L'achat de services avec SAP et ses limites

Qu'il s'agisse de services publics, de parcs industriels ou d'institutions financières : Dans la plupart des secteurs, le nombre de services achetés est nettement supérieur à celui des matériaux. Les entreprises utilisatrices de SAP sont donc elles aussi confrontées à la tâche difficile de devoir traiter des bouquets de services multiples avec une faible transparence du marché et des dépenses et un faible degré de standardisation. Cela rend les processus d'achat opérationnels extrêmement complexes et exige une intégration étroite entre les donneurs d'ordre et les fournisseurs : de la création des cahiers des charges sur la base des bases de données de prestations et de matériel ERP à la commande et à la saisie des prestations, en passant par la demande et la soumission d'offres.

Ces exigences sont encore renforcées par le fait que, dans de nombreux projets - par exemple dans le domaine de la construction - la fourniture de prestations s'étend sur une longue période. Comme les fournisseurs sont alors souvent payés à intervalles mensuels en fonction de leurs prestations, mot-clé : mesures partielles, ils doivent documenter précisément l'avancement actuel de leurs activités.

Exigences impossibles à satisfaire avec SAP

Le standard SAP ne peut toutefois pas répondre aux exigences d'intégration élevées en matière d'approvisionnement en services. Pour que les fournisseurs puissent se connecter de manière transparente au système ERP de leurs clients, ils ont également besoin d'un logiciel EDI (Electronic Data Interchange). L'EDI permet d'échanger des documents électroniques dans un format standard et de mettre ainsi en œuvre une numérisation de bout en bout.

Pour les grands prestataires de services, la charge de travail qui en résulte est tout à fait supportable et le degré de diffusion des procédures de transfert électronique est par conséquent élevé. Il en va autrement pour les petits fournisseurs qui n'emploient que quelques collaborateurs. Comme ces fournisseurs ne disposent généralement pas de l'EDI, tous les documents d'achat doivent être envoyés au mieux par e-mail lors du traitement des prestations de service, puis saisis et traités manuellement dans les systèmes impliqués. Cela prend beaucoup de temps et dégrade la qualité des données, ce qui entraîne des taux d'erreur plus élevés.

Absence de soutien aux normes nationales

Un autre défaut de la norme SAP dans la collaboration avec les entreprises de construction et les prestataires de services que j'entends régulièrement dans les rangs des entreprises utilisatrices de SAP est la plainte selon laquelle les normes nationales ne sont pas prises en charge. En Allemagne, c'est surtout le format GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen), qui uniformise l'échange d'informations sur la construction, qui est concerné.

Plateformes de collaboration basées sur le web

Les plates-formes de collaboration basées sur le web, qui assurent une numérisation continue des processus d'approvisionnement, offrent une solution. L'effort des fournisseurs est minime : il leur suffit de s'inscrire sur ces plateformes pour pouvoir communiquer automatiquement avec leurs donneurs d'ordre. En outre, l'intégration d'interfaces GAEB garantit que les applications impliquées dans les projets de construction peuvent reprendre et traiter correctement les données transmises.

En bref, les plateformes de collaboration réduisent le temps et les coûts, augmentent la transparence et aident les donneurs d'ordre à respecter les règles de conformité, par exemple parce que les prestations fournies par les fournisseurs peuvent être contrôlées à chaque phase du projet.

Les plates-formes de collaboration basées sur le web sont intégrées dans l'environnement du système SAP des donneurs d'ordre sous forme de module complémentaire. La Bits Supplier Collaboration Suite (SCS), qui soutient la numérisation de tous les processus d'achat opérationnels, en est un exemple.

Comme les acheteurs ont directement accès aux bases de données des prestations et des articles ERP, il n'est pas nécessaire de répliquer les données d'achat sensibles dans le cloud et de tenir compte des exigences de protection des données qui y sont liées. Grâce à ses interfaces simples et intuitives, la 2Bits Supplier Collaboration Suite jouit d'une grande acceptation auprès des utilisateurs et donne accès aux nouvelles technologies numériques. Les fournisseurs peuvent ainsi utiliser des terminaux mobiles pour saisir les prestations directement sur place et documenter ainsi automatiquement leurs progrès en matière de prestations.

Si les coordonnées GPS sont également utilisées, les numéros de série permettent de prouver quels matériaux ont été utilisés dans un projet, à quel endroit et à quel moment : Les réclamations éventuelles en bénéficient.