Un mesurage correct des licences sans frayeur

L'autre jour, j'étais assis à une table avec des gestionnaires de licences de différentes entreprises et branches. Ils discutaient des exigences de la mesure des licences d'un environnement SAP.

Presque tout le monde a fait état de demandes ultérieures surprenantes et d'activités frénétiques avant le levé. Ils ont parlé de nombreux essais de logiciels pour surmonter ce défi et éviter les mauvaises surprises après le levé.

Puis un responsable informatique plus âgé a pris la parole. Il a déclaré avec calme qu'il maîtrisait la situation. Il connaît personnellement ses 300 utilisateurs SAP et sait ce qu'ils font avec le logiciel. Ainsi, chacun dispose exactement de la licence dont il a besoin et il peut le montrer à tout moment à SAP de manière transparente.

Des coûts calculables au centime près ! Court silence autour de la table. Bien qu'il s'agisse d'un cas plutôt isolé, la situation décrite a d'abord semblé enviable aux personnes présentes.

Mais cette solution n'a-t-elle pas aussi son revers ? Que se passera-t-il après le départ à la retraite du directeur informatique, qui concentre ici un savoir d'entreprise incroyablement important ?

Il n'est pas non plus évident de savoir si l'on n'introduit pas un bon soutien des processus par des composants SAP pour des raisons de coûts liés aux licences ou si on le remplit avec des variantes de logiciels étrangers.

Mais ne serait-ce pas un monde merveilleux si cette situation pouvait être transposée à des systèmes complexes ? Et à quoi cela pourrait-il ressembler ? Autour de la table, les débatteurs se sont en tout cas séparés sans s'accorder sur une voie royale.

Récupérer des trésors insoupçonnés

En tant que consultant SAP et stratège en logiciels de longue date, je ne connais que trop bien la problématique. Tout commence par l'achat de licences. Plus l'entreprise est grande, plus les licences doivent être achetées de manière généreuse.

La précision diminue proportionnellement à la quantité utilisée. Des trésors d'euros insoupçonnés sont ici enfouis. Les petites entreprises peuvent encore agir avec un ou deux systèmes par le biais d'un concept d'autorisation cohérent, du moins à peu près neutre en termes de coûts.

Dans le cas d'environnements SAP plus importants avec une utilisation complexe, il devient presque impossible de baser l'achat de licences sur une utilisation précise. Dans ce cas, seuls des projets de conseil ou un soutien logiciel peuvent aider.

Mais la question est la suivante : à quoi doit ressembler cette aide pour que l'on puisse utiliser des conseils ou des logiciels en toute bonne conscience ? Je ne suis pas commerçant, mais ce qui a toujours aidé, c'est lorsque l'investissement engagé est inférieur aux économies ainsi réalisées.

Les conditions du SAP en mutation

Le contexte SAP est une entité en constante évolution. Faire appel à des services de conseil pour dresser un état des lieux ponctuel est généralement coûteux, peu efficace et d'une durée de vie limitée.

Des corrections ponctuelles dans l'attribution des licences n'apportent qu'une aide à court terme et la mesure de la licence suivante ne manquera pas d'arriver. Le même jeu recommence alors.

Ne vous méprenez pas : faire venir un savoir-faire actuel chez soi pour quelques jours est en tout cas un bon investissement pour l'avenir. Pour un petit budget, cela permet de voir plus loin que le bout de son nez.

Les entreprises seraient toutefois bien avisées de chercher en plus une solution durable. En effet, un environnement SAP complexe avec un nombre croissant d'utilisateurs ne peut plus être géré de manière optimale par la seule main d'œuvre. Il ne reste plus qu'à recourir à un logiciel.

Là encore, la complexité des conditions de licence SAP ne facilite pas forcément le choix et, bien sûr, l'exploitation d'un tel logiciel.

Mais je m'engage : sans logiciel, rien ne sera possible à l'avenir. Peut-être que SAP, en plus de Hana et du cloud, se penchera un jour sur ce point et mettra à disposition une solution logicielle transparente correspondante. Personnellement, je ne l'espère pas de sitôt.

Mais ce n'est pas vraiment nécessaire : le marché, de taille raisonnable, offre déjà de bonnes solutions qui conviennent à toutes les tailles d'entreprises.

D'où la recommandation à toutes les tables rondes sur la gestion des licences : Testez donc tout simplement les logiciels proposés sur le marché, et la mesure des licences pourra alors perdre son caractère effrayant à l'avenir.