Le problème des données existantes (erronées)

Les données sont le carburant de l'économie numérique. Que nous mesurions et contrôlions notre forme physique au moyen d'applications mobiles et du cloud, que nous optimisions notre consommation d'énergie à la maison au moyen d'algorithmes ou que nous laissions bientôt l'ordinateur de notre voiture conduire - tout dépend des données et de leur qualité ! Cela vaut aussi bien pour les modèles commerciaux modernes des nouveaux venus du numérique que pour les entreprises établies dans des secteurs et domaines traditionnels.

Désir et réalité

Mais la réalité est bien différente pour de nombreux clients existants de SAP : Un client (ou un fournisseur, un produit, un article, etc.), de nombreux enregistrements. Une situation typique qui s'est développée presque par la force des choses. Un client appelle, signale une panne et ses données sont enregistrées dans un système. Une autre fois, il dépose une plainte et est enregistré une deuxième fois. Mais malheureusement, le collaborateur responsable du service après-vente se trompe dans l'enregistrement du nom du client.

Lors du troisième contact avec l'entreprise, le client commande un produit, mais il a entre-temps déménagé. Comme il n'est pas trouvé à sa nouvelle adresse, le service commercial crée un nouvel enregistrement. Et voilà qu'il n'y a pas seulement trois enregistrements pour une seule et même personne, mais trois clients différents. Il est donc très difficile, voire impossible, pour les entreprises d'établir les bonnes relations entre les enregistrements, non seulement lors des évaluations, mais aussi dans les activités quotidiennes. Si l'on tient compte dans cette réflexion des différentes archives et des systèmes patrimoniaux qui ne sont pas ou très rarement utilisés au quotidien, il est clair que le phénomène traverse tout l'historique enregistré de l'entreprise. Or, ce dernier est le plus gros atout dont disposent les entreprises établies dans les secteurs traditionnels dans la course à l'avenir numérique.

En effet, les informations historiques recèlent un trésor extrêmement précieux pour la création de valeur future : la propriété intellectuelle et l'historique de générations entières de relations avec les clients - quelque chose que les nouveaux venus et les challengers ne peuvent pas encore avoir dans cette mesure. Mais ce trésor est difficile à extraire lorsqu'il est pour ainsi dire enfoui sous les déchets de données. La numérisation et le Big Data jusqu'à l'IoT - plus que jamais, il ne s'agit pas seulement de disposer de stocks de données corrects, mais aussi de les harmoniser. Aujourd'hui, les données de base relatives aux clients, fournisseurs, produits, etc. se présentent généralement sous une multitude de structures différentes, qui correspondent au nombre d'applications et de systèmes dans lesquels elles sont gérées.

Même si les données de base de l'un de ces systèmes sont bien gérées, ne contiennent pas d'erreurs et sont complètes, les entreprises n'obtiennent pas pour autant une vue globale de leurs objets commerciaux, mais seulement une vue partielle, limitée par l'angle de vue spécifique de chaque application. Seule une structure de données harmonisée, gérée et optimisée au-dessus du niveau des systèmes individuels, permet d'obtenir la vue à 360 degrés nécessaire.

La consolidation seule ne suffit pas

Relever ces défis est toutefois loin d'être simple. En effet, les environnements informatiques des clients SAP existants se sont développés et témoignent de l'histoire de l'entreprise. La complexité qui en résulte menace de devenir si importante qu'elle ne peut être maîtrisée à long terme ni sur le plan technique, ni sur le plan du personnel, ni sur le plan financier. C'est pourquoi les entreprises investissent depuis des années dans des projets de consolidation et d'harmonisation de l'environnement informatique. Au bout du compte, la vision est celle d'un système central unique dans le monde entier, en particulier dans le domaine ERP.

Les données et les documents contenus dans les systèmes hérités doivent toutefois être conservés tels quels pendant les délais de conservation prescrits par la loi. C'est pourquoi la plupart des entreprises continuent d'exploiter leurs systèmes patrimoniaux, même dans le cadre de projets de consolidation. La complexité reste ainsi élevée et mobilise trop de ressources humaines et financières.

Or, ceux-ci font défaut pour les véritables projets d'innovation. Un système ERP central pour l'ensemble des collaborateurs et des services dans le monde entier doit en fin de compte refléter l'état le plus moderne des processus et des structures de l'entreprise et constituer la base à partir de laquelle l'avenir sera façonné. Or, cette base s'avère d'autant plus fragile que la qualité des informations reprises des anciens systèmes est mauvaise et que ces informations ne sont pas harmonisées. La mauvaise qualité des données et la complexité se conditionnent et se renforcent donc mutuellement.

Les clients SAP existants ont donc besoin de technologies qui leur permettent non seulement d'optimiser la qualité des données, mais aussi d'harmoniser leur structure. Au final, il devrait en résulter une sorte de gestion des données de base virtuelle, car indépendante du système, qui mappe toutes les différentes structures de tables et attributs des systèmes individuels sur le standard doré du niveau virtuel, afin de créer un registre commun pour les objets commerciaux (common business object record).

Place aux données harmonisées

Ces technologies reposent sur une approche totalement nouvelle : pour l'harmonisation des données de base, il convient de rechercher dans tous les systèmes concernés, d'extraire les données et de les stocker sur une plate-forme neutre. Là, elles peuvent être analysées quant aux doublons, à la cohérence et à l'exactitude. Des procédures automatisées vérifient les doublons, les erreurs de code postal, les données bancaires, etc. et procèdent à des corrections automatisées sur la base de règles.

Dans le cadre de projets d'optimisation de la qualité des données, une telle plate-forme fait office de point de collecte central et d'espace de mise à disposition ou Data Staging Area pour les informations de l'entreprise. Elle permet non seulement d'optimiser la qualité des données, mais aussi de déterminer le potentiel de réduction des données avant leur transfert dans de nouveaux environnements centraux. Parallèlement, les clients SAP existants peuvent ainsi définir les règles de filtrage pour la reprise des données et les mettre à disposition dans un format neutre pour la transformation et la migration ultérieures des informations en vue de leur transfert vers des systèmes opérationnels dans le cadre de projets de consolidation ou vers des solutions d'analyse dans le cadre d'initiatives de numérisation.

Le principal avantage d'une Data Staging Area est toutefois de créer une structure de données de base harmonisée, y compris pour les données héritées, qui correspond à celle qui existe dans les principaux systèmes opérationnels. Cette procédure, appelée "Technical Structure Mapping", signifie par exemple que les données de base d'un client ou d'un fournisseur, créées à l'origine dans SAP ECC 6.0 ou dans n'importe quel système tiers, sont interrogées et affichées comme si elles avaient été créées dans SAP S/4 Hana conformément à la structure de l'objet commercial Partner, qui, comme chacun sait, ne fait plus de distinction entre client et fournisseur.

Si, lors de ce mappage, il s'avère que certains enregistrements manquent pour obtenir une véritable vue à 360 degrés, ils peuvent être enrichis à partir de systèmes tiers, comme par exemple des solutions de vente et de service. Ces vues d'objets commerciaux peuvent en outre être conçues de manière sélective et reliées à des données de mouvement. Des règles de filtrage appropriées peuvent faire en sorte que les utilisateurs ne voient que les clients pour lesquels des commandes ont été passées au cours des cinq dernières années. Cependant, comme toutes les informations patrimoniales ont été transférées sur la plate-forme, les règles de filtrage peuvent être modifiées à tout moment et afficher par exemple les clients qui ont acheté quelque chose pour la dernière fois il y a dix ans. Au final, les clients existants de SAP peuvent donc obtenir à tout moment une vue complète des objets commerciaux dans la structure de données actuelle du système principal.

Avenir numérique

Dans ce contexte, la transformation à venir vers la nouvelle génération de logiciels de Walldorf représente une grande opportunité pour l'harmonisation des données, qui peut être réalisée le plus facilement, le plus économiquement et le plus efficacement si elle a lieu avant le passage à S/4 Hana. Ce n'est que si l'harmonisation des données se fait indépendamment des systèmes individuels qu'elle pourra jouer son rôle de catalyseur de la numérisation.

Avec cette approche et une solution correspondante, telle que l'incarne la plateforme de gestion de l'information JiVS IMP, indépendante de tout système et certifiée par des experts-comptables, la voie vers l'avenir numérique est ouverte, même pour les entreprises établies et les clients SAP existants qui disposent d'environnements d'applications et de systèmes historiquement développés et hétérogènes.