Le meilleur de la conversion S/4 avec l'optimisation des licences

Pour que le passage à la nouvelle version soit une réussite, les entreprises doivent tenir compte de certains aspects. Pour de nombreuses entreprises, le passage à S/4 Hana représente une étape importante et un élément essentiel de leur transformation numérique. Celles qui hésitent encore à passer à S/4 ou qui rencontrent des problèmes lors de la mise en œuvre de la migration en ressentent déjà nettement les conséquences. Car depuis six ans, SAP n'apporte plus d'innovations à sa Business Suite. Et à partir de 2027, SAP ne supportera plus du tout les anciens systèmes SAP.

Pour ce faire, SAP a présenté en 2021 l'initiative Rise with SAP, qui doit aider à passer au cloud et à transformer les processus commerciaux. Avec la présentation de Joule, un assistant basé sur l'IA, la société de Walldorf a encore augmenté la pression sur ses clients à l'automne 2023. Car Joule n'est destiné qu'au portefeuille Cloud-Enterprise. Ainsi, les utilisateurs de S/4-Hana-Cloud, édition publique, pourront se réjouir au printemps 2024 de nouvelles fonctions d'IA. Les clients on-prem n'auront pas accès à cette offre.

Si l'on veut que la transition se fasse avec succès et que les coûts ne soient pas excessifs, les entreprises doivent prendre en compte certains aspects au préalable. La première étape consiste à bien comprendre l'ensemble des licences ECC existantes afin de savoir quelles licences S/4 seront nécessaires par la suite.

C'est la seule façon d'optimiser les licences et d'éliminer enfin les shelfware improductifs. SAP propose aux utilisateurs de convertir l'"ancien" stock de licences ECC en licences S/4 appropriées et de se faire créditer jusqu'à 100 pour cent de SAV (SAP Application Value). 

Les systèmes SAP sont connus pour avoir une structure de licence complexe et à plusieurs niveaux. Il existe différents types de licences, par exemple des licences utilisateurs ou des moteurs, des packages ainsi que des produits Line-of-Business (LoB) pour certaines applications. En outre, le concept de licence basé sur l'autorisation (Abap Authorization Concept) pose de nouveaux problèmes aux administrateurs SAP. Sur la base de ce concept d'autorisation, l'administrateur attribue aux utilisateurs des autorisations qui déterminent les actions qu'un utilisateur peut effectuer dans le système SAP après s'être connecté et authentifié au système. Ces informations sont importantes pour l'optimisation des licences, pour mesurer l'utilisation et calculer les futurs besoins en licences SAP.

Dans de nombreux processus de migration S/4, l'optimisation des licences est malheureusement trop négligée, alors qu'il s'agit généralement d'investissements de plusieurs millions pour SAP. Souvent, les ressources et le savoir-faire internes manquent pour s'occuper de manière adéquate de ce thème stratégique. Une migration vers S/4 est très difficile, voire impossible à annuler. Une "mauvaise" migration dépassera donc largement les coûts prévus et durera plus longtemps.

Avec notre solution USU Software Asset Management, nous aidons les utilisateurs SAP à migrer vers S/4 en : identifiant les shelfware et en les échangeant contre des produits S/4 ; identifiant les licences sous-utilisées et en redistribuant ces ressources vers d'autres utilisateurs ou systèmes ; gérant les licences et en s'assurant que tous les utilisateurs ont les bonnes autorisations ; préparant les clients aux audits et en les aidant à assurer la conformité ; optimisant les processus tels que le déploiement de logiciels, le suivi des licences et la réconciliation des autorisations ; faisant monter ou descendre en charge les systèmes dans le cloud SAP et en augmentant la flexibilité ; et en automatisant les processus.

Réaliser en moyenne plus de 10 % d'économies grâce à l'optimisation des licences - cela représente un montant à six chiffres pour de nombreuses entreprises ! Bien que SAP dans le cloud offre en soi de nombreux avantages, il y a de bonnes raisons pour que les entreprises soient encore mieux placées en utilisant un outil de gestion et d'optimisation des licences. La gestion des actifs logiciels permet aux utilisateurs SAP d'utiliser plus efficacement un temps précieux et des licences SAP coûteuses, de réduire les coûts logiciels et de minimiser les risques de conformité.