Le paradoxe de l'iceberg

Il en va de l'information comme des icebergs : seuls 20 % environ sont visibles au-dessus de l'eau. Mais 80% sont cachés en dessous.

Cette analogie illustre le dilemme des entreprises qui misent exclusivement sur SAP et sur des solutions d'archivage rudimentaires. Seuls 20 % environ des informations produites, appelées données structurées, sont visibles et utilisables par elles, par analogie avec l'iceberg - un paradoxe !

Cela comporte des risques dans les activités quotidiennes et entre en conflit avec la transformation numérique de nombreux modèles commerciaux.

Construire la gestion de l'information exclusivement sur SAP est un rêve qui ne s'est pas réalisé jusqu'à présent. Les systèmes SAP sont basés sur des modèles de données structurés et s'adressent principalement aux transactions ainsi qu'aux processus de bout en bout.

Les exigences technologiques de la gestion des documents et de l'archivage ne s'y retrouvent pas. C'est pourquoi les fonctions DMS sont généralement peu développées.

Tous les utilisateurs qui ont déjà essayé de trouver des documents SAP dans une liste d'immobilisations standard en savent quelque chose - sans parler des documents non-SAP.

Le SAP Business Workflow ne permet qu'aux utilisateurs SAP de participer au processus. L'existence d'un ECM sur un pied d'égalité avec SAP a des raisons justifiées.

Dans de nombreuses entreprises, il existe, outre SAP, des centaines d'autres applications de gestion, de messagerie et de bureautique qui génèrent jour après jour des masses d'informations.

Toutes ces applications centrées sur les données ont un point commun : elles révèlent des faiblesses dans le traitement des données non structurées, le plus souvent des textes sous forme de contrats, de correspondance, etc.

Ne pas voir cela fait réagir les utilisateurs : les ruptures de médias et les silos d'information les font monter aux barricades. Sans documents, il est impossible de prendre des décisions, de clarifier des faits et de clore des processus.

Outre l'ERP, une technologie comparable s'est établie depuis longtemps avec l'ECM, qui donne un visage aux informations immergées. Avec le texte intégral et l'analyse de contenu, c'est possible.

Mais comme pour l'ERP, l'ECM n'est pas toujours synonyme d'ECM ! De nombreuses offres différentes sont proposées - des archives allégées aux systèmes ECM complets, en passant par les applications DMS spécifiques aux départements pour la gestion des contrats et le traitement des factures entrantes.

Les décideurs informatiques ne se laissent plus inciter par les déclarations unilatérales des fabricants à investir rapidement dans des archives SAP allégées mais "stupides", qui ne font que relier des documents à SAP en accompagnement des transactions.

Le mythe du système ECM surchargé de fonctions inutiles est un non-sens, car l'évolutivité des fonctions et des modules autorise tous les scénarios d'entrée, y compris celui d'une archive allégée, qui peut toutefois être développée en perspective pour devenir un ECM complet.

Outre la limitation fonctionnelle des archives rudimentaires, la dépendance vis-à-vis de SAP comporte des risques : Dans le cas d'une archive SAP pure et légère, l'accès aux documents n'est possible que via une interface utilisateur graphique SAP. Sans licence SAP, "no way".

Tous les non-utilisateurs SAP sont quasiment bloqués ! L'arrêt d'un système SAP n'est pas possible en vue de futurs contrôles, car la mise hors service entraîne la perte de l'accès aux documents archivés.

Dans le cas de rachats d'entreprises, où plusieurs systèmes SAP doivent être consolidés, cela devient coûteux : les frais de maintenance continuent à courir !

Exploiter simultanément plusieurs archives de différents fabricants est encore aujourd'hui une pratique courante. C'est dommageable, car un grand nombre de silos d'information complique le travail des utilisateurs et fait obstacle à une collaboration interfonctionnelle.

Il n'est pas possible de placer des informations cohérentes dans un contexte commun. Il n'est pas possible d'avoir une vue à 360 degrés. Un système ECM comme Doxis4 de SER crée une souveraineté de l'information et doit figurer en tête de l'agenda de la numérisation.

C'est la seule façon d'harmoniser les informations, les processus et les personnes. Celui qui établit sa shortlist trouve dans les quadrants et les vagues des analystes indépendants mondiaux Gartner et Forrester tous les systèmes ECM importants sur le marché. SER est le seul fabricant germanophone à y figurer.