Le secteur financier comme moteur

Avec l'aide de cbs, le groupe technologique en forte croissance a réalisé un projet d'entreprise stratégique et une performance pionnière S/4 qui devrait devenir une référence mondiale en termes de taille, de complexité, de degré d'innovation, de vitesse et de création de valeur. La conversion des 84 codes de société, 6300 tables et plus de douze milliards d'enregistrements a été effectuée de manière peu invasive, sans aucune interruption des systèmes opérationnels. Grâce à ce projet phare, Schott met en œuvre une gestion d'entreprise agile de bout en bout et entend ainsi devenir un pionnier dans l'industrie manufacturière internationale.

S/4 et Hana, en tant que solution intégrée de processus d'entreprise de bout en bout, fournissent le plan d'aménagement et les lignes directrices pour la conception de l'avenir numérique du groupe. Des normes, des processus et des structures organisationnelles et de données uniformes permettent désormais d'organiser les activités mondiales de manière plus granulaire, plus concise, plus flexible et plus rapide, et de réagir beaucoup mieux aux situations de marché grâce à une transparence et une agilité nouvelles. 

D'un point de vue fonctionnel, Schott travaillait encore dans la comptabilité générale classique de SAP, même si elle était déjà harmonisée à certains endroits. L'objectif était donc d'implémenter une plateforme financière et de contrôle de gestion globalement standardisée, avec des processus harmonisés et standardisés dans le domaine financier.

Il s'agissait de créer des structures uniformes, et ce dans toutes les unités de l'entreprise, à l'échelle mondiale bien sûr. "Nous avons réalisé tout ce qui fait partie d'un tel concept : nous sommes passés de la comptabilité générale classique au New G/L, nous avons reproduit dans ce cadre la comptabilité parallèle et uniformisé nos variantes d'exercice dans le ledger principal. En outre, notre plan comptable a été harmonisé avec toutes les données de base, les partenaires commerciaux ont été implémentés, la nouvelle comptabilité des immobilisations a été introduite et, dans le cadre de la comptabilité des immobilisations, tout a été harmonisé en ce qui concerne les tableaux d'évaluation".Nous sommes très satisfaits de l'évolution de la situation, explique Thomas Schöning, vice-président chargé des finances chez Schott.

Backbone numérique

La finance a donc été le moteur et le précurseur de la future transformation S/4 de Schott. Mais quelle approche de transformation serait la plus adaptée ? Réimplémentation ou conversion ? Les deux ont des inconvénients : Un projet Greenfield est trop coûteux et risque de se transformer en un projet ingérable sur cinq, six ou sept ans. Une conversion pure et simple n'apporte aucun avantage en termes de création de valeur.

Pour Schott, la vitesse à laquelle la valeur est créée dans l'entreprise joue un rôle important. Ils ont donc opté pour l'approche de la transition sélective et ont saisi l'opportunité d'un changement de technologie en peu de temps, sans pour autant renoncer aux innovations (système financier entièrement nouveau, interface utilisateur innovante grâce à Fiori et nouveau concept d'autorisation).

Dans d'autres domaines comme la logistique, le SCM, la production, les ventes, les RH et le reporting, on était satisfait des processus existants et on a procédé ici à une simple mise à niveau du système. L'approche sélective a permis de ne pas reprendre l'ensemble de l'historique, mais uniquement les données des deux dernières années et demie. Cela a également accéléré le projet. 

"Il y a eu beaucoup de thèmes pionniers, le projet a été très intense à tout moment, car nous avons avancé à un rythme soutenu. Il est toujours important d'intégrer des phases de repos et des îlots de temps dans le projet afin de réfléchir aux choses sur le plan conceptuel".Le fait d'avoir un système de gestion de l'information et de la communication (GIEC) est une bonne chose", souligne Sebastian Hellmann, Consulting Director chez cbs.  

Lors de la migration, Enterprise Transformer de cbs, en tant que logiciel standard complet pour la transformation globale des données SAP, a été le moteur qui a permis de garantir que l'approche de transformation sélective fonctionne. Une approche personnalisée a été choisie avec une continuité maximale des processus. La transformation des 84 codes d'entreprise, des 6300 tables et de plus de douze milliards d'enregistrements a été réalisée en quelques heures de manière peu invasive, sans interruption des systèmes opérationnels.

Valeur rapide

Rainer Wittwen, CEO chez cbs : "Nous nous sommes renseignés sur le marché : convertir d'un coup 84 sociétés dans 34 pays, avec trois fuseaux horaires différents et un total de 5000 utilisateurs à un nouveau concept financier avec cette portée sur S/4, personne n'a encore réussi cela. Le mot d'ordre : transformation de l'entreprise avec une durée de projet courte et une valeur ajoutée globale - nous appelons cela Fast Value. Schott a fait ici un saut quantique pour devenir une entreprise intelligente. Le groupe a mis en place une dorsale numérique au cœur d'une architecture hybride. Et celle-ci constitue désormais la base des innovations actuelles et futures".

Gestion agile du groupe

Dans le domaine financier, Schott est désormais entièrement réorganisé. Ce projet de numérisation permet de mettre en œuvre une gestion d'entreprise agile de bout en bout, de sorte que le groupe technologique peut rapidement changer d'orientation, même en période de crise, en passant par exemple des évaluations orientées vers la croissance à une gestion stricte de la trésorerie et des coûts. Du point de vue du management, des questions logistiques et financières se posent toujours : sur quel site un produit peut-il être fabriqué au meilleur prix ? Où ai-je les distances de transport les plus courtes ? Le calcul initial des coûts et des prix est-il adapté ? C'est précisément à ces questions que Schott peut désormais répondre lui-même à tout moment.

Avec S/4, Schott a désormais posé les bases pour des clôtures plus rapides, comme les bilans mensuels et annuels. À cela s'ajoute un système de reporting optimisé et personnalisé. Un autre avantage est la rapidité dans le domaine opérationnel, comme les processus en temps réel. "Le Realtime Data Processing réalise certainement le rêve de tout directeur financier de pouvoir générer à tout moment l'image complète du groupe jusqu'au bilan en appuyant sur un bouton".Le directeur financier, Jens Schulte, explique que l'entreprise est en train de se développer. 

Dans la distribution, l'évaluation en temps réel de la limite de crédit permet de répondre plus rapidement aux souhaits des clients, et le calcul plus rapide des offres apporte un avantage concurrentiel certain grâce à une réaction immédiate de la distribution sur place. Les processus sont numérisés de bout en bout et les analyses assistées par des systèmes deviennent des outils de routine - dans tous les pays et toutes les sociétés du monde. Grâce à de nouveaux outils d'analyse, Schott peut désormais établir des prévisions sur le chiffre d'affaires mensuel prévisionnel par unité commerciale à partir de données quotidiennes.

"Nous disposons désormais d'une véritable valeur ajoutée commerciale, notamment grâce à l'analyse des marges de bout en bout. Nous pouvons ainsi calculer individuellement les stratégies de production et de livraison les plus rentables pour chaque commande, et ce en quelques secondes. Cela nous fait progresser de manière significative dans le calcul des coûts".explique le directeur financier Schulte. 

Domaine financier stratégique 

"Je suis fier de tous les participants. En un temps imbattable, nous avons mis en place une toute nouvelle plateforme d'avenir ultramoderne qui n'a pas son pareil. Avec le passage sans problème à S/4 Hana, nous atteignons le prochain niveau de la gestion numérique de l'entreprise et des processus. Nous nous trouvons ainsi dans une position de précurseur sur le marché, que nous voulons utiliser pour renforcer notre brillante position sur le marché".Le bilan est positif pour Frank Heinricht, président du conseil d'administration de Schott. 

Quelle a été l'une des principales clés du succès ? Christian Brantl, chef de projet chez cbs : "Une implication précoce de tous les niveaux du côté business, du conseil d'administration jusqu'aux collaborateurs qui doivent participer au projet, est élémentaire". Le management a rapidement compris l'enjeu du projet S/4-Ready. "Une transformation numérique aussi complète n'est pas un projet purement informatique, mais un projet stratégique d'entreprise. C'est pourquoi Schott a immédiatement impliqué les unités commerciales, les fonctions globales et les utilisateurs finaux".Le CIO Andreas Berres a déclaré à ce sujet : "Nous avons besoin de plus de temps.

L'approche de test appropriée était également très importante. Schott a mis en place sa propre équipe de gestion des tests, composée de cinq experts. Il s'agissait de mettre en réseau les secteurs de l'entreprise, d'organiser la communication, d'intégrer les fonctions commerciales et de gérer des tests pertinents. "Et cela vaut vraiment la peine de bien se positionner ici et d'avoir des responsables de test expérimentés sur place", sait le chef de projet Brantl. "Nous avions un total de 10 000 cas de test répartis sur 35 sites dans le monde entier - cela ne peut pas être mis en œuvre à partir d'une organisation centrale au siège". Bien sûr, il faut aussi un bon outil de test.

"C'était un projet d'innovation stratégique qui a créé une véritable valeur ajoutée pour le client en très peu de temps grâce à une méthodologie agile - un exemple parfait de notre paradigme de la valeur rapide. Il s'agissait d'une performance pionnière S/4, qui fait référence en termes de taille, de complexité, de degré d'innovation, de vitesse et de création de valeur. Il n'y a actuellement rien de comparable - dans le monde entier. Le projet de Viessmann en 2019 a été le plus grand projet S/4 jamais réalisé dans l'industrie manufacturière. Avec ce projet, Schott a posé un nouveau jalon sur le marché international de SAP. Pour de nombreuses entreprises qui prévoient de faire de même, cette transition sera une source d'information précieuse".Le directeur de cbs, Holger Scheel, a déclaré : "Nous sommes très satisfaits des résultats obtenus.