L'optimisation est possible : octroi de licences SAP en fonction des autorisations

Cela fait déjà un certain temps que SAP a progressivement modifié ses contrats et est passé d'un système de licence par utilisation à un système de licence par autorisation. Certes, d'un point de vue juridique, la transition est loin d'être complète partout et des spécialistes continuent de la remettre en question. Mais la tendance est claire : la licence par autorisation est la nouvelle réalité dans le monde SAP. Sont concernées toutes les entreprises disposant déjà de contrats S/4, Rise ou Grow, ainsi que toutes celles qui migreront vers S/4, Rise ou Grow à la fin du support pour ERP/ECC 6.0 dans les prochaines années.

Du point de vue de SAP, ce type de licence est en principe justifié - même si, dans un premier temps, il bouscule les pratiques des utilisateurs de SAP, en vigueur depuis des décennies, et rencontre de nombreux vents contraires. Alors que dans le reste du monde des logiciels, les licences sont souvent gérées et facturées en fonction du nombre d'installations, ce modèle n'a pas pu être mis en place chez SAP pour diverses raisons. Pour les applications SAP, les entreprises ne devaient en fait rien installer chez les utilisateurs, à l'exception de l'interface utilisateur graphique. Au lieu de cela, les responsables informatiques attribuaient des rôles et des autorisations aux utilisateurs comme une forme d'"installation". Il n'est donc pas surprenant que cette attribution technique ait souvent négligé l'octroi de licences et que les autorisations se soient multipliées.

A l'avenir, SAP souhaite toutefois faire payer ces autorisations. Cette stratégie est similaire à celle de Microsoft, qui fait payer l'installation de sa solution Office Excel, que celle-ci soit utilisée ou non par les utilisateurs.

Classification des autorisations

L'octroi de licences par autorisation implique donc pour les entreprises de repenser fondamentalement la gestion des licences. La bonne nouvelle : dans le cadre du passage à la licence par autorisation, SAP a publié pour la première fois une classification des autorisations pertinentes pour la licence. Il s'agit de la classification des autorisations des Star-Services. Dans cette liste, SAP a classé près de 3000 autorisations et les a attribuées à des types de licences, et ce aussi bien pour S/4 On-premises que pour Rise ou Grow. L'ensemble de règles doit fournir aux entreprises une base pour le passage d'ECC à des licences S/4, mais aussi servir de base pour la mesure des licences SAP. Du point de vue de la conformité, Star simplifie la classification des utilisateurs. Les responsables informatiques peuvent ainsi voir très rapidement quelles autorisations sont attribuées à des licences de plus grande valeur. Une optimisation semble ainsi à portée de main. En fait, avec les services Star, SAP fournit lui-même des propositions potentielles d'optimisation.

Voilà pour la théorie. Mais dans la pratique, les entreprises sont confrontées à un problème majeur, qui s'est développé au fil des années et qui est donc complexe. Comme le système de licence de S/4 Hana est désormais basé sur les autorisations attribuées et non plus sur l'utilisation réelle, il peut rapidement en résulter une sous-licence et donc une explosion des coûts. Tout dépend de la générosité avec laquelle les autorisations ont été distribuées en amont.

Les autorisations ne peuvent pas être supprimées facilement. Surtout si les utilisateurs en ont encore besoin pour exécuter des processus et des tâches importants pour l'entreprise. Mais même en l'absence de besoin immédiat, l'expérience montre que de nombreux collaborateurs tiennent à conserver les rôles, les autorisations et donc les privilèges qui leur sont personnellement attribués. Après tout, il se peut que l'accès soit encore nécessaire à un moment ou à un autre. Il est donc difficile de clarifier le besoin réel par rôle, autorisation et utilisateur et d'adapter les autorisations en conséquence.

A cela s'ajoute le fait que : Ce n'est pas parce qu'une optimisation semble possible sur le papier ou en théorie qu'elle est toujours réalisable dans la pratique. Les utilisateurs disposent généralement de toute une série d'autorisations différentes qui entraînent des licences plus chères. Le simple fait d'adapter ou de supprimer une autorisation n'a souvent pas l'effet escompté.

Ensemble de règles SAP Star

Il est important de comprendre que le référentiel Star ne couvre pas encore à 100 % tous les contenus contractuels et les descriptions des types de licences d'utilisation. Il ne s'agit dans un premier temps que de propositions. Il convient donc de continuer à interpréter les résultats et de les adapter si nécessaire. Par exemple, le rapport ne fait pas de distinction entre l'utilisation core classique et l'utilisation core causée par l'"utilisation du moteur". De plus, les partenaires commerciaux sont classés comme des utilisateurs normaux alors que, selon la définition, ils ont besoin d'une licence "Functional Use".

L'optimisation des rôles et des autorisations est donc devenue une tâche presque impossible ou du moins coûteuse. Du point de vue de SAP, il s'agit certainement d'une manœuvre intelligente, étant donné que davantage de licences sont souvent nécessaires de cette manière. Les clients SAP doivent toutefois se demander comment gérer la situation. Pour optimiser les licences SAP, il faut procéder en deux étapes :
Respecter les exigences de conformité : Du point de vue de la conformité, il est judicieux de procéder à la classification des licences selon le modèle de Star-Service. Les entreprises suivent ainsi les recommandations de SAP et sont en sécurité même pendant un audit du système SAP. La condition de base est de mettre les choses au clair au préalable et d'éliminer les utilisateurs qui n'ont plus besoin de licences. Il s'agit entre autres de s'occuper de l'utilisation du moteur, de l'utilisation technique, des utilisateurs bloqués et des utilisateurs sans activité de connexion. Il faut également tenir compte de la règle spéciale pour les partenaires commerciaux en ce qui concerne les licences "Functional Use".

Optimisation des licences en fonction de l'utilisation : pour optimiser davantage les licences, les rôles et les autorisations des utilisateurs sont tout d'abord mis de côté. L'accent est mis sur l'utilisation. Quel utilisateur utilise quelles applications SAP, dans quelle mesure et pour quelles tâches ? Quelles transactions SAP sont utilisées ? Quelles applications Fiori sont utilisées ? Et quels rapports sont utilisés ? Une fois que ces informations sur l'utilisation de SAP sont disponibles, elles sont analysées et évaluées du point de vue des licences.

En fait, les entreprises travaillent ici avec deux listes : les données d'utilisation et les données de licence. La comparaison montre à quelles personnes il est possible d'attribuer une valeur de licence plus faible sur la base de l'utilisation qu'avec la simple évaluation des autorisations. Le principe sous-jacent est le même que pour les anciens contrats. Toutefois, les entreprises n'utilisent pas maintenant les résultats pour classer directement les utilisateurs.

Au lieu de cela, ils contrôlent avec précision si les utilisateurs auxquels un type de licence plus élevé a été attribué sous Star peuvent également effectuer leur travail quotidien avec moins de droits. Pour ce groupe d'utilisateurs, les responsables informatiques peuvent ensuite réévaluer les autorisations et adapter ou même supprimer celles qui ne sont plus nécessaires, sans pour autant restreindre la capacité de travail.

En fin de compte, il convient de clarifier, pour chaque type d'optimisation, la manière dont les rôles et les autorisations actuels reflètent la consommation réelle, afin de pouvoir ensuite procéder à un redimensionnement des droits. Pour cela, il est essentiel d'avoir une vision approfondie et détaillée de l'utilisation des installations SAP. Certes, les données nécessaires à la compréhension sont généralement disponibles. Mais la consolidation manuelle des données est fastidieuse, prend du temps et est sujette à des erreurs. Les plateformes de gestion automatisées sont donc indispensables, quelle que soit la forme d'optimisation que les entreprises choisissent en fin de compte. Elles mesurent l'activité transactionnelle de chaque utilisateur sur l'ensemble des systèmes, fournissent une image précise de l'utilisation réelle de SAP et contribuent à éviter les violations de la conformité, l'octroi de licences excessives et donc l'explosion des coûts.

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