MDM avant la migration ERP

Le fabricant d'installations frigorifiques Hauser exploite plusieurs sites de production en Autriche et en République tchèque, des centres de distribution en Europe et un site en Australie. Les affaires sont gérées avec un système ERP dont la maintenance a été annulée. À partir de 2025, il est prévu de travailler avec S/4 Hana de SAP dans le monde entier. Depuis cette décision prise en 2021, les préparatifs de la migration avancent partout, la comptabilité financière a déjà été convertie.

Il était déjà clair à l'époque que les données de base, gérées jusqu'alors sous différentes formes et qualités, devaient être fondamentalement nettoyées, complétées et préparées aux nouvelles exigences de l'automatisation et de la numérisation avant la migration. Jusqu'alors, les données de base avaient été gérées de manière décentralisée par de nombreuses personnes autorisées - une mauvaise recherche et réutilisation ainsi que de nombreux doublons en étaient le résultat. À cela s'ajoutaient les exigences du nouveau système ERP, auxquelles la base de données ne pouvait de toute façon pas répondre.

Nettoyage des données de base

"Pour nous aider, nous avons recherché un spécialiste des données de base disposant d'un savoir-faire SAP approfondi", rapporte Paul Lung, chef d'équipe de la gestion des données de base SAP et responsable des données de base des articles et des partenaires commerciaux.
Simus Systems a été choisi parmi cinq fournisseurs. Les raisons principales étaient la méthode de classification individuelle, mais basée sur des standards, proposée par Simus, le logiciel Simus Classmate testé dans un avant-projet et la possibilité technique de migrer la base de données terminée directement dans SAP.
"Bien que nous ne connaissions pas encore de nombreux pièges de notre projet à l'époque, nous voulions profiter de l'expertise SAP de Simus Systems", explique Paul Lung. "Rétrospectivement, c'était certainement une bonne décision". Dès la phase de décision, Simus Systems avait fait la preuve de son approche éprouvée et de son logiciel efficace dans un avant-projet : Simus Classmate permet d'analyser automatiquement les données extraites de n'importe quelle source. Au moyen de règles initialement neutres pour la préparation et l'optimisation, les données sont triées, enrichies et stockées dans une base de données SQL.

Les résultats sont ensuite filtrés et examinés à l'aide du moteur de recherche Classmate Finder afin de détecter d'éventuelles erreurs, doublons ou inexactitudes. Ensuite, il n'est pas nécessaire de traiter individuellement les enregistrements trouvés. Au lieu de cela, les règles de base intégrées dans Simus Classmate sont adaptées en fonction des besoins du client, de manière à ce que le cycle d'optimisation suivant donne de meilleurs résultats.

Classification individuelle

C'est ainsi que le projet de classification a commencé début 2022. Une classification standard de bonnes pratiques développée par Simus Systems a été adaptée au fur et à mesure lors d'ateliers et de concertations avec les services spécialisés. "Il s'agissait d'un processus itératif avec des modifications afin de pouvoir prendre en compte de nombreuses dépendances", rapporte Paul Lung. "Parfois, le standard convenait tout de suite - parfois, nous devions adapter la classification à nos exigences au moyen de la méthodologie Simus. Dans tous les cas, il était bon de pouvoir partir d'une base apportée". Aujourd'hui, la classification individuelle est prête à 99%. "Tous les services spécialisés sont satisfaits", sait Paul Lung. "Nous avons pu prendre en compte dès à présent de nombreuses dépendances que nous aurions sinon intégrées plus tard dans
S/4 Hana auraient dû changer".

Définir les caractéristiques matérielles

La définition des caractéristiques matérielles, qui décrivent les matériaux dans les classes, et des textes courts, qui doivent donner une première description claire du matériau, s'est avérée plus complexe. Afin d'apporter une réelle valeur ajoutée au processus, les textes courts devaient être alimentés automatiquement à partir des classes et des caractéristiques matérielles, et ce en plusieurs langues. "De nombreuses données nécessaires à cet effet ne figuraient pas dans les données de base. La recherche des données manquantes a considérablement occupé les services spécialisés", explique Paul Lung. Pour l'exemple des vis, il ne faut pas seulement des données telles que la norme DIN, le cylindre et les dimensions, mais aussi le matériau et la nature de la surface. Comment décrit-on les vis à haute résistance 10.9, 8.8 ou les vis à résistance normale 5.6 ? "Dans le secteur alimentaire, les vis en acier inoxydable sont souvent prescrites", explique Paul Lung. "Certes, les collaborateurs de la production le savent. Mais cela ne suffit pas pour une gestion automatisée de l'entrepôt". Des processus efficaces et automatisés dans le domaine du stockage font partie des objectifs de l'entreprise, tout comme la configuration des produits. Pour cela, les interfaces ont besoin de beaucoup plus de données que celles qui étaient gérées jusqu'à présent.

Construire un Golden Client

Entre-temps, l'équipe MDM prépare les données de manière largement autonome avec le logiciel de Simus Systems, en collaboration avec les services spécialisés. Pour cela, les collaborateurs de la construction, des achats, de la production et de la gestion des produits disposent de 50 licences de Classmate Finder avec des droits de lecture. "Il est important de motiver sans cesse les gens et de leur faire comprendre les avantages de données bien entretenues", estime Paul Lung. "Il faut parfois faire des compromis, parfois être insistant - la clé est dans la communication".
Ainsi, la base de données SQL de Simus Systems devient le Golden Client dont les données sont toujours transférées dans le système de test de S/4 Hana via l'interface de Simus Classmate.

Pour cela, le programme apporte les caractéristiques de transfert. "Sans le logiciel, cela demanderait beaucoup plus de travail, à savoir un travail manuel difficile ou une programmation individuelle", explique Paul Lung. Si les données pour un champ obligatoire n'étaient pas disponibles dans S/4 Hana, le transfert s'arrêterait tout simplement sans que l'on puisse détecter l'erreur. Si l'on remplit d'autres champs qui ne sont pas obligatoires, il faudrait remplir tous les champs dépendants pour éviter l'interruption. C'est ainsi que l'on reconnaît toujours des erreurs et des lacunes dans les données qui doivent encore être comblées. Sur environ 600 000 fiches articles dans l'ancien système, seuls 15 pour cent environ sont affinés et migrés. Grâce à une interface, les données dans S/4 Hana sont également contrôlées et maintenues synchronisées avec Windchill PLM, la gestion du cycle de vie des produits de la construction.

Une base de données parfaite

Entre-temps, les textes courts, qui ne peuvent contenir que 40 caractères dans S/4 Hana, sont définis à 80%. Certains utilisateurs clés travaillent à titre d'essai avec les nouvelles données et constatent que les composants et les informations souhaités sont désormais trouvés très rapidement et efficacement. L'équipe MDM a mis en place de nouveaux processus de création de matériel, auxquels participent tous les services concernés, afin de garantir la qualité des données. Hauser dispose désormais d'un trésor de données qui évite les recherches fastidieuses, les doublons et les erreurs. En termes de qualité et de volume, il correspond aux tâches d'automatisation et de numérisation auxquelles l'entreprise souhaite s'atteler dans les années à venir.

Le MDM doit être réfléchi

"Il faut investir beaucoup de temps et de réflexion dans la gestion des données de référence, mais cela en vaut immédiatement la peine", déclare Paul Lung. "L'excellente collaboration avec les conseillers compétents et sympathiques de Simus Systems a beaucoup contribué à la réussite du projet". Le logiciel de Simus Systems continuera d'être utilisé pour les travaux de modification et de maintenance. La prochaine étape pour l'équipe MDM sera de traiter les quelque 3000 données des partenaires commerciaux avec un nouveau module de Simus Systems. "Nous disposons d'ici l'automne d'une base de données solide pour le go live avec S/4 Hana et nous avons pu résoudre en amont de la migration de nombreux défis qui auraient sinon compromis un démarrage réussi".

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