L'automatisation rend la poste moderne

Avec plus de 62 000 collaborateurs, La Poste Suisse est l'un des plus grands employeurs de Suisse. Un secteur de 140 employés est chargé de l'encadrement de l'ensemble du personnel.

Celui-ci est également responsable de la communication écrite vis-à-vis des collaborateurs du courrier concernant l'administration dans les RH. Il y a en permanence une grande quantité de documents tels que des contrats de travail, des certificats de travail, des lettres de jubilé, des lettres d'information.

Le processus de création de documents nécessaire à cet effet a toujours été très complexe. Ainsi, les modèles de lettres en série étaient gérés dans MS-Word ou la création des documents se faisait au moyen de programmes individuels.

Ces travaux étaient fastidieux et nécessitaient beaucoup de ressources, raison pour laquelle la Poste cherchait une nouvelle solution. L'objectif était une mise en œuvre entièrement automatisée directement à partir de SAP en utilisant les données de base SAP RH existantes.

Avec DocBuilder de Teamwork Suisse, la Poste a trouvé une solution qui répondait à ces exigences.

Solution de la maison SAP

La solution entièrement basée sur SAP et intégrée dans SAP offre la possibilité de créer des documents directement à partir de SAP via des modèles MS-Word.

Les collaborateurs du centre de services du personnel peuvent ainsi éditer et adapter eux-mêmes les modèles Word à tout moment et répondre ainsi de manière flexible à de nouveaux besoins sans connaissances informatiques particulières.

Sur la base de la sélection au sein des processus (entreprise, domaine du personnel ou autres données du processus), on détermine quels documents doivent être créés. Les contenus de ces documents sont ensuite préparés sur la base de tags (variables de champ).

Le formatage est également conçu de manière flexible avec des balises, il existe par exemple des types pour les tableaux, les images, les codes-barres, le multilinguisme, les options, etc. La sortie des documents s'effectue au format Word, PDF ou PDF/A.

Les documents qui doivent être vérifiés par des tiers avant d'être envoyés peuvent également être dotés de filigranes et n'être transférés dans le PDF final qu'après leur validation.

Une fois terminé, il peut être transféré, si nécessaire, à la chaîne de montage de Swiss Post Solutions, où l'impression, l'emballage et l'expédition sont effectués.

Si des annexes supplémentaires doivent être ajoutées, cela est également pris en compte électroniquement dans le processus et communiqué aux collaborateurs dans un fichier supplémentaire.

Les documents qui doivent être réintégrés dans le processus après l'impression (par exemple dans le dossier personnel électronique) sont imprimés directement avec un code-barres afin qu'ils soient attribués automatiquement et classés au bon endroit.

Avec DocBuilder, la Poste peut créer des documents basés sur tous les infotypes existants et utiliser toutes les possibilités de Word pour les modèles (texte, images, tableaux, cases à cocher, listes de sélection, listes à puces, commentaires, etc.)

Depuis janvier 2015, la Poste a généré plus de 70 000 contrats de travail et un total de plus d'un demi-million de documents avec la solution.

8000 d'entre eux ont été relus automatiquement par code-barres après signature sous forme de documents scannés et attribués à un processus ou au dossier personnel.

DocBuilder peut être utilisé pour tous les systèmes et modules SAP, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Après une courte formation, les formulaires des domaines spécialisés peuvent être adaptés ou créés de manière autonome par les utilisateurs clés.

Les conditions techniques sont les systèmes et modules SAP à partir de la version ERP 4.7 et Java Runtime à partir de la version 1.4.