Le spectre de l'audit logiciel

Malgré la complexité de l'univers SAP, la réalisation d'un audit n'a rien de sorcier. Il est essentiel de clarifier au préalable l'inventaire SAP, surtout lorsque les systèmes SAP d'entreprises internationales sont répartis dans le monde entier et administrés par des sites indépendants et des réseaux distincts.

Les entreprises devraient donc commencer par s'assurer qu'elles peuvent justifier chaque utilisateur. Les utilisateurs, les rôles et les données SAP CCMS (Computer Centre Management System) devraient en principe être enregistrés, consolidés et optimisés.

Sur cette base, il est non seulement possible d'éviter les violations de la conformité, mais aussi de déterminer la classification optimale des licences d'utilisateur SAP Named en fonction de l'utilisation réelle et des dispositions contractuelles.

Avec une telle approche, on obtient à la fin du processus des recommandations concrètes pour le mix de licences optimal, c'est-à-dire le nombre de licences de type professionnel, professionnel limité, utilisateur salarié, etc. dont on a réellement besoin. Une fois que tous les utilisateurs inactifs ont été supprimés et que les licences ont été reclassées, la mesure proprement dite de l'ensemble des licences peut commencer.

La majorité des clients SAP dépendent pour cela de l'outil d'audit des licences SAP LAW (License Administration Workbench). Et là aussi, un inventaire transparent de toutes les licences installées s'impose.

En effet, LAW a ses propres règles et compte par exemple les licences d'utilisateurs même si les utilisateurs concernés ne se sont jamais connectés ou n'ont jamais travaillé avec SAP.

De plus, pour l'outil de topographie SAP, tous les utilisateurs sans type de licence défini sont automatiquement considérés comme des utilisateurs professionnels - et donc parmi les licences SAP les plus chères.

Si les entreprises ne saisissent pas le bon type de licence d'utilisateur dans les fichiers de base des utilisateurs, le nombre d'utilisateurs professionnels s'envole et cela peut très vite devenir très coûteux.

Il en va de même pour les licences de développeur coûteuses, raison pour laquelle il vaut la peine d'examiner de près les licences de ce type dont on a réellement besoin. En supprimant les utilisateurs inactifs et bloqués, il est possible d'économiser des millions qui ont été mis de côté pour l'adaptation des licences.

L'environnement des clients SAP est et reste complexe. Entre-temps, la gestion des licences comprend également des applications et des modèles de licence qui résultent de l'acquisition d'autres éditeurs (par exemple Business Objects et Ariba).

Des cas comme celui de Diageo ont en outre montré l'importance d'une identification précise de l'utilisation indirecte. Avec l'immense quantité de conditions de licence et de clauses de licence différentes, il est facile de perdre la vue d'ensemble.

Sans outils d'optimisation des licences logicielles appropriés, il est donc presque impossible de contrôler et de gérer le parc SAP sur plusieurs systèmes.

De plus, l'expérience montre que les équipes SAP sont généralement tellement occupées par les mises à jour et les déploiements qu'elles ne sont pratiquement disponibles que temporairement pour les audits SAP et la préparation des contrats.

Une optimisation centralisée et automatisée des licences SAP permet de réduire la charge de travail et de faire en sorte que les entreprises ne paient à l'avenir que les licences d'utilisateurs dont elles ont réellement besoin. Elles sont ainsi préparées à la fois pour les mesures du système SAP et pour les négociations contractuelles - pas seulement une fois par an, mais en continu.

Cela permet d'aborder le dernier aspect important d'un audit réussi : la gestion des licences est une tâche continue qui ne se limite pas à l'approche d'un audit. Les entreprises doivent garantir en permanence la conformité avec les dispositions légales relatives aux licences.

Dans ce contexte, il est judicieux d'intégrer des sites dispersés dans une gestion de licences uniforme et de contrôler les licences à partir d'un point central. Toutes les informations sur le parc SAP proviennent ainsi d'une seule source et offrent la base pour des décisions d'achat optimales.

Si les entreprises parviennent ainsi à se tenir informées en permanence des licences existantes et des activités des utilisateurs, le prochain audit n'aura définitivement plus rien d'effrayant.