Facteur critique d'une fusion : le service financier moderne

La croissance est l'alpha et l'oméga de l'économie de marché. Pour atteindre cet objectif, certaines entreprises misent sur l'extension de leurs compétences de base, d'autres au contraire sur la diversification de leur offre. Celles qui ne peuvent pas se permettre d'étendre ou de modifier leurs produits ou services par leurs propres moyens les achètent généralement en complément.

Cette stratégie est précisément l'une des raisons pour lesquelles il y a de plus en plus de rachats d'entreprises et de fusions. Même pendant la pandémie, l'intérêt pour les acquisitions est resté élevé, comme le rapportent des experts dans les domaines du conseil juridique, de la banque ou du private equity. De nombreux spécialistes partagent l'avis que les fusions peuvent être un facteur de réussite décisif.

Rick Smith, directeur général de Forbes Burton, spécialiste de l'insolvabilité et du redressement d'entreprises, pense même que les fusions peuvent être une stratégie particulièrement efficace pour surmonter la crise des corossols : ".Les avantages sont évidents. Les emplois peuvent être préservés, l'entreprise continue à fonctionner et c'est un excellent moyen pour les directeurs de se retirer lorsqu'ils veulent se consacrer à d'autres choses."

Mais une reprise d'entreprise ne se limite pas à l'achat de savoir-faire ou de parts de marché. Il s'agit également de reprendre une structure existante, des processus établis et un environnement informatique qui s'est développé. Et c'est justement là que réside le problème, car tant les structures que les flux de travail doivent être intégrés. Une attention particulière est accordée au service financier. Il s'agit de la plaque tournante, car c'est là que convergent toutes les données de l'entreprise.

Mais chaque entreprise organise sa comptabilité un peu différemment - utilise des outils et des processus différents pour la clôture mensuelle, les bilans ou l'ERP. Pour réussir une fusion, il faut donc avant tout consolider les différents écosystèmes comptables ; tout le reste est secondaire à long terme. Pourquoi ? Parce que les managers ont toujours besoin, mais surtout après une fusion, d'avoir rapidement une vue d'ensemble précise des chiffres et des résultats consolidés afin de pouvoir prendre les bonnes décisions. 

Le casse-tête des processus financiers

De nombreuses fusions semblent époustouflantes dans l'actualité. Comme si cela allait de soi, les représentants des entreprises parlent d'effets de synergie exceptionnels, d'excellentes opportunités de marché et de taux de croissance. Mais pour en arriver là, il ne faut pas un brin de chance, mais surtout un solide concept de reprise qui, dans l'idéal, trouve son point de départ dans la comptabilité.

L'intégration, l'automatisation et la numérisation sont des tâches que personne ne peut ignorer, car la réalité montre que les fusions sont souvent dues au fait que les systèmes et les processus des départements financiers à fusionner sont trop différents. Deuxièmement, les collaborateurs et leurs besoins ne doivent pas être perdus de vue. Or, il n'est pas rare que ce soit le personnel et son attitude face à la reprise qui aient une influence décisive sur le succès ou l'échec de l'entreprise.  

Tâche herculéenne : fusion et processus manuels

Mais un autre obstacle vient s'ajouter : les processus manuels. Même sans le défi d'une fusion, ils constituent déjà un problème à ne pas sous-estimer. Ils ne sont pas seulement difficiles parce que des connaissances importantes restent dans la tête de certains collaborateurs et que les processus manuels sont plus sujets aux erreurs. Ils prennent aussi énormément de temps, sont souvent frustrants et empêchent une action agile.

Tous ces défis se retrouvent sous une forme condensée dans les départements financiers dont les structures sont encore basées sur des procédures traditionnelles : l'utilisation de tableurs, la comparaison manuelle des données et leur transfert manuel dans d'autres systèmes. Tout cela est diamétralement opposé à ce que l'on appelle la comptabilité moderne, un processus de clôture numérique et continu qui ouvre de toutes nouvelles possibilités au service financier. Car de quoi s'agit-il ?

Les grandes entreprises qui doivent traiter des données locales non standardisées et des chiffres dans le monde entier dans un SSC (Shared Service Center) ont justement des problèmes avec les processus manuels : ils sont lents, peu transparents, peu sûrs, à peine flexibles et sujets aux erreurs. Cela peut avoir des conséquences fatales, en particulier lors d'une fusion. Sans chiffres valables et actualisés au jour le jour, il n'est guère possible de naviguer de manière judicieuse sur les marchés dynamiques actuels. En d'autres termes : mieux vaut introduire un processus comptable moderne aujourd'hui que demain.  

Réussir l'intégration et la standardisation en cinq étapes

Pour une intégration rapide et bien planifiée des processus et systèmes financiers lors d'une fusion ou d'une acquisition, il existe cinq facteurs de réussite fondamentaux : premièrement, un système unifié avec des processus valables de bout en bout. Deuxièmement, une automatisation maximale des processus manuels. Troisièmement, l'établissement d'une transparence et d'une disponibilité continues des chiffres financiers, afin d'offrir à la direction une base de décision solide.

Quatrièmement, l'amélioration continue du processus standard pour les systèmes organisationnels et financiers et les solutions commerciales. Le cinquième aspect concerne les collaborateurs. Grâce au temps gagné, les professionnels de la finance peuvent se consacrer davantage aux évaluations et aux prévisions, ce qui fait d'eux des partenaires importants de la direction de l'entreprise. 

Pour ces cinq étapes, il est avantageux que l'entreprise repreneuse ait déjà mis en œuvre une plate-forme d'automatisation intelligente, car les processus et les systèmes sont alors déjà standardisés et la visibilité et la transparence sont assurées. Autre avantage : les plateformes comptables s'intègrent alors parfaitement dans les systèmes ERP tels que SAP ou d'autres fournisseurs ERP. Elles prennent en charge des tâches qui ne sont pas effectuées de manière classique par les solutions ERP. Mais de quoi faut-il tenir compte ?

Solution pour la flexibilité et le contrôle

Ce n'est un secret pour personne que de nombreuses solutions F&A nécessitent une assistance de la part des conseillers techniques ou de l'informatique. Et c'est précisément ce qui empêche le service comptable d'être agile et réactif. Mais il existe une autre solution : grâce à des solutions telles que celles de BlackLine, les processus et les systèmes peuvent être intégrés directement par les équipes dans la plateforme de la nouvelle entreprise. Les principes des meilleures pratiques sont alors appliqués, les données sont nettoyées et les étapes de travail inefficaces sont réduites.

L'automatisation à des fins spécifiques, par exemple par l'apprentissage automatique, aide à effectuer des tâches telles que le rapprochement des transactions. Les seuils pour les écarts et les exceptions se font en quelques clics. Les modèles de bonnes pratiques accélèrent la standardisation, créent de la transparence, de sorte que les champs de rapport ou les tableaux de bord peuvent être modifiés à la volée, sans qu'il soit nécessaire de consulter un conseiller technique.

Une plate-forme unique assure la productivité et la cohérence

Trop de silos de données, des expériences utilisateur différentes et des flux de travail fragmentés réduisent les performances de la comptabilité. Les solutions comptables modernes et basées sur le cloud garantissent que toutes les données et tous les processus financiers sont centralisés, unifiés et accessibles de partout. Cette interaction harmonieuse facilite les clôtures, les rapprochements et les écritures au journal et rend la clôture financière plus intelligente.

Une interface utilisateur unique offre des tableaux de bord qui donnent un aperçu en temps réel de la clôture financière. Il est alors facile de réagir aux écarts, aux tâches incomplètes ou aux postes en retard. Les interfaces confuses et incohérentes, les log-ins multiples ou les feuilles de calcul appartiennent au passé.

Plate-forme en réseau

Les données provenant de différentes applications, y compris ERP, comptabilité auxiliaire, impôts, trésorerie, dépenses, paie et systèmes bancaires externes, convergent vers la comptabilité. C'est pourquoi l'intégration directe de l'ERP et de l'agnostique est essentielle.

BlackLine, par exemple, est capable de fonctionner de manière transparente avec plus de 100 systèmes différents. Il prend en charge un grand nombre de connecteurs "out-of-the-box" avec SAP et les systèmes d'autres fournisseurs, afin d'intégrer les données de totaux et de détails, par exemple pour enregistrer les écritures au journal dans le grand livre.

L'automatisation de bout en bout réduit la charge de travail

De nombreuses solutions de clôture financière n'automatisent pas assez. Les tâches importantes de clôture mensuelle n'ont lieu qu'en fin de mois, ce qui fait que la comptabilité prend du retard. Il est donc d'autant plus important d'automatiser au maximum, car c'est la seule façon d'assurer le traitement continu en temps réel nécessaire et d'alléger la charge des nombreuses tâches de clôture mensuelle. Une solution de comptabilité moderne comme celle de BlackLine n'aide pas seulement les comptables, mais aussi les contrôleurs de gestion qui ont ainsi une meilleure vue d'ensemble des finances. 

Facteur clé : la comptabilité moderne

Les entreprises à reprendre ont souvent des systèmes et des processus complexes avec de nombreux postes à risque et très anciens. Mais sur la base de la comptabilité moderne, la flexibilité et la vue d'ensemble nécessaires apparaissent. Cela aide déjà les entreprises en principe, mais surtout lorsqu'il s'agit de fusionner des structures d'entreprise.

Lorsque l'écart entre les systèmes est comblé par un concept global et la technologie correspondante, ce que l'on appelle la comptabilité moderne, les entreprises sont en mesure de faire passer leurs flux de travail et leurs processus au niveau supérieur. Les objectifs sont clairs : la comptabilité moderne aide à relever les défis de la recherche et du développement, à minimiser les risques et à optimiser les capacités de l'équipe. Il représente la modernisation de la comptabilité et une nouvelle étape importante dans le processus d'optimisation : la comptabilité continue. 

La comptabilité moderne repose sur quatre principes essentiels :

• L'harmonisation des données,
  Tâches et processus
• L'automatisation de
  Tâches comptables
• L'établissement du bilan et l'analyse des comptes
  avec réduction des risques
• l'analyse des données, y compris les rapports

Modern Accounting réduit les activités manuelles basées sur Excel et crée de la visibilité et de la transparence. L'équipe financière se concentre uniquement sur le travail à valeur ajoutée et peut agir en tant que partenaire commercial.

Discipline reine : la comptabilité continue

La comptabilité continue est une conséquence directe de la comptabilité moderne.
approche qui en découle. Elle résout les problèmes d'une comptabilité manuelle, risquée et surtout chronophage, en misant sur un processus continu. L'objectif du continuous accounting est de ne plus effectuer les écritures, les rapprochements de comptes, les analyses et les contrôles à la fin du mois, du trimestre ou de l'année. Au contraire, les écritures sont passées tout au long de la période comptable et avec des données actualisées au jour le jour - en continu.

Les transactions et les comptes sont immédiatement saisis et comparés au moment où ils se produisent réellement. Il en résulte de grands avantages : Les écarts ne sont pas découverts à la fin d'une période de rapport et peuvent être éliminés sans contrainte de temps. Par conséquent, les spécialistes des départements financiers peuvent effectuer des analyses solides et formuler des recommandations à la direction, et ce en temps réel. 

Le continuous accounting est possible grâce à des solutions logicielles performantes, par exemple pour le rapprochement des comptes, l'analyse des écarts ou le rapprochement des transactions. Cela facilite la clôture des comptes, répartit le travail de manière plus efficace sur toute la période et augmente la qualité et la transparence.

Conclusion : le temps est venu

Qu'il s'agisse d'un rachat d'entreprise, d'une fusion ou d'une modernisation générale du service financier, il est urgent de mettre en place une bonne gestion du changement. Il faut un responsable qui connaisse non seulement les processus de changement au sein d'une organisation, mais qui ait également une vision approfondie des possibilités qui existent aujourd'hui avec différents systèmes.

L'objectif fondamental doit être une transformation dans le cadre de laquelle différents systèmes et processus sont centralisés en une seule unité. Dans le contexte d'une fusion, l'intégration des systèmes financiers est même un facteur de réussite encore plus critique que ce n'est déjà le cas. Car il ne faut pas oublier une chose : si l'équipe financière de l'entreprise rachetée sent qu'elle peut désormais compter sur le meilleur soutien possible et travailler avec des solutions de pointe, elle sera d'autant plus motivée pour soutenir le changement.

C'est pourquoi les experts conseillent d'initier la planification du changement au sein du département financier, même dans le cadre de la phase de due diligence. Celui qui analyse et planifie à l'avance les risques, les chances et les mesures possibles a un net avantage et peut récolter plus rapidement les fruits d'une fusion. Pourquoi donc attendre encore pour introduire la comptabilité moderne ?