L'automatisation comme catalyseur

Lorsque les dirigeants annoncent en réunion "à la main" que l'entreprise va changer de système ERP dans les prochains mois, cela ne déclenche probablement pas l'enthousiasme de la plupart des employés. Structurer les données, réviser les processus, mettre en place de nouveaux processus et enfin apprendre à utiliser un nouveau logiciel - tout cela en effectuant les tâches quotidiennes du travail. Cela peut être un défi pour la direction comme pour les employés.

UiPath est une entreprise de technologie agile et à croissance rapide. Nous développons des logiciels basés sur l'IA pour l'automatisation des processus. Nos équipes ont l'habitude d'analyser, de remettre en question et d'optimiser les processus, mais même dans notre entreprise qui compte environ 4000 collaborateurs dans le monde, certaines équipes avaient du respect pour ce défi.

Automatisation basée sur l'IA

Il s'agirait d'un projet global, mais pas dans toute l'entreprise pour le moment : Nous voulions utiliser nos robots logiciels pour mettre en place SAP S4/Hana dans le département financier. Néanmoins, c'était un travail difficile. Le passage à un système SAP était nécessaire, car nous avons besoin d'un ERP stable pour mener à bien nos projets et faire évoluer nos activités dans le monde entier.

Chez UiPath, nous utilisons depuis longtemps nos propres automatisations - tous les collaborateurs sont encouragés à envoyer des idées d'automatisations potentielles au "Center of Excellence" - l'équipe qui programme et gère les automatisations - ou à développer eux-mêmes des automatisations simples dans le cadre de notre programme Citizen Developer. Nous sommes donc rapidement arrivés à la conclusion que nous devions effectuer cette migration avec le soutien de l'automatisation des processus assistée par l'IA.

Mais comme nous ne sommes pas des experts SAP, nous avons fait appel à Deloitte pour ce projet. L'équipe a d'une part pris en charge la gestion de cet énorme projet, nous a apporté son savoir-faire en matière de SAP et a veillé à ce que toutes les exigences réglementaires soient respectées pour les audits.

Phase 0 : obtenir une vue d'ensemble

Avant de commencer la migration, des équipes du service informatique, du service financier et de Deloitte se sont réunies pour lancer le processus de découverte : Quelles sont les lacunes du produit qui ont été remarquées dans l'ERP actuel ? Quels flux de travail seront affectés par la migration et comment seront-ils modifiés ? Comment les processus peuvent-ils être optimisés ? Et comment les nouvelles interfaces utilisateur doivent-elles être conçues ?

Par exemple, nous avons examiné de plus près les flux de travail existants au sein du département financier à l'aide de Task Mining. Cet outil analyse chaque étape que les collaborateurs effectuent dans leurs activités quotidiennes et identifie ainsi les modèles qui se prêtent à l'automatisation. Nous avons ainsi constaté que des tâches telles que la vérification et la validation des factures pouvaient être grandement simplifiées grâce à l'automatisation.

Le cœur : Design and Build

Au cours de l'analyse, nous avons décidé de n'implémenter que le Clean Core de SAP afin d'utiliser un système stable, évolutif et nécessitant moins de maintenance, que nous pourrions mettre en œuvre plus rapidement et compléter avec nos propres automatisations de processus. Comme UiPath et SAP sont partenaires, il existe depuis longtemps une interface de programmation entre la plateforme UiPath et SAP, ce qui facilite l'intégration des automatisations. Après avoir spécifié nos besoins pour le nouvel ERP et analysé les processus existants, la phase "Design and Build" a consisté à mettre en place le SAP et à programmer nos automatisations.

Approche agile

Lors de la mise en place du SAP, nous avons choisi une approche agile : nous sommes une entreprise dynamique, nous voulions donc avoir la possibilité d'échouer rapidement, afin de pouvoir procéder rapidement à des adaptations sans que les progrès ne s'arrêtent. Au sein d'UiPath, nous utilisons également l'approche "Automation first" - nos collaborateurs sont formés à l'utilisation, à l'identification et à la construction d'automatismes. Il n'y a donc eu que peu d'obstacles à la présentation des nouvelles automatisations à nos collègues et à leur formation à leur utilisation.

Notre objectif permanent est de faciliter le travail des employés. L'automatisation logicielle doit les décharger des tâches manuelles et répétitives et regrouper et analyser de grandes quantités de données, de sorte que les hommes aient plus de temps pour s'occuper des tâches supérieures pendant que leurs collègues robotisés effectuent un travail préparatoire sans erreur.

Les robots logiciels ne font pas d'erreurs. En fait, nous parlons ici d'algorithmes qui, une fois correctement mis en place, exécutent toujours et encore les mêmes processus - par exemple : rechercher la boîte de réception, si elle contient des documents de facturation, les évaluer, ouvrir SAP et y ajouter le document. Le principe de "l'homme dans la boucle" est important : dès que le robot logiciel remarque une anomalie et que le programme ne peut plus continuer à fonctionner, il envoie une notification aux utilisateurs concernés.

Testing : quatre fois plus rapide

La phase de test a révélé la véritable valeur de nos solutions d'automatisation. Notre application Test Suite teste automatiquement les processus, et ce en continu. Alors que les processus de test traditionnels nécessitent des vérifications manuelles et des interventions fréquentes, nos robots logiciels nous ont permis d'automatiser en grande partie le testing. Les robots ont effectué des tests de bout en bout des nouveaux processus SAP. Les processus erronés ont été immédiatement identifiés et notre équipe a pu procéder à des ajustements proactifs. Les collaboratrices, en tant que "Human in the Loop", ont ainsi pu s'assurer que tous les processus avaient été mis en place correctement et qu'ils fonctionneraient sans problème une fois le nouveau SAP déployé.

Phase de test raccourcie

Dans de nombreuses entreprises, le test des logiciels est une tâche manuelle et donc très longue. En raison du manque de temps et de ressources, les logiciels ne sont souvent pas déployés entièrement testés. Il en résulte des interruptions dans le fonctionnement de l'entreprise, car les processus ne fonctionnent pas ou sont défectueux. Alors qu'une phase de test normale dans la migration SAP dure environ quatre à six mois, nous avons pu terminer le testing en seulement un mois et demi grâce à l'automatisation. Ce fait a donné au projet un net coup d'accélérateur.

Collaborateurs à bord ?

Malgré une planification et une automatisation minutieuses, le projet n'a pas été exempt de défis. L'un des obstacles a été la résistance normale et compréhensible au changement de certains collaborateurs. S'habituer à un nouveau logiciel et à de nouveaux processus demande des efforts, surtout chez les personnes qui se sentent très à l'aise avec les routines et n'aiment pas s'en écarter. Pour la migration SAP, comme pour tout autre grand processus, il est tout aussi important d'impliquer les collaborateurs que la mise en œuvre technique. Heureusement, nos collaborateurs sont très sensibles à la technologie. Néanmoins, il y a bien sûr des formations pour les collaborateurs de l'équipe financière, afin qu'ils puissent travailler le moins possible de frustrations et rapidement avec le nouveau SAP.

Le go-live

Notre première mise en service a eu lieu en août 2024, date à laquelle les 36 premières entités juridiques ont été transférées dans SAP S/4 Hana. Il nous a donc fallu moins d'un an entre le début du projet et le premier go live, grâce à nos automatisations. Pendant la migration, nous avons développé de nouvelles fonctionnalités, des automatisations et des bonnes pratiques que nous rassemblerons plus tard, en collaboration avec Deloitte, dans un Automation Playbook. Cela pourra servir de base à d'autres entreprises à l'avenir pour un projet similaire.

De 50 à 90

Grâce aux nombreuses automatisations, les collaborateurs peuvent désormais travailler de manière nettement plus efficace : Dans le département de la trésorerie, la moitié des tâches étaient effectuées manuellement avant le changement, alors qu'après le changement, jusqu'à 90% des tâches sont automatisées.
La situation est similaire dans le domaine de la comptabilité, où 60 % des tâches étaient auparavant effectuées manuellement et où ce taux est tombé à 20 % depuis l'utilisation de SAP et l'automatisation des processus. Les équipes peuvent désormais se concentrer davantage sur les tâches stratégiques, comme l'analyse des données financières ou la gestion des flux de trésorerie complexes.

Clean Core

Au cours des prochains mois, cinq autres unités seront migrées vers SAP et les automatisations seront encore étendues. La migration vers SAP S/4 Hana a sans aucun doute été l'un des plus grands défis informatiques qu'UiPath a relevé jusqu'à présent. L'approche Clean Core, combinée à nos propres solutions d'automatisation, nous a permis de mettre en œuvre le projet en un temps record, tout en posant les bases d'un ERP stable et évolutif à long terme.

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