L'avenir des licences

L'intérêt pour Rise with SAP est actuellement très grand. En tant qu'offre tout-en-un, les clients reçoivent des licences logicielles, une gestion des applications et des systèmes, une infrastructure, des systèmes d'exploitation, des conseils en matière d'implémentation et de processus - le tout provenant de SAP. Rise combine ainsi un S/4 Hana Cloud déjà existant avec des composants supplémentaires. Il comprend des packs d'initiation ou de démarrage gratuits qui, à première vue, permettent de réduire les coûts. Mais à y regarder de plus près, ces paquets ne couvrent souvent pas l'ensemble des besoins. Par exemple, si l'on compare le prix catalogue avec les coûts annuels d'une installation pour 1000 utilisateurs, ceux-ci sont inférieurs à cinq pour cent du prix annuel de l'abonnement S/4.

Il convient de vérifier au préalable si des coûts cachés ne se cachent pas et si les paquets n'offrent pas vraiment une valeur ajoutée. Si le retour sur investissement calculé est convaincant et si l'on souhaite confier en toute sérénité la responsabilité de l'infrastructure et de l'optimisation des processus à son fournisseur de logiciels, Rise est la bonne solution.

Lors de la mesure annuelle des licences, les transactions des utilisateurs, c'est-à-dire l'utilisation effective, sont déterminées. Cependant, il n'existe pas de documentation pertinente de la part de SAP avec des types de licences pour certains volumes d'utilisation. Pourtant, depuis 2018, le nouvel USMM intègre l'option d'"attribution de licences par autorisation". Dans un premier temps, cette fonction avait un caractère purement informel. Au jour d'aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises ont opté pour ce nouveau type de mensuration - que ce soit judicieux ou non sur le plan monétaire, cela reste à voir. Mais elles sont toutes confrontées au défi de réduire au minimum les rôles d'autorisation et les attributions de rôles avant le prochain arpentage. Sinon, si les autorisations sont trop étendues, ce que l'on appelle des rôles monstrueux, une licence professionnelle, voire une licence de développeur, coûteuse, sera nécessaire. Si les entreprises souhaitent accorder des licences en fonction des autorisations, elles devraient suivre le principe éprouvé "aussi peu que possible, autant que nécessaire". Les rôles et leurs attributions peuvent être réduits rapidement et automatiquement. Il est en outre conseillé de réviser le concept d'autorisation avant la prochaine mesure de la licence afin de lutter contre les rôles monstrueux.

Bien se préparer à la négociation

Il y a de nombreuses années déjà, SAP a rendu payante l'interaction entre SAP et les systèmes tiers. Sauf disposition contractuelle contraire, les accès tiers aux systèmes SAP sont payants. Désormais, SAP tentera de mesurer les entreprises en fonction de ce que l'on appelle les 9 documents. Cela signifie que les nouvelles entrées de base de données à valeur ajoutée d'une certaine catégorie coûteront cher. Pour 1000 entrées, le prix s'élève à 500 euros, plus la maintenance. Souvent, les entrées créées se chiffrent en millions et placent les entreprises devant des défis existentiels. 

Il est recommandé de faire appel au Digital Access Adoption Program (DAAP). SAP offre des conditions spéciales aux clients qui passent de manière proactive - c'est-à-dire avant le relevé - au modèle de licence basé sur les documents. Le DAAP accorde une remise de 90 pour cent et dispense des paiements de maintenance rétroactifs. Dans ce contexte, il est conseillé d'effectuer une analyse et un comptage corrects par un gestionnaire de licences. L'origine et le nombre de documents sont déterminants et ne seront éventuellement pas mesurés correctement avec les moyens du bord.

Les entreprises ne devraient pas s'occuper de la gestion des licences seulement lorsque la date de l'arpentage est proche ou que la migration est déjà réglée par contrat. Pour pouvoir négocier d'égal à égal, il faut disposer de suffisamment de temps à l'avance et d'informations fondées sur les licences réellement nécessaires ainsi que sur les coûts qui y sont liés.