Le nouveau visage convivial de la planification intégrée

Un outil qui soutient de manière optimale une entreprise dans son processus de planification doit répondre à de nombreuses attentes : Il doit être flexible et utilisable sans longue formation, et ne pas entraver le processus de planification par des temps d'attente tels que des processus de chargement, des calculs de planification ou autres.

Les données réelles existantes doivent être immédiatement disponibles, aussi bien comme modèle pour la planification que pour les comparaisons entre le plan et le réel. De nombreux automatismes soutiennent la saisie des données et réduisent ainsi les temps d'exécution des cycles de planification et garantissent une intégration économique des plans détaillés dans un compte de résultat et un bilan prévisionnels.

Une simulation de cash-flow et une comparaison des valeurs planifiées avec les objectifs de l'entreprise sont également des simplifications possibles. Des saisies de valeurs prévisionnelles compréhensibles avec un soutien documenté du workflow complètent le profil d'exigences d'une application de planification.

Le présent article se concentre sur les applications de planification de SAP, qui permettent de personnaliser le contenu des plans et le processus de planification. Ainsi, l'accent n'est pas mis sur les saisies de valeurs de planification opérationnelles dans l'ERP, mais sur les solutions basées sur SAP Business Warehouse.

Pourtant, il existe étonnamment de nombreux liens entre les deux mondes, si l'on pense par exemple aux derniers développements de l'ERP Financials : avec Integrated Business Planning (IBP), un module complémentaire pour une application de planification est livré avec l'ERP.

Pour une première orientation, les principaux critères de décision basés sur l'expérience des projets sont résumés dans le tableau suivant.

Aperçu des solutions de planification SAP

Au cours des 15 dernières années, SAP a lancé plusieurs produits de planification :

Business Warehouse Integrierte Planung (BW-IP) : en 2005, SAP a introduit avec BW 7.0 la "planification intégrée" (IP) comme nouvelle application de planification. Il s'agissait de la technologie de remplacement de SAP SEM Business Planning and Simulation (BPS), dont une partie est encore utilisée aujourd'hui par les clients.

"Planification intégrée" signifie dans ce contexte que la partie planification est utilisable sans licence supplémentaire pour le BW et que l'intégration technique avec le BW a été entièrement réalisée.

Cette intégration technique offre l'avantage que tous les contenus, tels que les données réelles ou de base, sont directement utilisables pour la planification. Dans SAP BW, le reporting et la planification sont donc étroitement liés.

Cela offre un avantage fondamental : les valeurs réelles peuvent être transférées plus facilement dans la planification et le reporting planifié/réel sans interfaces ou processus de chargement supplémentaires.

Tout comme BPS, IP ne propose pas de contenu de gestion d'entreprise livré et les ébauches de soutien aux processus (workflows, etc.) ont été abandonnées. Contrairement aux rumeurs, IP continue d'être activement développé.

Business Planning and Consolidation (BPC Standard) est né de l'acquisition d'OutlookSoft Corporation par SAP en 2007. Basé à l'origine sur la plateforme Microsoft, il existe également une version de BPC Standard basée sur la plateforme SAP-NetWeaver.

Les deux plateformes sont aujourd'hui encore proposées en parallèle dans la version 10.1. La variante pour NetWeaver se base techniquement sur SAP BW, mais n'a que peu de points communs avec BW sur le plan fonctionnel.

Par exemple, il n'y a pas d'accès direct aux données entre BPC et BW, et les données de base ne peuvent pas non plus être utilisées. La force de BPC (par rapport à BW-IP) réside dans le fait que des exigences essentielles des départements spécialisés sont déjà incluses en tant que fonctionnalité standard : scénarios de planification prédéfinis (sous forme de "Starter Kit" ou de "Rapid Deployment Solution"), possibilités de saisie de commentaires, soutien des processus avec des workflows et saisie directe de données de base pour la planification.

L'interface web très intuitive permet une utilisation rapide de la solution sans grand effort de formation. Les départements spécialisés perçoivent surtout comme un avantage le fait que la maintenance soit entre leurs mains.

Ainsi, la plupart des réglages, l'initialisation des cycles de planification ainsi que la création de scénarios de planification et la conception de processus peuvent être effectués via une interface web intuitive. Le client EPM est utilisé comme frontal sous forme d'Excel ou de module d'extension web.

BPC embarqué = BPC standard + BW-IP

BPC 10.1 embedded ne se distingue de la variante standard que par un complément de nom, mais utilise la technique in-memory SAP Hana avec BW-IP comme base technologique.

Cela signifie qu'une base technique performante combinée aux fonctionnalités et à la convivialité de BPC est mise à disposition dans BPC embedded avec BW-IP et Hana.

Pour l'utilisateur, les possibilités de saisie sont élargies, car la simplicité d'utilisation de BPC est soutenue par les avantages des possibilités de saisie de BW-IP (par exemple, des rapports prêts à être saisis).

Les entreprises qui ont déjà investi dans la planification intégrée peuvent reprendre leur solution développée jusqu'au "bord supérieur" Query 1:1 avec toutes les fonctions de planification - la sécurité de l'investissement est ainsi assurée. Dans la version actuelle 10.1, BPC embedded ne comprend pas encore toutes les fonctions de la variante standard.

Les fonctions manquantes telles que les commentaires et la consolidation sont déjà en cours de développement et seront livrées dans les premières versions au premier semestre 2015 ou fin 2015.

Integrated Business Planning (IBP) = SAP Simple Finance + BPC embarqué

Depuis peu, SAP propose également une application de planification dans SAP ERP on Hana, appelée Integrated Business Planning (IBP). Chaque installation d'ERP 6.0 contient également une composante d'entrepôt commercial.

Une partie de l'application de planification BPC embedded y est également installée avec l'installation de Simple Finance Add-on (qui nécessite de son côté un "ERP powered by Hana").

Cela est complété par des contenus standard livrés pour des scénarios de planification individuels, tels que des classeurs incluant des fonctions de planification pour la planification sur les centres de coûts, les domaines fonctionnels, les ordres internes, les segments de marché, le compte de résultat et le bilan, les centres de profit et les projets.

En combinaison avec les possibilités de workflow de BPC embedded, il en résulte des possibilités d'adaptation plus étendues et plus larges pour la mise en œuvre d'une planification opérationnelle directement dans l'ERP.

Facteurs de réussite d'un projet d'introduction

Choisir l'outil de planification de manière transparente : En règle générale, le produit choisi ne pourra pas répondre à tous les aspects des exigences. Il y a donc un risque que la réussite du projet soit mesurée plus tard à l'aune de caractéristiques prétendument défavorables du produit, qui étaient pourtant connues lors de la sélection. Si les critères de décision sont transparents, cette caractéristique ne pourra pas compromettre le succès par la suite.

le soutien de la direction : Ce n'est que si le projet d'introduction bénéficie d'une attention et d'un soutien suffisants de la part de la direction supérieure que des capacités suffisantes (personnel, budget) peuvent être mises à disposition.

Le projet ne peut être couronné de succès que si les changements techniques et organisationnels nécessaires sont convenus et portés par la direction.

Concentration sur le "big picture" : dans certains cas, il y a un risque de mettre trop l'accent sur l'implémentation technique, si le projet est considéré comme un projet informatique et que les aspects organisationnels ou le changement de processus sont jugés trop faibles.

Dans les projets d'introduction d'applications de planification, les intérêts des départements prennent également parfois le pas sur ceux d'une solution de planification centrale et unifiée.

Dans les deux cas, cela fait grimper les coûts et la durée du projet sans améliorer la qualité de la solution globale. Un facteur de réussite essentiel est donc de faire comprendre à tous le contexte global.

Oser les lacunes (règle 80:20) : Souvent, ce n'est qu'en étudiant la solution en détail que l'on se rend compte des cas spéciaux et des exceptions possibles. La réussite du projet est alors menacée de deux manières :

Si des cas d'affaires importants sont oubliés, la solution est déficiente, si des cas d'affaires extrêmement rares et insignifiants sont également représentés, la charge de travail est beaucoup trop élevée.

Un projet réussi crée l'équilibre et exige - et obtient - le soutien de la direction lorsque les cas d'affaires qui n'ont pas d'influence significative sur la qualité de la planification ne sont pas pris en compte.

Choix du consultant externe : il est important que les facteurs mentionnés soient portés par les consultants. Un mélange équilibré d'expertise technique et professionnelle permet d'utiliser les connaissances externes de manière adaptée aux interlocuteurs concernés dans l'entreprise, sans mettre trop l'accent sur les thèmes techniques, professionnels et organisationnels.

Tester, tester, tester : un test coordonné et intensif permet à l'outil de planification d'être bien accepté. Outre l'accent mis sur l'étendue et l'organisation des tests, la qualité des données de test est également déterminante.

Dans l'idéal, des données réelles issues de planifications antérieures ou des données réelles adaptées sont disponibles et peuvent être testées avec les nouveaux processus dans le cadre d'un Dry-Run. Il est ainsi possible d'apporter des améliorations à temps.

Conclusion

BPC embedded est un produit qui s'utilise aussi bien dans des applications de planification standardisées (intégrées dans l'ERP) que dans des solutions individuelles avec BW-IP.

Il s'appuie sur Hana et est considéré comme un produit stratégique pour les nouveaux développements de SAP. Il complète les produits existants par des fonctionnalités supplémentaires et une interface qui répond aux besoins des départements spécialisés.

Ainsi, BPC 10.1 embedded est le nouveau visage sympathique de la planification intégrée que de nombreux utilisateurs de SAP verront à l'avenir. Parallèlement, les outils de planification actuels sont toujours disponibles et, avec ERP on Hana/Simple Finance et l'Integrated Business Planning, il existe également un outil qui peut remplacer la planification opérationnelle dans l'ERP.

Il convient donc d'inclure dans une telle décision des thèmes tels que le soutien des processus, la maintenance ou l'utilisabilité. Comme cette décision est essentielle pour la réussite de l'ensemble du projet d'introduction, il est recommandé de mener ce choix d'outil comme un projet à part entière avec des conseillers expérimentés.