Mesure des licences SAP

Le client SAP ne pourrait-il pas dire : "Qu'est-ce que j'en ai à faire ? SAP vient chez moi pour mesurer la licence et nous savons alors ce qu'il en est - n'est-ce pas ?

Florian Ascherl, KPMG : Bien sûr, les clients existants de SAP peuvent attendre l'évaluation annuelle de SAP. Toutefois, il s'agit avant tout d'une auto-évaluation de l'utilisation du logiciel.

SAP offre incontestablement - à condition d'avoir les connaissances nécessaires - des outils extrêmement utiles pour obtenir de la transparence sur sa propre utilisation. Mais lancer l'USMM ou le LAW/LAW2 une fois par an ne va pas, à mon avis, dans le sens d'une gestion durable des licences.

Au contraire, ces fonctionnalités, ou du moins les informations d'utilisation sous-jacentes, devraient constituer un élément de base de la transparence nécessaire, de la conformité et des contrôles d'optimisation de l'organisation de gestion des licences, en tenant compte de la connaissance de ses propres droits d'utilisation.

La règle reste la même : le client est responsable du respect des conditions de licence.

Attendre est donc contre-productif ?

Ascherl : Si les clients attendent et se contentent des résultats de la mesure, des informations importantes du point de vue de la gestion des licences ne peuvent pas être obtenues et interprétées. La conséquence logique est généralement le sur-licenciement et le sous-licenciement, deux situations qui peuvent être évitées.

Que ce soit pour IBM, Microsoft, Oracle, SAP ou n'importe quel autre fabricant, les provisions pour menaces de pertes et les dépenses imprévues pour les logiciels en raison d'un manque de transparence et de processus de gouvernance sont dans tous les cas une conséquence inesthétique et, compte tenu des possibilités actuelles, une conséquence inutile.

Il est donc toujours recommandé de garder une vue d'ensemble des droits d'utilisation acquis, des modifications de ceux-ci en cas d'achats de licences différés et des quantités utilisées.

Quels sont les pièges pour les clients existants de SAP dans le LAW, Licence Administration Workbench ?

Ascherl : Sur la base de notre expérience, nous avons appris que de nombreux clients SAP ont du mal à comprendre les résultats du mesurage. Dans de nombreux cas, les clients ne se retrouvent pas dans les chiffres et ne comprennent pas comment lire l'utilisation documentée sur la base de laquelle SAP établit une facture ou un relevé concernant un manque ou une sous-licence potentielle.

Qui doit agir ?

Ascherl : En fait, je n'attribue pas ici la responsabilité à SAP, qui est l'un des rares concédants de licence connus à fournir de manière proactive des outils de mesure. Si les clients ne sont pas en mesure de collecter ces informations ou des informations similaires, même en cours d'année, à des fins de planification, de reporting et de budgétisation, cela ne relève pas de la responsabilité de SAP.

Si l'on est prêt à investir dans les connaissances et les ressources nécessaires, je pense qu'il est aujourd'hui possible de créer une transparence durable, qui devrait également exister dans le sens d'une bonne connexion B2B ou B2C entre SAP et ses clients.

Qui est et pourrait être responsable de l'USMM et de LAW ?

Ascherl : Toute personne responsable de la mesure du système devrait connaître les particularités et le fonctionnement de l'USMM et de LAW/LAW2. Après tout, SAP met à disposition suffisamment de documentation à ce sujet.

Ces outils ne sont pas impénétrables, ils font leur travail exactement comme décrit dans les documentations correspondantes. Les sources d'erreur les plus fréquentes pour une mesure incorrecte - du point de vue du client - se trouvent généralement dans l'absence de processus concernant l'attribution des licences, la fermeture correcte des comptes, les caractéristiques d'identification claires pour déterminer les groupes d'utilisateurs communs, etc. Dans le domaine du moteur, la source d'erreur réside souvent dans des conseils de correction non ou mal appliqués, que SAP met également à disposition de manière proactive.

Y a-t-il donc des dangers ?

Ascherl : Dans le pire des cas, le risque existe que le même moteur soit mesuré, mais sur la base d'une liste de prix erronée. Cela pourrait avoir pour conséquence que les licences existantes ne puissent éventuellement pas être utilisées pour couvrir l'utilisation. Dans tous les cas, cela entraîne un potentiel de discussion inutile. Rassurez-vous, je ne parle pas ici au nom de SAP, mais pouvez-vous me citer spontanément - en dehors de SAP et de certains produits IBM - un donneur de licence qui, de sa propre initiative, vous offre la possibilité de mesurer et de valider les licences que vous utilisez ?

Il existe sur le marché de nombreux outils de mesure des licences et leurs résultats diffèrent souvent de ceux de la mesure des licences SAP. Pourquoi ?

Ascherl : L'objectif de la mesure annuelle de SAP est de déterminer l'utilisation dans les systèmes SAP. L'exemple des utilisateurs SAP l'explique bien : Les outils de mesure SAP, USMM et LAW, accèdent aux informations sur les utilisateurs des systèmes et les consolident à l'aide d'un critère de reconnaissance défini et univoque, qui peut être choisi par le client. Dans un premier temps, chaque utilisateur est mesuré s'il a été créé comme actif dans le système du point de vue du droit de licence.

Cela semble très pragmatique - n'est-ce pas ?

Ascherl : Pour l'USMM et le LAW, il importe peu de savoir si les comptes d'utilisateurs sont effectivement utilisés et depuis quand ils sont considérés comme actifs dans le système. L'attribution de types de licences appropriés et la suppression correcte des comptes non utilisés relèvent de la responsabilité du client et doivent être effectuées de manière appropriée dans le cadre des interfaces avec les processus RH et les événements tels que l'arrivée, le départ, la maladie de longue durée ou le congé parental. Il incombe également à chaque client de choisir le type de licence approprié en fonction du rôle attribué à un collaborateur et de vérifier ultérieurement la plausibilité et la conformité de ce type de licence dans le cadre de l'utilisation effective. Pour ce contrôle, on utilise de plus en plus souvent, en plus des connaissances d'experts et des informations standard SAP, des outils dits d'optimisation.

Qu'entendez-vous par là ?

Ascherl : Je tiens à préciser qu'un outil, quelle que soit sa qualité technique et quel que soit l'expert qui l'a configuré, ne reflète que l'opinion du conseiller ou du client. Pour obtenir une image précise à 100 %, les informations disponibles dans le cadre des descriptions de licence ne suffisent pas à refléter avec une probabilité exacte l'interprétation de SAP. Au mieux, on peut s'approcher de cette interprétation, le degré de cette approximation définissant en fin de compte le professionnalisme et la compétence de l'expert en licences. De plus, de nombreux outils ne sont pas en mesure de maîtriser le chaos au sein d'environnements clients complexes.

Un exemple ?

Ascherl : Des exemples typiques sont le fait qu'il n'est pas tenu compte du fait que, dans le cas de la configuration de plusieurs listes de prix dans ces outils, les droits d'utilisation éventuellement nécessaires d'un type de licence sont considérés comme s'ils étaient contenus dans un autre type de licence de "valeur supérieure" selon la logique de l'outil. Or, c'est loin d'être le cas et les résultats entre l'outil et la mesure SAP peuvent parfois diverger. L'exemple le plus récent auquel j'ai été confronté était un outil qui classait tous les types d'utilisateurs professionnels en un seul "utilisateur professionnel". Même les utilisateurs professionnels CRM et ERP étaient tous classés dans cette catégorie unique, ce qui, selon la construction du client, entraînait un besoin de licences nettement inférieur à celui de la mesure SAP. Sur la base de mon expérience, je ne peux que recommander, en cas de constatation d'écarts, de rechercher la cause dans le mode d'action des outils plutôt que dans la mesure effectuée par SAP. Je recommande de prendre ses distances avec les mécanismes d'attribution de licences et les méthodes de (ré)allocation préconfigurés proposés de manière peu sérieuse par les fabricants. Quelle que soit la qualité de leur standard, ils ne sont généralement pas adaptés aux modèles de contrats et de licences établis par chaque client final.

Merci pour cette conversation.