meilleur parti de la solution, les clients reçoivent, lors de la phase de préparation, des informations sur l'administration, telles que les rôles clés nécessaires, et des suggestions sur la manière de concevoir une organisation de support. Sous le thème des mises à jour, on décrit étape par étape ce qu'il faut faire lorsque Workday met à jour sa suite d'applications.

Le service premium Delivery Assurance pour la mise en service est un package sans souci qui permet aux clients de faire évaluer leurs configurations et intégrations par des experts produits du réseau dès les différentes phases de mise en œuvre.

Révision du plan de projet

Une implémentation réussie est assurée par les étapes suivantes : Dans le cadre de la révision du plan de projet, le plan de projet est examiné en ce qui concerne les tâches et les étapes importantes afin de garantir une introduction rapide selon la méthode de déploiement accéléré. Dans un autre module, la conception des processus est examinée dès le début du projet. Cela permet de s'assurer que les meilleures pratiques existantes sont prises en compte pour la configuration ultérieure.

Dès que le premier design et la configuration correspondante ont été créés sous forme de prototype, ils sont évalués. Cela se fait avant le premier test du système, afin de pouvoir détecter à temps d'éventuels problèmes ultérieurs.

Lors de l'Integration Build Review, la programmation et la configuration du système sont passées au crible dans les moindres détails. Enfin, la conception et la configuration sont vérifiées une dernière fois avant le lancement de la production.

La gestion des connaissances permet d'assurer une formation optimale des utilisateurs. Même après l'introduction, Workday offre un service complet : un grand choix de possibilités de formation - adaptées en termes de méthode et de contenu à chaque groupe cible. Le kit d'outils d'adoption permet aux employés et aux cadres de se familiariser rapidement et facilement. Les kits d'outils comprennent un guide de l'animateur, des guides, des FAQ ainsi que des vidéos de démonstration.

Les équipes de projet principales et les administrateurs sont formés à la configuration et à l'utilisation dans le cadre de formations en présentiel. Les équipes techniques, les utilisateurs avancés et les administrateurs reçoivent, dans des salles de classe virtuelles, des connaissances sur la mise en place et la gestion des mécanismes de sécurité, la définition des processus d'entreprise et l'utilisation des solutions de reporting et d'intégration.

L'enseignement à la demande permet aux employés actuels et nouveaux de se familiariser, selon leurs besoins, avec les processus dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.