Attribution de licences d'utilisateur basée sur l'utilisation ou sur les autorisations

La licence est basée soit sur l'utilisation, soit sur les droits. Dr. Jana Jentzsch et Guido Schneider tentent d'éclairer les tenants et aboutissants de cette question lors d'un entretien spécialisé et d'approcher des solutions. Au cours de leur activité de conseil en matière de licences S/4, Jana Jentzsch et Guido Schneider ont constaté que de plus en plus de clients SAP existants pensent que l'attribution des licences d'utilisateur S/4 Hana correspondantes doit se faire sur la base des rôles d'autorisation SAP existants. Cette hypothèse est désormais partagée par les collaborateurs de SAP eux-mêmes et par d'autres experts en licences SAP, qui ont également publié des articles à ce sujet dans le magazine E3.

D'autre part, certains membres de la communauté SAP estiment que, tant pour SAP R/3, ERP/ECC 6.0 que pour S/4 Hana, la base de l'attribution des licences utilisateur est l'utilisation réelle, par exemple l'exécution d'une transaction.

L'impact financier peut être important. Si une personne devait avoir plus d'autorisations qu'elle n'en utilise réellement, il faudrait alors éventuellement lui attribuer un type de licence d'utilisateur plus cher (basé sur les autorisations) que celui qu'elle utilise éventuellement (basé sur l'utilisation). Il est donc temps de clarifier si ce changement supposé dans la base de l'octroi de licences a réellement eu lieu. 

Guido Schneider, Conformité des licences logicielles 365 (SLC365) :

Pour répondre à cette question, j'ai examiné de plus près la liste des prix et conditions SAP, PKL, 2023/4, version octobre 2023. J'ai laissé de côté la licence pour développeur, S/4 Hana Developer Access. La licence d'utilisateur ECC-Professional
Sous S/4, la licence PKL correspond en grande partie à la "licence SAP S/4HANA Enterprise Management for Professional Use". Celui qui s'est vu attribuer ce type de licence est autorisé à utiliser le système S/4 conformément à la définition contenue dans la PKL et peut ainsi notamment exécuter tous les rôles opérationnels, d'administration du système et de gestion.

Dans S/4 Hana, il existe, en plus de la licence d'utilisation professionnelle étendue, les deux types de licences suivants : SAP S/4HANA Enterprise Management for Productivity Use - coûte environ un dixième de la licence Professional Use ; et SAP S/4HANA Enterprise Management for Functional Use - coûte environ un tiers de la licence Professional Use ; la licence Productivity Use étant incluse dans la licence Functional Use.

Extrait de la CCP d'octobre 2023, page 46 : "2.6. S/4HANA Enterprise Management for Productivity Use : l'utilisation est autorisée aux particuliers qui sont des employés du client. Ils sont autorisés à exécuter les fonctions de la solution suivantes : [suivi d'une liste de fonctions de solution ainsi que de 'Display Use Rights' et 'Approval Use Rights']".

Par utilisation, on entend l'attribution du type de licence à une personne individuelle, et non l'utilisation de la fonction de la solution. Dans la définition de la licence d'utilisation fonctionnelle, cette phrase figure également (sous b), mais elle est encore étendue aux collaborateurs des partenaires commerciaux (sous a). Il est donc précisé à cet endroit dans la LCP à quel individu on peut en principe attribuer ce type de licence. "Elle est autorisée à exécuter les fonctions de solution suivantes" ou en d'autres termes : l'individu auquel ce type de licence, ici S/4HANA Enterprise Management for Productivity Use, a été attribué, est autorisé à exécuter les fonctions de solution énumérées et uniquement celles-ci.

Il en va de même pour la définition de la licence d'utilisation fonctionnelle. La restriction réside donc dans le fait que l'individu ne peut exécuter que les fonctions de solution énumérées. Si l'individu exécute d'autres fonctions de solution, il ne peut pas se voir attribuer ce type de licence.

Il n'est pas dit ici que l'on doit adapter les rôles d'autorisation SAP attribués de manière à ce qu'ils ne puissent contenir que les fonctions de solution énumérées. Le concept d'autorisation SAP, tel que nous le connaissons dans la base SAP, n'est pas mentionné ici, ni à aucun autre endroit de la LPC. Pour moi, la question est ainsi clairement résolue, la base de l'attribution des licences utilisateur est, selon la LPC de SAP, clairement basée sur l'utilisation. Comment voyez-vous cela en tant que juriste ?

Dr. Jana Jentzsch, Jentzsch IT Rechtsanwaltsgesellschaft :

En tant que fabricant, SAP est en principe propriétaire des droits d'auteur sur le logiciel. Sur la base et dans le cadre du droit d'auteur, SAP peut en principe régler par contrat si et dans quelle mesure des droits d'utilisation du logiciel sont accordés au client.

Les droits spécifiques des clients prévus par la loi sur le droit d'auteur, tels que le droit d'utilisation conforme à l'article 69d UrhG, doivent être préservés. En principe, du point de vue du droit d'auteur, rien ne s'oppose à une licence basée sur les autorisations et, par conséquent, à un mesurage qui s'oriente sur les autorisations attribuées dans le système. Cela doit toutefois se refléter dans l'octroi contractuel des droits d'utilisation. Si l'on examine les clauses correspondantes des contrats, des CPL et des conditions générales, je doute fort qu'un concept basé sur les autorisations ait été établi de manière juridiquement sûre. Il y a des arguments en faveur d'une interprétation en faveur d'un concept basé sur l'utilisation.

Guido Schneider :

Lors de la mesure technique du système SAP, USMM, les rôles d'autorisation SAP attribués à chaque personne ne sont pas vérifiés pour savoir s'ils correspondent aux définitions des trois types de licence utilisateur décrits ci-dessus. Les clients SAP pourraient faire calculer la licence d'utilisateur nécessaire sur la base de la catégorie de licence, type de licence, attribuée à chaque rôle d'autorisation SAP individuel.

Pour cela, le développeur qui construit les rôles d'autorisation SAP doit écrire manuellement à chaque rôle d'autorisation SAP le type de licence correspondant. L'USMM construit ensuite la licence d'utilisateur correspondante par compte SAP. Cette méthode existait déjà à l'époque de R/3, ECC 6.0, et elle existe toujours pour S/4 Hana. Alternativement, l'administrateur des utilisateurs SAP peut attribuer directement et manuellement le type de licence utilisateur nécessaire au compte concerné, par exemple via la transaction SU01. Dans les deux méthodes, c'est au client SAP de décider comment il veut classer - soit les rôles d'autorisation SAP, soit les comptes SAP individuels.

Les méthodes ne peuvent pas être appliquées simultanément. La classification des comptes SAP est la plus importante, indépendamment des types de licences qui ont pu être attribués auparavant aux rôles d'autorisation SAP.

Je sais qu'il s'agit avant tout d'une question technique, mais d'un point de vue juridique, existe-t-il un lien quelconque entre la mesure du système SAP et la question de savoir sur quelle base l'attribution des licences d'utilisateurs SAP (classification) - basée sur l'utilisation ou sur les autorisations - doit être effectuée ?

Jana Jentzsch :

Dans le cadre de la mesure du système SAP, on vérifie si le client utilise le logiciel SAP sous licence conformément au contrat ou si, le cas échéant, il dépasse la portée de la licence contractuelle. Les dispositions des contrats et, bien entendu, la législation en vigueur sur la protection des données, qui ne doit pas être enfreinte par une mesure du système, sont déterminantes à cet égard. Le traitement des données à caractère personnel, y compris l'accès à ces données par SAP à des fins de mesure du système, devrait par exemple être couvert par des accords individuels. La classification des utilisateurs sur la base de l'utilisation ou des autorisations n'aurait d'importance que si elle était réglée par contrat.

Si les conditions standard SAP contiennent des dispositions peu claires ou contradictoires, les clients peuvent en principe interpréter les dispositions sur la base du droit des conditions générales de la manière qui leur est la plus favorable.

Guido Schneider :

J'avais également posé cette question parce que SAP propose avec le service STAR, S/4HANA Trusted Authorization Review Service, une sorte d'aide à l'attribution des licences utilisateurs SAP. SAP a développé un outil, Object Analyzer, qui compare les autorisations existantes avec les nouveaux types S/4 via un ensemble de règles standard. Entre-temps, cette méthode peut également être effectuée par les clients SAP existants eux-mêmes, sans collaboration avec SAP. Le résultat peut ensuite être utilisé pour classer de manière automatisée les rôles d'autorisation SAP décrits ci-dessus. L'USMM construit ensuite la licence d'utilisateur SAP nécessaire pour chaque compte SAP.

L'application, STAR, est une aide qui permet par exemple d'épargner aux développeurs le travail de classification manuelle des rôles d'autorisation SAP ou d'estimer les besoins futurs en licences S/4-User. Y a-t-il quelque part dans les contrats SAP, les conditions générales ou la LCP une indication selon laquelle ce service STAR doit être utilisé de manière obligatoire ? Je n'en connais aucun.

Jana Jentzsch :

Je n'ai pas eu connaissance d'une telle disposition dans le cadre de nos consultations précédentes. Par ailleurs, dans le cadre de tels services, non seulement des erreurs isolées peuvent se produire, mais l'ensemble de la classification peut ne pas se faire sur la base de ce qui a été convenu contractuellement. En particulier lorsqu'il existe de nombreux contrats datant de différentes années, il ne faut pas se baser uniquement sur la PKL et les métriques les plus récentes, mais toujours tenir compte des dispositions pertinentes dans le contrat concret. Les clients doivent veiller à ne pas être désavantagés par des attributions forfaitaires qui ne correspondent pas du tout à leurs contrats.

Guido Schneider :

Avec Rise with SAP S/4 Hana, S/4 dans le cloud, SAP a fait un pas en avant pour les clients en matière de licences utilisateurs. La gestion des licences est ainsi facilitée. Au lieu d'acheter des quantités précises de certains types de licences utilisateur, les clients SAP peuvent acheter ce que l'on appelle des FUE, Full Use Equivalents. Exemple : RISE with SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, Premium. Ces FUE peuvent être utilisés pour couvrir les besoins en licences utilisateur, mais il faut encore faire la distinction entre Public Edition et Public Cloud - ils ont des descriptions de portée des fonctionnalités différentes.

Comme auparavant, les personnes peuvent accéder à certaines fonctions de la solution (désormais) du service Rise with S/4 Hana Cloud.

Les clients SAP peuvent attribuer chaque UFC à l'un des paquets d'utilisation et modifier l'attribution pendant la durée du contrat. Du point de vue de l'experte juridique, cela a-t-il changé quelque chose à la base de l'attribution des licences d'utilisateur SAP ?

Jana Jentzsch :

Dans le cas de Rise with SAP S/4 Hana Cloud, SAP doit également se demander si un concept basé uniquement sur les autorisations a été clairement mis en œuvre dans les contrats. Si j'applique les critères du droit allemand, en particulier le droit des conditions générales de vente en vigueur dans le domaine B2B, j'ai de sérieux doutes à ce sujet.

Conclusion

Les contrats SAP, les conditions générales et la LCP ne règlent pas clairement la question de savoir si l'attribution des licences d'utilisateur doit être basée sur l'utilisation ou sur les autorisations. Il n'existe pas de décision de justice à ce sujet. Selon le droit en vigueur en matière de conditions générales, les dispositions peu claires ou contradictoires ne peuvent pas être interprétées au détriment des clients. Lors de la migration d'ECC 6.0 vers S/4 Hana, nous pensons que les clients SAP devraient saisir l'opportunité de vérifier les concepts d'autorisation existants et éventuellement obsolètes et de les adapter à l'utilisation réelle ou future de S/4. De cette manière, selon les cas, le risque d'une attribution de licence utilisateur basée sur les autorisations, potentiellement coûteuse, peut être considérablement réduit.

Remarque rédactionnelle : la règle générale d'écriture du magazine E3 s'inspire de la directive "Nous écrivons comme nous parlons". Ainsi, pour E3, le nom de la base de données SAP est logiquement Hana. Toutefois, afin de garantir la plus grande exactitude possible en ce qui concerne les désignations et les types de licences, nous avons repris dans ce texte l'orthographe respective de la SAP-PKL, Liste des prix et conditions.

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