Les escaliers magiques du château SAP

Pour les licences SAP comme pour le château de Poudlard, rares sont ceux qui savent encore où ils vont. Quelles nouvelles surprises attendent les clients SAP à l'avenir ?

On peut en tout cas reconnaître une tendance qui s'étend depuis 2014 et qui prend des formes de plus en plus "créatives" : Les clients existants se voient de plus en plus souvent confrontés à des achats supplémentaires inattendus.

Existe-t-il un moyen de franchir les escaliers du château SAP, qui changent constamment ?

Oui ! En prenant son destin en main et en s'armant, le gestionnaire SAM audacieux.

1er escalier : forfait pour l'utilisation de la BD non-SAP

Le forfait pour l'utilisation de bases de données non-SAP (par exemple d'Oracle) a d'abord été augmenté de 11 pour cent à 15 pour cent, puis à 19 pour cent et maintenant à 22 pour cent.

Accepter un tel forfait peut sembler à première vue la solution la plus simple, car Oracle ne manquera alors pas les bases de données fonctionnant sous les applications SAP.

Conseil d'expert : Il pourrait toutefois être plus économique de résilier le contrat de base de données chez SAP et de passer directement au fournisseur de base de données (par ex. Oracle) - surtout si une licence Oracle full-use est de toute façon nécessaire (mot-clé : utilisation indirecte).

Ce qui peut sembler plus cher au premier abord présente un avantage décisif, car il faut en tenir compte dans le contexte du passage inévitable à la base de données Hana.

Lors de la migration d'Oracle vers Hana par exemple, il est ainsi possible de résilier une partie des bases de données Oracle. Ainsi, les deux bases de données (Oracle et Hana) ne doivent pas être licenciées par SAP pendant toute la durée de la migration : Et c'est plus avantageux à long terme.

2e escalier : licence d'utilisateur SAP Named

Les licences d'utilisateurs nommés constituent le poste de dépenses le plus important dans de nombreuses entreprises. Comparons-les à un large escalier de marbre auquel mènent cinq autres escaliers en colimaçon plus petits.

Pour atteindre le sommet, il faut prendre les bonnes décisions très tôt.

Utilisateurs professionnels limités : Cet escalier a quasiment disparu, car SAP a supprimé ce type de licence à prix réduit appelé "SAP Limited-Professional-User" avec la PKL 2014/4.

Il appartenait aux clients de définir la restriction s'ils souhaitaient continuer à acheter ce type de licence à bas prix. Pour les nouveaux clients, la remise n'est plus du tout proposée.

Conseil d'expert : Dans ce cas, utilisez votre propre échelle ! Convenez avec SAP d'une utilisation spéciale individuelle qui, dans l'idéal, sera plus avantageuse.

Utilisation directe et indirecte : Conformément aux conditions générales et aux PKL de SAP, les clients ont besoin d'un droit d'utilisation pour pouvoir utiliser le logiciel SAP.

Il importe peu que l'accès au logiciel SAP soit direct (c'est-à-dire, par exemple, via l'interface utilisateur graphique SAP) ou indirect (par exemple, via une interface et un logiciel tiers).

Dans le cas d'une utilisation indirecte, c'est maintenant au client SAP de déterminer si l'utilisateur dispose déjà d'une licence d'utilisateur nommé suffisante ou non.

Si ce n'est pas le cas, le client SAP peut acquérir pour cet utilisateur la licence dite "SAP Platform User". Avec cette licence, l'utilisateur peut accéder au logiciel SAP via n'importe quelle interface et l'utiliser, tant qu'il n'accède pas aussi directement au logiciel SAP.

Au fond, cette exigence de SAP n'est pas un nouvel escalier. Ce qui est nouveau depuis 2015, c'est que SAP exige désormais effectivement cette licence de ses clients.

Conseil d'expert : La détermination des licences nécessaires pour les utilisateurs qui accèdent au logiciel SAP et l'utilisent exclusivement via des interfaces est complexe.

Il faut d'abord déterminer par quelles interfaces on accède aux systèmes SAP. Ensuite, il faut déterminer s'il y a également utilisation de logiciels SAP, car c'est seulement pour cela que SAP peut exiger un droit d'utilisation.

Maintenant, pour les interfaces nécessitant une licence (add-ons), on a besoin de la liste des utilisateurs.

Il faut maintenant comparer cette liste avec les utilisateurs qui ont déjà une licence d'utilisateur nommé dans les systèmes SAP.

Enfin, il est possible d'annoncer à SAP le nombre de "SAP Platform Users" nécessaires et de racheter des licences. SAP ne propose pas de solution pour la gestion de ces licences.

Cela ne peut être réalisé qu'avec une solution SAP SAM externe. En raison de la modification quotidienne de l'utilisation (directe ou indirecte), les clients SAP sont presque obligés d'utiliser une telle solution.

Licence d'utilisateur développeur : La vérification des types de licences d'utilisateur développeur SAP existants est actuellement un sujet important pour SAP. L'environnement de développement doit être mesuré et SAP interdit l'attribution de "types de licence développeur" dans la production.

Si vous n'avez pas acheté de licences spéciales SAP Developer User pour la modification de logiciels et que SAP compare les clés de développeur attribuées à partir du marché des services avec les "licences de développeur" attribuées, il se peut que vous deviez payer des licences supplémentaires en cas de différences.

Conseil d'expert : Clarifiez : qui développe réellement, c'est-à-dire qui effectue des modifications ou développe des add-ons ?

Les collaborateurs admin n'ont pas besoin d'une licence d'utilisateur développeur SAP simplement parce qu'ils exécutent le Workbench. Vérifiez s'il y a des administrateurs qui ont une "licence de développeur" mais qui n'en ont pas besoin.

Comptes techniques : Un compte technique est rapidement créé en tant que "type d'utilisateur dialogue" payant, alors qu'il devrait être de type "service", "système" ou "communication".

Lors de la classification des utilisateurs, SAP regarde désormais de près. Si un type de licence a été saisi par erreur pour un compte du type d'utilisateur "dialogue", l'USMM/LAW calcule exactement le type de licence qui a été saisi. Cela peut coûter cher.

Conseil d'expert : Veillez à bien vérifier tous les comptes techniques et à les reclasser si nécessaire (choisir le bon type d'utilisateur). Sans un outil magique, vous n'arriverez à rien.

Licences d'essai SAP : C'est aussi un sujet de prédilection pour SAP, car l'expérience montre que les entreprises ont beaucoup de licences de test en production. Entre-temps, SAP y fait de plus en plus attention, car cela n'est pas autorisé selon la PKL actuelle (cela semblait différent auparavant).

Si chacun de ces comptes devient payant en production, cela peut coûter cher.

Conseil d'expert : Analysez si les comptes de test sont réellement utilisés. Souvent, ce n'est pas le cas.

Etablissez une liste de tous les comptes de test - et ce AVANT le mesurage ! - et faites-la valider par SAP.

3e escalier : NetWeaver Foundation for Third Party Applications

"Utilisation indirecte" - un mot magique pour SAP, probablement le mot de l'année 2015 pour les clients. La définition dans la LPC 2016/2 a encore augmenté la confusion.

Presque personne ne comprend encore ce que l'on entend par "accès direct à la base de données des données d'application SAP". Lors de la prochaine négociation de contrat, le client devrait en tout cas compter avec ce sujet.

Conseil d'expert : Clarifiez : quelle application tierce accède à quelles données d'application SAP via une interface ? Combien d'utilisateurs utilisent cette application ?

Dans ce cas, une analyse du contrat ainsi qu'une analyse du système et de l'utilisation sont indispensables pour déterminer le risque financier maximal.

L'examen juridique final devrait évaluer s'il y a eu ou non violation du droit d'auteur.

Pour chaque application non-SAP, chaque client SAP doit donc déterminer lui-même le risque de licence. Un outil comme License Control for SAP d'Aspera peut faire une différence de plusieurs millions lors de l'analyse.

C'est à peu près ce qui pourrait toujours se passer au château de SAP.

Et ensuite ?

Ce qui est certain, c'est que les négociations contractuelles avec SAP ne seront pas plus faciles.

Les paiements ultérieurs pour les clients existants augmentent, bien que souvent rien n'ait changé dans leur utilisation de SAP.

Alors que les clients recherchent constamment la conformité, SAP poursuit systématiquement des objectifs ambitieux en termes de chiffre d'affaires et de stratégie produit - c'est là que réside la tension.

Et c'est ainsi que la plupart des clients SAP n'en sont qu'au début de leur parcours de héros et que la situation semble désespérée : l'adversaire est trop fort, le héros n'est pas encore entraîné.

Mais grâce à la préparation et à l'aide d'un mentor - un expert SAM et/ou un juriste - il peut renverser la vapeur.

Ainsi, à la fin, non seulement il règne à nouveau dans son propre royaume, mais il économise de l'argent, est un partenaire de négociation égal et récolte la reconnaissance de son entreprise. Il lui suffit de choisir.