Le chemin le plus court vers S/4 Hana

Chaque jour, Zur Rose commande plus de 80.000 articles directement auprès des fabricants ou des grossistes de produits pharmaceutiques et médicaux. Il ne faut en moyenne qu'à peine deux semaines pour que l'entrepôt de Zur Rose, qui compte environ 10.000 articles en stock, soit complet.

Le savoir-faire et l'excellence en matière de logistique sont par conséquent des compétences clés importantes de l'entreprise - en plus de ses connaissances du secteur en tant que grossiste pour médecins et pharmacie de vente par correspondance.

Au départ, une idée simple : en 1993, l'avocat et actuel PDG Walter Oberhänsli voulait installer une pharmacie dans l'immeuble "Zur Rose" qu'il avait acquis à Steckborn, en Suisse, après que la seule pharmacie de la localité eut dû fermer faute de solution de succession.

Comme aucun locataire n'a pu être trouvé dans un premier temps pour la nouvelle pharmacie, Walter Oberhänsli s'est associé à des médecins locaux. Ensemble, ils ont fondé la pharmacie Zur Rose, qui servait également de groupement d'achat pour les médecins fondateurs et assurait une livraison avantageuse de médicaments.

Plus tard, la vente par correspondance de médicaments s'est développée. À partir de 2001, Zur Rose a commencé à envoyer des médicaments directement aux patients. Dans le contexte de l'augmentation des coûts de la santé, l'exigence de garantir un approvisionnement en médicaments sûr, avantageux et de haute qualité a rencontré un écho positif auprès des clients.

Les difficultés juridiques rencontrées sur ce chemin ont pu être surmontées petit à petit par Walter Oberhänsli grâce à sa persévérance et à ses connaissances juridiques. Avec le rachat de la pharmacie de vente par correspondance DocMorris en 2012, Zur Rose a réussi à consolider sa position sur le marché allemand.

Entre-temps, l'entreprise est devenue la première pharmacie de vente par correspondance d'Europe. Actuellement, le groupe Zur Rose emploie plus de 1000 collaborateurs sur ses différents sites et a réalisé un chiffre d'affaires de 880 millions de francs suisses (environ 808 millions d'euros) au cours de l'exercice 2016.

Une forte croissance, différentes filiales et des sites en Suisse, en Allemagne et aux Pays-Bas caractérisent aujourd'hui le groupe Zur Rose. Mais même dans la plus belle des success stories, il n'y a pas de lumière sans ombre.

Les acquisitions et la croissance rapide ont donné naissance à un environnement informatique hétérogène - typique d'une entreprise internationale - avec cinq systèmes ERP différents et trois systèmes de base de données distincts.

L'hétérogénéité est trop coûteuse à long terme

"Ce qui coûte cher dans un environnement informatique hétérogène, ce ne sont pas seulement les licences. En interne, ce sont surtout les frais de personnel pour la maintenance et l'entretien des systèmes existants qui pèsent lourd".

souligne Michael Herrmann, chef de projet chez Zur Rose Suisse.

"Tous les systèmes ERP sont jusqu'à présent hébergés en interne chez nous, de sorte que nous devons également nous occuper de l'infrastructure. La maintenance des différents logiciels et la maîtrise de la complexité qui en résulte mobilisent beaucoup de ressources. À l'heure du cloud computing et des nouvelles générations de logiciels, une telle situation n'est pas souhaitable à long terme".

En 2015, Zur Rose a donc décidé de réorganiser son environnement informatique. Modernisation et centralisation ont été les idées directrices. La nouvelle génération S/4 Hana a été choisie comme futur système ERP intégré, capable de représenter la croissance prévue du groupe Zur Rose, même à long terme.

"Cette décision offre également la possibilité de représenter de manière uniforme les processus de gestion des commandes et d'approvisionnement, tant pour les activités B2B que B2C, qui fonctionnent actuellement sur des systèmes ERP différents".

explique Michael Herrmann.

Sécurité et protection des données

Depuis de nombreuses années, peu de secteurs sont soumis à une réglementation aussi stricte et complète que le secteur de la santé en matière de protection des données et d'obligations de conservation. Dans le domaine de l'envoi de médicaments, la sécurité de l'approvisionnement en médicaments est au premier plan.

C'est pourquoi le législateur exige depuis longtemps déjà une traçabilité complète des lots et des délais de conservation des dossiers médicaux qui peuvent s'étendre sur plusieurs décennies.

"Cette situation particulière a conduit chez nous à un très haut degré de numérisation des processus, bien avant que le terme ne soit à la mode".

a déclaré Michael Herrmann.

"Les fax ou autres correspondances avec les partenaires commerciaux sont systématiquement archivés numériquement chez nous depuis un certain temps déjà. Le volume de stockage de nos systèmes est par conséquent important - une raison supplémentaire pour passer au système ERP central prévu".

Solution pour les anciens systèmes

Mais que faire des anciens systèmes ? Les différentes directives de conservation et obligations de documentation font qu'il est nécessaire de pouvoir continuer à établir des évaluations à l'avenir si nécessaire. Pour cela, la logique commerciale des anciens systèmes ERP doit être conservée.

"La conclusion qui s'impose dans le cadre d'une centralisation est de simplement désactiver les anciens systèmes, mais ce n'est pas une tâche facile à résoudre dans la pratique. Dans les projets de modernisation centralisés, c'est le véritable talon d'Achille de la réussite de l'introduction d'une nouvelle génération de logiciels".

poursuit Michael Herrmann.

Parallèlement à la décision de migrer vers S/4 Hana, Michael Herrmann et son équipe ont donc cherché une solution d'archivage centralisée pour les données et les documents des anciens systèmes à remplacer.

Celle-ci doit en outre offrir la possibilité de supprimer définitivement des données, une fonctionnalité exigée notamment par le nouveau règlement européen sur la protection des données (EU-DSGVO). Bien entendu, la nouvelle solution doit également être durablement plus avantageuse en termes d'exploitation que les dépenses liées à la maintenance des anciens systèmes.

"Si l'on observe le marché, on constate très vite que le nombre de fournisseurs dans ce domaine est restreint. Un fournisseur qui correspond parfaitement aux exigences de Zur Rose est la société suisse Data Migration Services AG avec sa plateforme JiVS".

explique Herrmann.

La plate-forme JiVS devra passer son premier test de résistance cette année, dès que la première phase de la migration vers un système SAP central dans les domaines des données de base et de l'approvisionnement sera achevée au printemps. Une partie des données et des documents du système ERP sera alors migrée vers la nouvelle plateforme, ce qui représente plusieurs milliards d'enregistrements ou environ la moitié du volume des stocks.

"Ce type d'archivage va bien au-delà de la conservation à long terme dans des archives fiables. Après tout, les données et les documents restent en quelque sorte vivants et font partie de nos processus. C'est pourquoi nous parlons - comme le fabricant - d'historisation plutôt que d'archivage".

ajoute Michael Herrmann.

Il est par exemple possible de suivre pendant des décennies quel patient a reçu quels médicaments et de quel lot ils proviennent. La mise en œuvre de JiVS est assurée par T-Systems Data Migration Consulting, le plus grand partenaire de Data Migration Services.

La filiale suisse de T-Systems est responsable de la migration du stock de données et de documents et prend en charge l'exploitation de la plateforme JiVS dans le centre informatique suisse de Zur Rose.

Un espace pour l'innovation

Au cours des trois à cinq prochaines années, tous les anciens systèmes seront mis hors service.

"Au total, nous espérons ainsi réaliser des économies à six chiffres sur les coûts d'exploitation. En outre, nous estimons que l'élimination des doublons réduira le volume de stockage d'environ 30 %".

se réjouit Michael Herrmann.

"Mais le plus important, c'est que nous allons réduire massivement la complexité de l'informatique. Cela crée la base nécessaire à la poursuite de la croissance et à la mise en œuvre de solutions d'avenir innovantes".