Un costume sur mesure pour des processus RH globaux

Les PME allemandes sont présentes dans le monde entier sur tous les marchés importants - avec leurs propres usines, des sociétés de distribution ou par l'achat d'entreprises régionales. Pour gérer efficacement la croissance, les processus de gestion d'entreprise sont généralement standardisés et regroupés sur plusieurs sites dans une application ERP centrale comme SAP ERP.

Le parent pauvre des processus RH globaux

Cependant, les processus RH globaux sont souvent traités en parent pauvre. Le service central des ressources humaines en Allemagne doit prendre en charge les processus RH tels que la paie mensuelle, la gestion des temps et la gestion des voyages pour tous les employés dans le monde entier, tout en tenant compte des spécificités nationales de chaque site.

Dans les entreprises dont la stratégie informatique repose sur l'utilisation de logiciels SAP, le service RH exécute généralement ces processus dans l'application SAP Human Capital Management (SAP HCM).

Comme les différents sites travaillent avec leurs propres solutions RH, qui sont rarement connectées à SAP HCM, la complexité des processus RH globaux augmente considérablement. Les données relatives aux salaires, aux déplacements, à la gestion des temps et au personnel sont alors transmises en grande partie manuellement au siège, où les données sont à nouveau saisies manuellement dans SAP HCM - un tour de force aussi sujet aux erreurs qu'intensif en travail et chronophage.

L'utilisation de telles solutions locales peut en outre faire varier le "degré de maturité" des processus RH : le site A, par exemple, utilise des self-services RH pour la gestion des voyages et des frais de déplacement, le site B a fait appel à un prestataire externe, tandis que le site C travaille avec une solution Excel et des documents papier.

RH surchargées

Des solutions et des processus RH hétérogènes, des niveaux de maturité différents et des activités manuelles avec des ruptures de médias - tout cela présente de nombreux inconvénients.
Premièrement, le service RH est occupé par des activités de routine. Par conséquent, il n'a pas la capacité de se consacrer à des tâches essentielles et n'a pas le temps d'acquérir un savoir-faire en ce qui concerne les spécificités locales du travail RH dans les sites mondiaux.

Deuxièmement, sans harmonisation des processus RH globaux, il ne peut y avoir de vision claire et uniforme des données du personnel et des informations RH. Les concepts de développement du personnel, de qualification ou de gestion des talents ne peuvent donc être planifiés, mis en œuvre et gérés qu'au niveau local. En période de pénurie de personnel qualifié, cela peut rapidement devenir un désavantage concurrentiel.

Troisièmement, la qualité du reporting RH en pâtit. En l'absence de processus standardisés, il n'y a pas d'indicateurs clés de performance (ICP) RH uniformes sur l'ensemble des sites, par exemple en ce qui concerne la définition du personnel à temps partiel. De plus, la direction ne peut accéder aux rapports RH qu'avec un retard important, car le service RH central doit consolider manuellement les données du personnel transmises par Excel.

Il est donc urgent d'agir en termes de consolidation, de standardisation et de simplification des processus RH globaux et de mise en place d'un système de reporting RH unifié.

Cependant, les PME actives à l'international se heurtent rapidement à leurs limites. Les coûts de sélection, d'introduction, d'exploitation et de maintenance des solutions RH appropriées ainsi que les licences sont élevés.

C'est précisément là qu'intervient la suite intégrée et modulaire oneHCM du prestataire de services RH complets Treorbis. Les services RH sur mesure, indépendants de la plate-forme, aident les PME actives au niveau mondial et employant entre 1500 et 5000 personnes à harmoniser, automatiser et simplifier leurs processus RH et le reporting RH.

Sur demande, Treorbis se charge, en tant qu'entrepreneur général, de la prise en charge des intérêts du client en matière de gestion du personnel, et ce aussi bien en Allemagne qu'à l'international.

Le plus grand avantage des services RH modulaires et évolutifs est qu'ils peuvent être adaptés avec précision aux exigences individuelles et être combinés de manière flexible en une solution globale sur mesure, comme dans un système modulaire.

Les modules de service de oneHCM couvrent presque tous les domaines RH : Paie, gestion des données de base du personnel, saisie des temps, recrutement, évaluation des performances, planification de la succession, gestion des voyages, analyses et rapports RH ainsi que création et gestion d'un dossier personnel numérique.

La suite est constamment élargie et complétée par de nouveaux services. Bientôt, les clients pourront également avoir accès aux solutions cloud de l'entreprise SAP Concur pour la gestion des voyages et des frais de déplacement.

Treorbis accompagne les entreprises de taille moyenne dans l'harmonisation de leurs processus RH globaux grâce à ses compétences éprouvées en matière de conseil, de processus, de technologie et de méthodes, et fait office d'entrepreneur général lors de la collaboration avec des partenaires internationaux.

Dans ce cas, Treorbis prend en charge, à des Service Level Agreements (SLA) définis de manière fixe, le déroulement complet d'un projet RH et le pilote de manière centralisée, comme un "poste de pilotage RH".

Pour le client, c'est un avantage inestimable, car il n'a qu'un seul interlocuteur et reçoit tous les services d'une seule source : du choix des solutions RH et du modèle d'exploitation appropriés à l'implémentation et au suivi des applications et des processus après la mise en service dans le pays concerné.

Celui qui utilise les services RH de Treorbis pour son bulletin de paie mensuel s'assure ainsi qu'il est établi sans erreur et conformément aux prescriptions et qu'il est remis dans les délais. Les tâches de gestion des temps de l'entreprise sont également exécutées avec précision, les rapports et analyses sont mis à disposition en temps voulu et la gestion des données personnelles et de paie de tous les collaborateurs, de leur entrée à leur sortie, garantit leur qualité élevée.

La certification selon l'article 11 de la loi fédérale sur la protection des données garantit que toutes les exigences légales sont remplies de manière exemplaire lors du traitement des données RH - voir l'encadré à la page 66.

Les nouvelles dispositions légales, par exemple en matière de paie, sont immédiatement mises en œuvre, les interfaces entre les ressources humaines et la finance sont contrôlées en permanence et les demandes de changement, telles que la demande de nouvelles fonctions RH ou d'un rollout RH, sont traitées rapidement.

L'entrepreneur général est également chargé de rédiger et de conclure des contrats avec les prestataires de services RH locaux et de vérifier leurs factures. Sur demande, il convertit également les formats de données des différents sites dans un format pouvant être traité par SAP HCM.

Du temps pour l'activité principale

Grâce aux services RH éprouvés de oneHCM, l'efficacité, la qualité et la transparence des processus RH globaux et du reporting RH augmentent sensiblement. En même temps, l'organisation RH interne est déchargée des activités de routine qui prennent beaucoup de temps et peut se concentrer pleinement sur son cœur de métier.

Outre le développement des collaborateurs, le recrutement de personnel qualifié et la gestion des talents, l'élaboration d'une stratégie RH tournée vers l'avenir et en accord avec les objectifs de l'entreprise en fait partie. Les rapports RH fournis par le partenaire d'externalisation jouent un rôle essentiel à cet égard.

La centralisation des tâches RH, l'intégration des applications informatiques, l'harmonisation et l'optimisation des processus et du reporting dans le cadre d'une externalisation RH permettent en outre de réaliser des avantages significatifs en termes de coûts.

En fonction de la situation de l'entreprise et des services oneHCM utilisés, les clients de Treorbis peuvent réaliser des économies avérées de 20 à 40% dans le cadre de l'exploitation opérationnelle.

De l'analyse de la situation actuelle au modèle cible

Le point de départ de tout projet d'externalisation des RH est une analyse de la situation actuelle qui prend en compte tous les aspects pertinents : Données, processus, architecture informatique et organisation. Sur cette base, un modèle théorique sur mesure est ensuite élaboré en collaboration avec le client et mis en œuvre étape par étape.

Parmi les tâches particulièrement sensibles, il y a le développement d'un concept de qualification qui prépare très tôt les collaborateurs concernés du service du personnel à de nouvelles tâches comme le recrutement ou la planification de la succession.

Processus hybrides SAP-HR

Le choix du modèle d'exploitation informatique approprié - on premise ou sous forme hybride - revêt également une grande importance stratégique. L'expérience montre que les PME internationales dont la stratégie informatique repose sur le logiciel SAP utilisent une application SAP HCM installée sur site pour les processus RH classiques tels que la paie ou la gestion des temps.

Dans de nombreux cas, ce modèle peut être idéalement complété par la plateforme HR Cloud moderne de SAP SuccessFactors, qui permet de consolider et de gérer de manière uniforme les données RH de tous les employés dans le monde entier.

Les processus stratégiques tels que le recrutement, le développement des collaborateurs, la planification de la succession, l'évaluation des performances et le reporting RH peuvent ainsi être standardisés, simplifiés et réalisés très efficacement dans toute l'entreprise.

Il en résulte une réelle valeur ajoutée, d'autant plus que la solution HR Cloud répond aux attentes des utilisateurs finaux qui souhaitent disposer d'une interface utilisateur moderne et intuitive leur permettant d'effectuer leurs tâches RH en fonction des rôles et de manière confortable, que ce soit sur un ordinateur de bureau ou en déplacement via un smartphone ou une tablette.

Par conséquent, si les forces des mondes sur site et dans le nuage sont combinées et réunies dans une plateforme RH intégrée, puissante et personnalisée, il est possible d'en tirer un grand avantage commercial. Le client peut alors profiter du meilleur des deux mondes dans le domaine des ressources humaines et est parfaitement équipé pour relever les défis de l'avenir.

Les services RH sur mesure de la suite oneHCM sont basés sur SAP HCM et peuvent harmoniser, automatiser et simplifier les processus RH et le reporting RH pour les entreprises de taille moyenne opérant à l'échelle mondiale.

Sur demande, le prestataire de services RH complets se charge, en tant qu'entrepreneur général, de la prise en charge des questions de gestion du personnel du client.

Trois questions au directeur de Treorbis, Rainer Brand

Distributeur SuccessFactors

Quels sont les objectifs de Treorbis en tant que revendeur de SuccessFactors ?

Rainer Brand : En tant que partenaire de distribution de SAP SuccessFactors, nous nous adressons en premier lieu à nos clients de la classe moyenne qui ont des succursales dans le monde entier et donc des processus RH globaux.

L'accent est mis sur le développement de scénarios RH hybrides. Cela signifie que la paie classique, qui s'effectue on premise dans SAP HCM, est reliée à la solution cloud SAP SuccessFactors Employee Central (EC), qui doit servir de système central de gestion du personnel.

Quels sont les services que vous fournissez aux clients ?

Marque : En tant que revendeur, nous soutenons nos clients dans l'implémentation des solutions cloud de SAP SucessFactors à tous les niveaux en leur fournissant des conseils complets - en ce qui concerne les processus, les données, l'architecture informatique et l'organisation.

Afin de garantir une qualité élevée en matière de conseil et d'implémentation, nous mettons en place une équipe de conseil dédiée à SAP SuccessFactors et organisons des mesures de qualification ciblées pour les collaborateurs de ce secteur HCM.

Quelle est la demande pour les solutions HR Cloud de SuccessFactors ?

Marque : Nous enregistrons actuellement un vif intérêt pour les offres cloud de SAP SuccessFactors en matière de ressources humaines, comme le confirment les nombreuses discussions que nous avons eues avec nos clients ainsi qu'avec des personnes intéressées.

Parallèlement, la demande en services de conseil augmente. Nous allons donc continuer à renforcer notre équipe actuelle pour SAP SuccessFactors et recherchons des consultants et des spécialistes expérimentés pour des projets dans ce domaine.

§ 11 DE LA LOI FÉDÉRALE SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Traiter les données RH conformément à la loi

Les PME allemandes ont encore des réticences à l'égard de l'externalisation des RH. Outre la crainte d'une éventuelle perte de contrôle, c'est surtout la peur d'un accès non autorisé à des données personnelles très sensibles qui les motive.

Le client doit avoir la certitude que la sécurité et l'intégrité sont garanties lors du traitement de ses informations personnelles, qu'il s'agisse de la gestion des données de base des employés ou du personnel, de la paie, de la gestion des temps ou de la gestion des voyages.

La certification selon le paragraphe 11 de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG) garantit que Treorbis, en tant que prestataire de services d'externalisation RH, remplit et met en œuvre de manière exemplaire les exigences légales en matière de traitement des données RH.

Les audits réguliers nécessaires chez Treorbis, que Datenschutz Cert réalise en tant qu'instance indépendante, sont soutenus de manière décisive par le partenaire Procedo Unternehmensberatung.

Procedo est un prestataire de services d'audit et de conseil indépendant et objectif, spécialisé dans les domaines de la gestion des risques et de l'audit interne, de la protection et de la sécurité des données, de la gestion de la qualité et de la sécurité au travail.