Les outils d'optimisation des licences SAP sont indispensables

SAP continue de fixer des objectifs ambitieux en matière de chiffre d'affaires, ce qui signifie une pression accrue sur les clients existants par une migration forcée vers S/4 dans le cloud SAP, des audits "hypercare" intensifiés et de nouveaux modèles de licence. En période de hausse des coûts informatiques, l'optimisation des licences SAP devient une nécessité stratégique. Si vous souhaitez traiter d'égal à égal avec SAP lors de la négociation des licences, il est en fait indispensable de pratiquer une gestion continue des licences, ce qui implique également d'aborder activement SAP au lieu de simplement réagir. En règle générale, les entreprises reçoivent une fois par an une demande de mesure des licences. Si des clients nous disent qu'ils n'ont pas été mesurés depuis plusieurs années, nous pouvons en déduire que ces clients sont soit impitoyablement surlicenciés, soit que SAP sait déjà qu'ils pratiquent une gestion proactive des licences. 

Les cinq piliers de l'octroi de licences SAP

Il existe désormais cinq piliers centraux de l'octroi de licences SAP : d'une part les utilisateurs nommés, d'autre part les licences de moteur ou de ligne de métier. S'y ajoutent l'accès indirect ou numérique, l'infrastructure comme Hana DB ou Any DB et enfin les produits SaaS comme SuccessFactors, BTP, Ariba ou Concur. De nombreux fournisseurs de solutions s'arrêtent déjà à l'analyse des utilisateurs nommés, car c'est là que se trouvent naturellement les fruits à faible valeur ajoutée : Il existe un potentiel d'économie considérable pour les licences d'utilisateurs nommés - à condition d'avoir les bons outils et les bonnes stratégies à portée de main. Les problèmes viennent ensuite avec les autres thèmes, il est donc important de veiller à une représentation complète de la situation des licences lors du choix de l'outil. 

Une gestion des licences SAP plus complexe

Augmentation des coûts de licence en raison de la stratégie cloud de SAP : Gartner estime que l'augmentation des coûts de licence est de 45 %, avec des métriques de licence de plus en plus complexes et de moins en moins transparentes. Les exigences de conformité renforcées et modifiées entraînent une augmentation des charges administratives et des contrats qui ne reflètent pas du tout ce qui est réellement utilisé ou nécessaire.

En ce qui concerne les licences d'utilisateurs, le principal facteur de coûts est le surplus de licences dû à une mauvaise affectation des types de licences (par exemple, les licences professionnelles pour les cadres qui n'utilisent le système SAP qu'occasionnellement, voire pas du tout). Mais les utilisateurs inactifs ou en double (comptes non supprimés d'anciens collaborateurs, utilisateurs test issus de projets, Fire Fighters utilisés en permanence, comptes multiples de la même personne sur un système, utilisateurs bloqués, etc.) offrent également une grande marge d'économies. On nous dit presque toujours que le client a un workflow pour les utilisateurs inactifs, mais ce workflow n'est presque jamais vérifié. Un autre facteur de coûts est la répartition inefficace des licences, c'est-à-dire les licences basées sur une analyse d'utilisation manquante (également le manque de connaissances sur les autorisations réellement utilisées), des processus erronés lors du retour des licences inutilisées dans le pool de licences ou tout simplement l'attente lors de l'attribution des types de licences. Dans ce dernier cas, SAP attribue automatiquement le type de licence professionnelle coûteux. Sans outils automatisés, il est difficile d'identifier les potentiels d'économie. L'attribution optimale des types de licence sur la base des profils d'utilisation réels nécessite des analyses complexes que les gestionnaires de licence ne peuvent guère réaliser sans assistance technologique. Les outils vous permettent de voir immédiatement les avantages que vous offrent certaines licences. Vous pouvez mieux évaluer, à l'aide d'une solution, si vous en avez vraiment besoin pour votre entreprise. Les outils peuvent effectuer le mesurage dans le cadre de processus automatisés, vous fournissent des résultats présentés de manière claire et peuvent même trouver et désactiver les utilisateurs inactifs. Il y a donc de nombreuses bonnes raisons d'utiliser un tel outil et de prendre davantage en main l'optimisation des licences.

Limites de l'optimisation manuelle

L'optimisation manuelle des licences SAP atteint rapidement ses limites. La complexité du modèle de licence SAP rend la gestion manuelle extrêmement chronophage. Un temps que vous pourriez tellement mieux utiliser pour des tâches vraiment importantes. Avec les différents types d'utilisateurs, l'utilisation indirecte et les licences spéciales du moteur, les exigences en matière de licences deviennent tellement complexes qu'il est difficile de les maîtriser.

La dynamique de l'activité quotidienne entraîne des changements constants dans les besoins d'utilisation : Les collaborateurs changent au sein de l'entreprise, les nouveaux projets nécessitent des autorisations supplémentaires, la croissance ou les restructurations de l'entreprise modifient continuellement les besoins en licences, les fusions et les acquisitions entraînent l'ajout de contrats de licence, et l'adaptation manuelle est toujours à la traîne par rapport à ces évolutions. Pour pouvoir prendre des décisions fondées en matière de licences, il faut analyser une grande quantité de données. Les statistiques d'utilisation, les autorisations et les données d'accès historiques doivent être analysées systématiquement - un processus qui, exécuté manuellement, est sujet à des erreurs, inefficace et peu transparent.

Conditions de licence toujours renouvelées

SAP modifie régulièrement ses conditions de licence, des changements de liste de prix, des changements de nom, des réorientations s'ajoutent chaque trimestre, ce qui augmente encore le travail de mise à jour. Les nouveaux modèles de licence, les métriques modifiées et les conditions adaptées doivent être pris en compte en permanence - les processus manuels se heurtent ici à des limites pratiques.

L'implémentation d'un outil d'optimisation des licences SAP représente un investissement stratégique dont le retour sur investissement (ROI) est généralement réalisé en l'espace de six mois. Des économies directes peuvent être réalisées grâce aux mesures de rightsizing mentionnées ci-dessus, par exemple lorsque les professionnels reçoivent automatiquement une rétrogradation ciblée grâce à des règles appropriées, sur la base de leur utilisation réelle ou des autorisations utilisées (attribution en fonction des besoins) ; ou encore la détection et le nettoyage automatiques des comptes inactifs.

Outre la prévention directe des coûts et la mise en évidence des risques liés aux licences, il en résulte des avantages supplémentaires. Il s'agit notamment d'une réduction des tâches administratives manuelles pouvant atteindre 80% ainsi que d'une meilleure conformité et d'une sécurité d'audit accrue. L'analyse de l'utilisation des rôles avec des recommandations d'action claires permet en outre d'améliorer nettement la prévisibilité des besoins futurs en licences. Parallèlement, des bases de décision solides sont créées pour les négociations contractuelles. Le tout est complété par une gestion des licences automatisée et compréhensible, qui rend l'ensemble du processus plus efficace avec des processus clairement définis.

La rentabilité des outils d'optimisation des licences s'accroît généralement au fil du temps grâce à une optimisation continue par la mise en place de processus comprenant des audits internes, c'est-à-dire un contrôle régulier de leur efficacité. L'intégration dans les processus existants est donc essentielle, en accord avec la gestion du cycle de vie des utilisateurs et la synchronisation avec la gestion des actifs logiciels (SAM) d'une entreprise. Les flux de travail automatisés, les alertes automatiques et le chargement programmé des données, l'exécution de rapports et d'analyses permettent donc d'augmenter l'efficacité. L'univers SAM actuel offre un grand nombre d'outils spécialisés pour l'optimisation des licences SAP. Ces outils se caractérisent par des domaines fonctionnels centraux qui contribuent de manière déterminante à la réduction des coûts et à la garantie de la conformité.

Règles intelligentes : l'enregistrement précis de l'utilisation réelle du système constitue finalement la base des décisions d'optimisation grâce à la mesure détaillée de l'activité sur la base des transactions, des rapports et des tâches exécutés, des applications Fiori, des autorisations, de l'identification des modèles d'utilisation pour le potentiel d'optimisation et de l'invalidation automatisée, suivie d'une retranscription des résultats à partir de l'outil.

Ces ensembles de règles constituent le cœur de nombreux outils, car ils permettent une optimisation intelligente de l'attribution des licences. En font partie une analyse approfondie des autorisations effectivement utilisées, un contrôle automatique de la conformité sur la base d'ensembles de règles élaborés et spécialement adaptés à la situation contractuelle du client, la réalisation de simulations ainsi qu'une gestion automatisée des profils de licence. Cette dernière sert à classer les objets Z et Y ainsi que les objets non classés. Lors du choix d'un tel outil, il convient d'accorder une attention particulière aux tableaux de bord conviviaux, aux fonctions de rapport détaillées et aux normes de sécurité élevées. En outre, la capacité à saisir l'utilisation directe et indirecte des licences est essentielle pour une optimisation globale.

Conclusion et perspectives

L'introduction de solutions spécialisées pour la gestion des licences SAP offre des avantages considérables aux entreprises. Il s'agit notamment d'économies de coûts démontrables, d'une identification précoce des risques non budgétisés, de processus plus efficaces et plus automatisés, d'une meilleure conformité et d'une position à l'épreuve du temps. En outre, une gestion professionnelle des licences permet aux entreprises de mener des négociations contractuelles d'égal à égal avec SAP sur la base de connaissances solides. Les évolutions telles que la transformation du cloud et la migration vers S/4 vont encore accroître l'importance d'une gestion efficace des licences. C'est pourquoi les entreprises devraient s'intéresser suffisamment tôt aux solutions automatisées pour rester compétitives.

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