Archives avec interface ILM - le RGPD de l'UE peut arriver

Avec SAP ILM, ils disposent d'un outil - qui plus est sans licence dans certains modules - pour mettre en œuvre les exigences résultant du RGPD. La condition est toutefois qu'ils utilisent également un système d'archivage qui a implémenté l'interface ILM.

Le RGPD, qui vise à harmoniser le droit de la protection des données dans toute l'UE, fait actuellement couler beaucoup d'encre. Une chose est sûre : avec son entrée en vigueur en mai 2018, de nouvelles règles plus strictes s'appliqueront en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.

Selon une récente étude menée par Ovum pour le compte d'Interlinks, plus de 50 % des entreprises allemandes ne s'estiment pas suffisamment préparées aux nouvelles règles.

Ils peuvent être rassurés dans la mesure où il s'agit d'abord et avant tout de données issues de la gestion du personnel, précisément de SAP HCM. C'est pourquoi le véritable besoin d'agir en matière de RGPD se concentre sur le système de gestion du personnel, car les données y sont par définition personnelles.

Le RGPD de l'UE aide SAP ILM à percer

SAP HCM est donc le défi principal. Avec SAP Information Lifecycle Management (ILM), il existe également un outil permettant de mettre en œuvre de manière sûre les exigences du RGPD de l'UE.

À l'origine, SAP a conçu l'ILM pour soutenir les mises hors service de systèmes et mettre en œuvre la gestion de la rétention en cours d'exploitation.

Si les arrêts de production fonctionnent, pourquoi ne pas utiliser SAP ILM en cours d'exploitation ? Rien ne s'y oppose techniquement, sauf que les utilisateurs SAP ne l'ont guère pratiqué par le passé.

Avec le RGPD, un véritable champ d'application s'ouvre dans le domaine HCM. Les clients existants de SAP HCM disposent de SAP ILM pour les objets d'archivage dans l'environnement des données personnelles à partir de la version EA-HR 604.

Et comme SAP ILM pour HCM est disponible à partir de l'ERP 6.0 Enhancement Package 4 et est déjà inclus dans la licence ERP, le nombre d'utilisateurs ne cesse de croître.

SAP ILM permet de vérifier si les données du personnel sont traitées et stockées dans les processus SAP HCM conformément à la limitation des finalités et à l'économie des données.

Des délais de conservation et des codes de blocage peuvent être définis pour les documents SAP archivés afin de permettre leur suppression automatique ultérieure (Legal Hold), et il est possible de configurer et d'administrer des utilisateurs, des rôles et des droits d'accès.

Pour utiliser SAP ILM, il est impératif d'archiver les données, car cela concerne aussi bien le contenu des bases de données SAP que les données non structurées dans les archives. Les objets doivent être extraits de la base de données SAP et envoyés à l'archivage afin que l'on puisse les supprimer le moment venu.

Connaissances techniques pour la mise en œuvre de l'ILM

Pour cela, les entreprises ont besoin d'archives qui ont implémenté et certifié l'interface ILM 3.1. KGS est l'un des rares fournisseurs d'archives à être certifié pour cette interface et a déjà réalisé de vastes projets dans l'environnement ILM - pour de grandes entreprises industrielles et des administrations fédérales -, du déclassement à la gestion de la rétention.

KGS apporte ici ses connaissances sur le plan technique, tandis qu'un conseiller HCM est à nouveau nécessaire pour la composante spécialisée et le Customizing. Outre les questions professionnelles, il faut également tenir compte des aspects techniques.

C'est surtout le système de stockage qui entre dans l'horizon de réflexion. L'article 32 (1b) du RGPD est intéressant pour les utilisateurs d'un système existant. Il traite de la "capacité de charge" du système de stockage, mais n'explique pas cette notion plus en détail.

Fast LTA conclut que l'exigence de résilience pose surtout des défis stratégiques aux entreprises et aux responsables de la protection des données. Ces derniers devraient se demander si des stratégies de reprise après sinistre et de continuité des activités sont en place et si le matériel et les logiciels de sauvegarde ont été choisis en fonction de ces critères.

Conclusion

Le règlement général sur la protection des données de l'UE concerne davantage de données que celles gérées dans SAP HCM. Pourtant, les données et les documents HCM sont tous liés aux personnes et constituent donc un bon point de départ pour un projet RGPD.

Avec SAP ILM, il existe d'ores et déjà une solution logicielle qui répond aux exigences à venir - pour autant qu'un système d'archivage et de stockage compatible ILM soit disponible.