L'archivage : plus que le classement et l'élimination

La transformation numérique des environnements SAP se poursuit avec une grande dynamique. L'accent n'est pas seulement mis sur les projets Rise et l'introduction de S/4, mais aussi sur l'utilisation croissante d'applications cloud comme SuccessFactors ou Salesforce. Cette évolution conduit à des structures informatiques hybrides, dans lesquelles les données de différents formats sont stockées sur les systèmes les plus divers. Conséquence de cette hétérogénéité : des exigences accrues en matière de gestion des données, de conformité juridique et de performance des systèmes.

Risque : données historiques

Les projets de migration comportent des risques, en particulier lorsque les données concernées ont évolué historiquement et que leur origine n'est pas toujours plausible. Des études récentes montrent que les données non structurées ou obsolètes peuvent augmenter considérablement la complexité des transformations S/4. Selon l'étude sur la transformation informatique 2025, réalisée par NTT Data Business Solutions et Natuvion au printemps 2025, 47% des entreprises affirment que la mauvaise qualité des données reste le principal fardeau de la transformation.

Dans le cadre d'une enquête, DSAG et IT-Onlinemagazin ont découvert qu'environ 50 pour cent des entreprises n'ont pas encore effectué le passage à S/4. 37 pour cent sont en phase de planification, tandis que 12 pour cent repoussent encore le passage au cloud et n'ont pas encore pris de mesures concrètes. Il n'en reste pas moins que 40 % ont indiqué vouloir migrer entièrement toutes les solutions SAP vers le cloud privé d'ici 2030 - environ 20 % s'attendent à avoir migré entièrement vers le cloud public à cette date.

Ces données de référence montrent clairement que la pression d'agir, la complexité et la dynamique du changement donnent du fil à retordre aux entreprises. Il est donc d'autant plus important de s'orienter vers les meilleures pratiques ou les plans d'action réussis. Et cela montre que même un sujet aussi impopulaire que l'archivage des données et des documents peut permettre d'y remédier. Cela fonctionne grâce à un archivage ciblé en amont d'une migration. Il permet de supprimer des systèmes actifs les données redondantes ou qui ne sont plus nécessaires, sans pour autant restreindre leur disponibilité à des fins d'audit ou d'analyse. Cette réduction des données en amont permet d'optimiser les capacités du système et d'utiliser les ressources de manière plus ciblée.

Si l'aspect de l'archivage doit être considéré rétrospectivement, on peut en même temps se tourner vers l'avenir - c'est-à-dire après la migration vers le cloud - vers le concept de "Harmonized Document Management" de SAP, qui fait à nouveau parler de lui. HDM a été introduit à l'origine pour permettre une gestion uniforme des documents au sein de S/4 et de l'interface Fiori. Le concept élargi prévu - également appelé HDM 2.0 par KGS - doit maintenant étendre cette approche à l'ensemble de SAP Business Suite, indépendamment de l'application concernée. L'idée centrale est une intégration découplée via un nouveau DMS Advanced Service sur la BTP, sans Vendor Lock-in, pour la solution d'archivage. L'objectif est de parvenir à une utilisation cohérente des données non structurées dans SAP, qui soit compatible avec les applications et, en perspective, avec l'IA - des réalisations concrètes sont encore attendues. KGS a déjà organisé une session d'information sur l'état actuel de HDM (voir code QR, annonce, page 2).

Outre ces aspects structurels et techniques, le respect des exigences légales joue également un rôle, tant en ce qui concerne le cloud que l'archivage. En effet, celui-ci ne sert pas seulement à décharger les systèmes productifs, mais il est également soumis à des normes internationales, par exemple en ce qui concerne les délais de conservation, les règles d'accès, etc. Des interfaces standardisées, dont disposent entre autres les solutions d'archivage modernes, aident à satisfaire à ces exigences. De cette manière, elles s'intègrent facilement dans les systèmes et les environnements informatiques existants.

Parmi les interfaces leaders dans le domaine ERP et SAP, on trouve par exemple SAP ArchiveLink pour l'archivage classique de documents ou encore SAP ILM, une interface pour l'intégration de processus de conservation et de suppression basés sur des règles. Dans la perspective de l'avenir, c'est surtout CMIS (Content Management Interoperability Services) qui joue un rôle important.

L'archivage pour commencer

Ces possibilités techniques constituent la meilleure base pour utiliser un projet d'archivage comme point de départ de la consolidation et de la numérisation de l'entreprise. Car l'archivage est plus qu'un simple sujet d'infrastructure - un concept d'archivage solide offre de nombreux avantages. Ainsi, un archivage bien pensé permet non seulement de réduire massivement les coûts de stockage et d'exploitation, mais aussi de répondre aux exigences de durabilité, car moins d'espace de stockage et donc moins d'énergie sont nécessaires. De plus, les systèmes d'archivage intelligents, comme ceux de KGS Software GmbH, offrent une transparence sur les flux de données inter-systèmes et garantissent la conformité, car leurs processus sont compréhensibles dans les moindres détails.

En outre, un archivage orchestré de manière centralisée permet d'éviter la fragmentation et d'établir un "Single Point of Truth" cohérent - une valeur ajoutée non négligeable, en particulier dans les environnements SAP complexes. Ces différents aspects montrent que l'archivage est bien plus qu'un simple stockage de données. Il doit être considéré comme une partie intégrante d'un environnement informatique aussi homogène que possible, qui peut même contribuer à ce que le passage au cloud se déroule sans problème. C'est justement en interaction avec les initiatives Rise et Cloud qu'il peut devenir un levier décisif pour réduire la complexité et augmenter l'agilité.

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