La gestion immobilière, un facteur économique

Pour un distributeur à succursales multiples comme Hamm Reno, la gestion immobilière est un facteur économique central. En effet, l'emplacement, l'équipement et l'exploitation des biens loués pour plusieurs années déterminent en grande partie les revenus et les bénéfices de l'entreprise et donc son succès économique à long terme.

Le groupe Hamm Reno est l'un des plus grands distributeurs de chaussures en Europe et travaille dans ce secteur depuis plus de 120 ans. Chaque année, 6.000 collaborateurs vendent plus de 40 millions de produits dans toute l'Europe. Reno exploite environ 550 magasins en Europe. Rien que pour ces propriétés, il existe au total environ 80.000 pages de documents.

Chez Reno, le service immobilier est directement rattaché à la direction. Les collaborateurs doivent travailler quotidiennement avec les dossiers immobiliers - car ils contiennent des documents critiques pour l'entreprise, comme les décomptes, les accords de courtage ou les déclarations de sinistre.

Ces documents doivent être gérés de manière à garantir la sécurité des révisions et être disponibles pour les départements, quel que soit leur emplacement. Pour ce faire, Reno utilise la solution OpenText Document Access for SAP Solutions.

Trouvé en quelques secondes

Suite à la fusion des groupes d'entreprises Hamm et Reno en 2005, le groupe Hamm Reno possède deux sièges : à Osnabrück et à Thaleischweiler-Fröschen en Rhénanie-Palatinat.

Auparavant, si un collaborateur avait besoin d'accéder à un document particulier qui se trouvait sur un autre site, il le demandait avec son dossier et se le faisait envoyer par e-mail, voire par courrier.

Cela faisait perdre du temps inutilement à l'employé ainsi qu'à ses collègues de l'autre site.

"Comme nous avions déjà utilisé OpenText Email Archiving for Microsoft Exchange et que notre expérience avait été très positive, nous voulions à nouveau travailler avec OpenText - notamment pour garantir une interaction harmonieuse entre nos solutions informatiques, y compris SAP Real Estate".

explique Manfred Gries, chef de groupe de l'administration des applications chez Hamm Reno.

Gestion numérique des dossiers dans la gestion immobilière

Avec le soutien du partenaire d'OpenText, Axxedo, fournisseur informatique de longue date de Reno, le projet a démarré en août 2013 et a finalement été mis en ligne en janvier 2014.

Les collaborateurs peuvent désormais accéder à n'importe quel document numérique et le consulter d'une simple pression sur un bouton, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

"Cela permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité".

se réjouit Manfred Gries.

"Notre objectif était d'offrir aux collaborateurs compétents un accès rapide, simple et décentralisé aux dossiers immobiliers. Nous y sommes parvenus à cent pour cent avec OpenText Document Access for SAP Solutions".

Par le passé, tous les documents relatifs aux biens immobiliers étaient conservés dans des salles d'archives - jusqu'à trois classeurs pour chaque bien immobilier. Si un employé avait besoin d'un document spécifique, il devait aller chercher le dossier correspondant et le consulter manuellement.

"Les documents étaient classés par filiale. Si des collègues voulaient trouver quelque chose indépendamment de la filiale - par exemple toutes les déclarations de dégâts des eaux pour une année donnée - cela demandait auparavant beaucoup de temps".

se souvient Manfred Gries.

Grâce à la recherche plein texte d'OpenText, les collaborateurs peuvent aujourd'hui afficher en quelques instants tous les documents pertinents relatifs à un mot-clé.

Mais les longues recherches n'étaient pas le seul obstacle à une gestion immobilière efficace et efficiente. Il manquait aussi dans les dossiers papier de précieuses informations sur la phase d'offre et de prospection, qui précède parfois de plusieurs années la location d'un bien.

Grâce à la solution OpenText, ces informations sont désormais contenues dans les dossiers et accessibles via des vues spéciales. Par exemple, les utilisateurs de différents services tels que le service juridique, l'aménagement des magasins, le marketing ou la direction générale ont désormais accès à toutes les informations relatives aux agents immobiliers ou à l'étude de rentabilité des biens favoris en appuyant sur un bouton - autant d'informations qui valent de l'argent.

Opérations commerciales et sécurité juridique

Les dossiers sur papier comportent le risque de se perdre ou d'être détruits par le feu ou l'eau. Comme les archives de Reno ne contenaient que des documents simples, la nouvelle solution OpenText devait protéger les dossiers contre une perte correspondante grâce à la numérisation et à la sauvegarde multiple.

"Même en cas de catastrophe, nous sommes de nouveau entièrement opérationnels en une semaine maximum".

explique Gries. Mais en plus, la solution OpenText garantit la sécurité de révision.

En effet, il est désormais possible de classer de manière fiable l'ensemble de la communication par e-mail en appuyant sur un bouton pour le document correspondant dans le dossier concerné. L'intégralité des dossiers est ainsi garantie à tout moment.

Cela crée de la transparence pour les collaborateurs et de la sécurité juridique pour l'entreprise. Sur la base des expériences positives avec les dossiers immobiliers numériques, un système similaire est actuellement en cours de déploiement pour les documents contractuels généraux, en utilisant la même architecture comme base.

"Peut-être que d'autres types de documents viendront s'ajouter à l'avenir"

réfléchit Gries.

"Le confort d'un accès indépendant de l'endroit où l'on se trouve ou d'une recherche plein texte pratique serait également souhaitable pour le service du personnel, par exemple".

Secteur d'activité : Commerce de détail
client : Hamm Reno Group
Partenaires : Axxedo

Défis à relever :

• Les dossiers papier sont coûteux, compliquent la recherche et présentent un risque de perte élevé.
• Les dossiers immobiliers sur papier ne contiennent pas tout l'historique de l'objet.
• Les dossiers papier font obstacle à une véritable gestion immobilière.

Solution :

• OpenText Document Access pour les solutions SAP
• OpenText Email Archiving pour Microsoft Exchange

Avantages commerciaux :

• La recherche plein texte et l'accès indépendant de l'emplacement permettent de gagner du temps et d'augmenter la productivité.
• Les dossiers immobiliers numériques permettent de gérer les biens immobiliers plutôt que de les administrer.
• Les dossiers numériques protègent contre la perte
  et assurent les opérations commerciales
  ainsi que la sécurité juridique.

Simplifiez votre transformation numérique

Afin d'aider les entreprises dans leur transition vers l'économie numérique, OpenText a conçu l'atelier "Simplifiez votre transformation numérique".

Au cours d'un atelier de deux jours, le spécialiste de la gestion de l'information partagera son expérience de projets de transformation numérique réussis dans différents secteurs.

Comment ces expériences peuvent-elles être appliquées à son propre secteur et à sa propre entreprise ? OpenText a développé à cet effet un modèle de maturité numérique et l'applique lors de l'atelier à l'entreprise participante, à ses produits, à ses interactions avec les clients et à ses processus opérationnels.

Les progrès déjà réalisés sont également pris en compte. Sur cette base, des solutions innovantes pour un futur modèle commercial numérique sont développées et priorisées d'un point de vue temporel et stratégique.

Dans l'étape suivante, les participants à l'atelier déterminent les exigences nécessaires pour la gestion de l'information. Il en résulte une feuille de route qui inclut tous les niveaux importants : de la simplification de la plateforme informatique numérique à la transformation du modèle d'entreprise en passant par l'accélération des processus commerciaux.