La voie vers une entreprise pilotée par les données

Transformation en un clic, conversion S/4-Hana et évolution des clients SAP

Les données sont plus que des connaissances et des informations. Dans les systèmes ERP modernes, les données de base contrôlent les processus commerciaux. Au plus tard lorsqu'on se rend compte de l'ampleur des efforts à fournir rien que pour la migration et la transformation des anciennes données dans le nouveau système, des solutions entièrement nouvelles sont nécessaires. Il ne s'agit plus d'une multitude d'outils différents, mais d'une plate-forme qui met à disposition ces différents outils en tant que fonction ; il ne s'agit plus de toutes les données, mais uniquement des bonnes ; il ne s'agit plus simplement de données, mais uniquement de données de la meilleure qualité possible. Ce n'est qu'à ce moment-là que les entreprises pourront revenir au standard SAP, permettre à leurs directeurs financiers et à leurs départements spécialisés d'accéder aux anciennes données tout en n'en transformant et en n'en migrant qu'une petite partie vers le nouveau système et en nettoyant les enregistrements erronés et redondants afin de pouvoir démarrer avec des données de haute qualité uniquement dans S/4.

Avec la bonne plateforme, les entreprises peuvent extraire leurs données héritées des systèmes existants en un clic et de manière hautement automatisée, les conserver en toute sécurité juridique, les nettoyer et les optimiser, transformer les données de base optimisées et uniquement les données opérationnelles dont elles ont réellement besoin, puis les migrer vers un nouveau système S/4-Hana via une couche applicative à l'aide des outils standard de SAP tels que Conversion Tool et Migration Cockpit.

Fabrication de données

Mais ce n'est pas tout, loin de là. Une telle plate-forme de transformation sur simple pression d'un bouton est l'entrée idéale dans la Data Fabric, comme le cabinet d'analystes Gartner appelle le concept de séparation continue des données d'entreprise de la couche d'application. Cette Data Fabric constitue la base de l'entreprise pilotée par les données. Les données étant disponibles dans une qualité optimale avec leur contexte commercial, elles peuvent être analysées en temps réel afin d'en tirer des informations précieuses pour les décisions commerciales. Cela est d'autant plus possible que les informations sur l'entreprise peuvent être enrichies et affinées sur la plate-forme avec d'autres données provenant de systèmes périphériques du noyau SAP, y compris des applications en nuage. En outre, cette approche de transformation en un clic révolutionnaire de DMI et la plateforme de gestion de l'information correspondante, JiVS IMP, permettent d'éviter un verrouillage du fournisseur. En effet, les données restent toujours accessibles aux entreprises, même si elles changent d'applications ou les désactivent, qu'elles soient sur site ou dans le cloud.

Système central SAP

Le cœur de l'informatique d'entreprise continue à battre dans le système SAP. Tous les flux de valeurs d'une entreprise y sont représentés de manière hautement intégrée. Rien ne peut le remplacer. Même les solutions tierces les plus populaires, en particulier celles dans et hors du cloud, sont et restent des systèmes périphériques du cœur de SAP. Le retour au standard SAP lors de la transformation vers S/4, accompagné d'adaptations individuelles rapidement implémentées et mises à disposition par Low-Code/No-Code, par exemple via la Business Technology Platform de SAP, constitue le cas d'affaires logique.

S/4 et JiVS

SAP S/4 Hana et JiVS IMP, en tant que Data Fabric à l'échelle de l'entreprise, soutiennent en un clic des scénarios commerciaux agiles tels que les fusions et acquisitions, les carve-outs, la consolidation des sites informatiques et des centres de données, le Big Data et l'Analytics ainsi que le System-Rightsizing, car toutes les données qui ne sont plus nécessaires sur le plan opérationnel sont disponibles sur la plateforme DMI, avec leur contexte commercial, de manière juridiquement sûre et durable, pour les applications et les scénarios commerciaux les plus divers.

Les outils de transformation permettent de déterminer en très peu de temps quelles données doivent être transmises à l'acheteur potentiel lors d'un carve-out et en quelle quantité. Si l'extraction et le transfert des données doivent effectivement avoir lieu, les critères de filtrage sont transférés vers JiVS IMP et y sont appliqués. Les travaux préparatoires qu'une entreprise a effectués pour ce scénario peuvent être réutilisés. Grâce au service de DMI, les entreprises bénéficient d'effets de synergie dans leurs projets de transformation et peuvent les simplifier et les accélérer davantage.

Service en un clic

Bien que la fin du support ERP/ECC se rapproche de plus en plus en 2027 et au plus tard en 2030, selon le rapport d'investissement 2022 de DSAG, 75% des utilisateurs SAP dans les pays germanophones continuent d'exploiter les solutions ERP/ECC 6.0 et SAP Business Suite 7. Et près de la moitié de ceux qui utilisent S/4-On-prem continuent d'exploiter leurs anciens systèmes SAP en parallèle. Dans les conditions actuelles, les clients SAP existants cherchent encore l'analyse de rentabilité pour le passage à la nouvelle solution. Ce sont les start-ups et les entreprises qui changent complètement de modèle d'entreprise qui ont le plus de chances d'y trouver leur compte.

Les anciennes données peuvent alors rester là où elles sont. En revanche, les entreprises redémarrent avec un système S/4 vide. Mais toutes les autres se voient confrontées à une mauvaise alternative : la reprise complète ou partielle des objets commerciaux, des adaptations individuelles ainsi que des données et de leurs structures comme dans l'ancien système. C'est techniquement faisable, mais cela oblige les entreprises à renoncer à l'innovation. Comme le dit le proverbe : rien n'est fait à part les frais.

Dans le rapport KPMG "S/4 Hana mit Durchblick", on peut lire que les besoins les plus importants se situent dans les domaines de la transformation des processus et de l'intégration des données. Il apparaît clairement que l'utilisation de ressources qualitatives constitue le véritable défi par rapport aux ressources quantitatives. Selon KPMG, ce résultat souligne une fois de plus l'idée formulée de l'importance d'une bonne méthodologie.

Ressources qualitatives

Paradoxalement, de nombreux clients SAP existants remettent donc à plus tard le passage nécessaire à la nouvelle génération de logiciels de Walldorf, parce qu'il existe un manque de méthodologies. La réponse de DMI avec One-Click-Transformation sur la plateforme JiVS et de SAP avec le programme Customer-Evolution correspond précisément à cette approche méthodologique qui faisait défaut jusqu'à présent pour la conversion S/4.

Dans le nouveau monde S/4, les clients SAP existants n'ont besoin que d'environ dix pour cent de la base de données pour le traitement, d'environ la moitié seulement des objets de gestion et d'environ vingt pour cent des types de documents actuels. Ce grand nettoyage n'est toutefois possible que si le problème fondamental du traitement des anciennes données est résolu. La solution consiste à séparer le niveau des données de celui des applications et à externaliser les données des anciens systèmes sans les modifier sur une plateforme séparée.

La différence décisive par rapport à une archive réside dans le fait que le contexte commercial est également externalisé et conservé. En outre, l'idée de plate-forme est essentielle. En effet, il ne s'agit pas seulement d'assurer un stockage à long terme protégé contre les révisions afin de satisfaire aux exigences légales. Pour que les entreprises puissent gérer leurs informations indépendamment des applications et systèmes existants, une plateforme doit contenir de nombreuses fonctions différentes pour les scénarios les plus divers.

Grâce à la transformation en un clic et à l'évolution client de SAP, les décideurs peuvent prendre en charge un grand nombre de cas d'entreprise : une transformation et une migration rapides et légères vers S/4 et le retour à la norme SAP ; les acquisitions et les ventes d'entreprises et de parties d'entreprises ; le déclassement complet des anciens systèmes, et pas seulement leur démantèlement ; la consolidation des centres de données et des environnements informatiques ; les systèmes S/4 durablement légers ; la migration vers le cloud et inversement ; et enfin, les analyses et le contrôle des données.

Structures de données quantitatives

Grâce à l'expérience acquise dans plus de 2000 projets à travers le monde, DMI peut prouver que le déclassement des anciens systèmes réduit les coûts de 80% ou plus par rapport à la poursuite de leur exploitation. Les dépenses liées à la transformation et à la migration des données sont réduites de moitié. Et le fournisseur suisse part du principe que les coûts d'exploitation globaux diminuent d'un quart lorsque les entreprises maintiennent durablement S/4 au plus juste à l'aide de sa plate-forme JiVS IMP. L'analyse de rentabilité tant recherchée pour le passage à S/4 Hana est donc définitivement trouvée.

Les PDG, les directeurs financiers, les DIO, les conseils d'administration, les directeurs généraux, les chefs de service et de division ainsi que les utilisateurs spécialisés en dehors du service informatique ne se préoccupent souvent pas de l'origine des données. Mais tout comme l'électricité ne sort pas tout simplement d'une prise électrique, les données d'entreprise ne sont pas accessibles à tout moment à tout le monde. Bien sûr, les données existent. Les données existent dans les formats les plus divers, dans les mémoires les plus variées et dans une qualité très différente. Et grâce aux services de cloud et à l'Internet des objets, de nouveaux formats et sources de données viennent constamment s'ajouter. Les services informatiques ont déjà essayé par le passé de mettre à disposition et d'analyser des données pour leurs chefs afin de gérer les processus et l'entreprise.

Depuis, ils savent que cette tâche est difficilement réalisable. En effet, lorsque les experts en données avaient construit les interfaces avec les différentes sources de données et défini les règles de transformation, le business avait déjà apporté des modifications. Les données qu'ils avaient péniblement collectées pour piloter l'entreprise étaient donc déjà obsolètes au moment de l'analyse.

Le manque de temps n'est toutefois qu'un des problèmes que les entreprises doivent éliminer sur la voie de la gestion des données. Tout aussi gênant est le fait que des informations importantes sont nécessairement toujours perdues lors de l'harmonisation des données et de leurs structures. Or, celles-ci sont indispensables à l'analyse et au pilotage. Pour comprendre pourquoi le chiffre d'affaires des clients diminue, les recettes en baisse ne sont pas les seules à être importantes. Ils décrivent uniquement le fait qu'une entreprise vend moins, pas pourquoi. Les raisons se trouvent plutôt dans la correspondance avec les clients, qui est liée aux chiffres d'affaires. Mais si les données sont séparées de leur contexte et stockées dans des archives ou autres, ce sont justement les informations décisives qui manquent aux dirigeants de l'entreprise.

Analyse et contrôle

Il est donc moins surprenant qu'il n'y paraît à première vue que tant de projets de données pour la gestion d'entreprise échouent ou ne produisent pas les résultats que les responsables espèrent. Pour réussir, les entreprises doivent obtenir les données en même temps que leur contexte, les mettre à disposition pour des analyses et des connaissances et les optimiser. Mais ce n'est pas si simple. En effet, il existe de grandes interdépendances entre les données, leurs structures et les systèmes et applications dans lesquels elles ont été créées.

Ces dépendances sont comme les murs d'un silo. Et il y en a beaucoup, surtout dans les grandes et très grandes entreprises. Ces dernières années, les DSI ont investi beaucoup de temps et d'argent pour abattre ces murs, notamment avec l'aide du cloud. Mais ce faisant, ils ont dû constater qu'ils s'exposaient à de nouveaux silos. C'est dangereux. Les journaux font régulièrement état de personnes qui ont trouvé la mort dans des silos. Le problème des données est donc omniprésent. Pourtant, les conseils d'administration ne s'en préoccupent généralement que lorsqu'un changement de génération est prévu pour les applications centrales de l'entreprise, comme les systèmes ERP.

Les entreprises souhaitent emporter toutes les anciennes informations dans le nouveau monde, mais elles doivent pour cela modifier leur structure. En même temps, elles doivent trouver une solution légale pour continuer à conserver ces informations sans les modifier. Les entreprises partent à tort du principe que cela ne peut se faire qu'à l'aide de l'ancien système, qu'elles continuent donc d'exploiter jusqu'à l'expiration des délais légaux. C'est précisément ce schéma qui risque de se répéter lors du passage à SAP S/4.

La poursuite de l'exploitation des anciens systèmes est coûteuse. Afin d'économiser du temps et de l'argent, le service informatique en limite massivement l'accès. Cela dérange les collègues des départements spécialisés, mais surtout le directeur financier. Ils estiment qu'il est préférable qu'ils aient accès à l'ensemble des données à tout moment, et pas seulement en cas d'audit interne ou de contrôle du fisc. Entre ces deux positions extrêmes, une guerre de tranchées acharnée fait rage dans de nombreuses entreprises. Et même là où il existe une volonté de s'entendre, la situation ressemble à un marchandage entre commerçants sur un marché aux bestiaux. L'informatique offre l'accès aux données des trois dernières années. Le directeur financier demande au moins dix ans. Et au final, on se met d'accord sur cinq ans - un compromis boiteux.

Le pire, c'est que tout compromis boiteux implique des équipes de nuit pour l'informatique. Même cinq millésimes d'anciennes données correspondent à d'énormes quantités de données dans les grandes et très grandes entreprises. Le fait que les directeurs financiers et les départements spécialisés puissent les utiliser dans le nouveau système ne justifie pas les efforts de transformation et de migration qui y sont liés.

Données existantes et normes

La direction veut moderniser et numériser les modèles et processus commerciaux. Lors du passage à S/4, cela implique de couper les vieilles ficelles et de revenir au standard imposé par SAP. Cela implique de réduire les adaptations individuelles au minimum et de les reproduire si nécessaire. Beaucoup d'entre elles datent du passé et n'ont plus de sens aujourd'hui.

Même les décisions de gestion, qui sont aujourd'hui à l'ordre du jour, font du marchandage des données héritées un véritable problème pour l'informatique. Il s'agit par exemple des acquisitions et des ventes d'entreprises et de secteurs d'activité. Il est difficile, voire impossible, d'extraire et de transférer exactement les informations que l'acheteur et le vendeur peuvent et doivent avoir dans un système SAP hautement individualisé avec un stock de données de vingt ans et plus. Il est tout aussi difficile de repartir avec cet héritage dans les bagages après le passage à S/4 Hana grâce à de nouveaux processus et à un contrôle des données.

D'un point de vue commercial, les dépendances entre les données, leurs structures et leurs systèmes d'origine, mais aussi les interfaces entre les différents systèmes, sont encore plus graves. En font d'ailleurs partie les données qui, pour la plupart, sont malheureusement reliées de manière fixe à des unités organisationnelles, des types de documents et des processus obsolètes ou qui ne sont plus pertinents. Dans de nombreux cas, ces données devraient représenter jusqu'à 90 % de l'ensemble des données. Les dépendances sont en effet si importantes qu'elles réduisent à néant les chances de redémarrer ou de jeter les bases de nouveaux modèles et processus commerciaux, que le management associe dans la plupart des cas au changement de génération.

Nettoyage des données de base

Résoudre ce problème fondamental de dépendances n'a d'ailleurs qu'une chance minime de succès, que les entreprises tentent de le résoudre au niveau des systèmes sources, c'est-à-dire avant le passage à l'euro, ou après : En effet, il est pratiquement impossible de nettoyer les données de base ayant des relations avec des structures de données obsolètes, et encore moins de parvenir à une vue harmonisée, c'est-à-dire inter-systèmes, des données de base, qui sont généralement réparties sur plusieurs systèmes sources différents. La raison en est que les clients SAP existants doivent faire face à des dépendances extrêmes lors de cette procédure, comme par exemple des milliers de documents non clôturés ; dans certains cas, il ne devrait même plus être possible d'extraire les données des archives, dont la technologie date encore dans de nombreux cas des années 1990.

En bref, le lien entre les données de base, les données de mouvement et les adaptations individuelles dans les systèmes hérités empêche ou du moins complique énormément leur nettoyage. Et comme les données de base pertinentes ne se trouvent généralement pas dans un seul système, mais dans plusieurs systèmes différents, le problème se multiplie. Car ces différentes données de base issues de différents systèmes devraient d'abord être harmonisées avant la conversion, ce qui empêcherait à nouveau les dépendances. Le cercle vicieux est parfait. Mais dans l'ensemble, les efforts qui en découlent, tant pour les départements spécialisés que pour l'informatique, ne se justifient pas.

Mais même lorsque l'informatique l'emporte sur l'entreprise, le transfert sélectif de données s'avère sous-optimal dans de nombreux cas : premièrement, cette approche fonctionne surtout lorsque les systèmes source et cible sont très similaires, c'est-à-dire lorsqu'elle s'effectue par exemple entre la dernière version de l'ERP/ECC et SAP S/4. Deuxièmement, les outils de transformation sélective des données qui fonctionnent au niveau des tables peuvent entraîner un risque d'incohérence. Qui peut garantir que le chargement direct orienté table des enregistrements dans 100.000 tables et plus dans le cas d'environnements SAP de grande taille se fera sans erreur ?

Certes, ce risque peut être limité par un effort de test très important. Mais cela n'aide généralement que de manière limitée à nettoyer les données afin d'optimiser leur qualité pour le nouvel environnement système. En conséquence, les entreprises n'ont que peu de possibilités de veiller à une base de données harmonisée, qui se nourrit aussi bien de données provenant des systèmes SAP hérités que de systèmes tiers. Cette possibilité d'harmonisation est pourtant une condition essentielle à la réalisation de l'objectif d'une entreprise pilotée par les données. Le fait que les données et leurs interdépendances constituent le défi fondamental du changement de génération SAP est une prise de conscience qui est en train de se répandre au sein de la communauté SAP. Que peuvent donc faire les entreprises ? Peuvent-elles seulement choisir entre les inconvénients des différentes approches ?

Transformation : radicalement simple

La condition préalable est que la transformation au niveau des applications se fasse indépendamment du niveau des données. À cette fin, toutes les informations patrimoniales doivent pouvoir être extraites, avec leur contexte commercial, de manière complète, inchangée et surtout efficace et rapide, et transférées sur une plateforme distincte. Pour ce faire, les informations des systèmes existants, qui sont également nécessaires dans S/4, doivent pouvoir être filtrées, nettoyées, enrichies de données provenant de systèmes tiers et optimisées sur une plateforme séparée en fonction de critères commerciaux. Alors qu'après l'optimisation, les entreprises ne doivent généralement plus transformer et migrer que cinq à dix pour cent des données de mouvement vers SAP S/4, la quantité de données de base se réduit à environ vingt pour cent, qu'elles peuvent ensuite également reprendre dans une qualité optimale via des outils standard comme le Migration Cockpit de SAP. Tout cela doit être automatisé.

Parallèlement, cette plateforme doit être en mesure d'afficher les données historiques dans l'univers S/4 via SAP GUI ou SAP Fiori, comme si elles y avaient été créées. Cette transformation à la volée via le procédé de "Technical Structure Mapping" - bien entendu sans modifier la structure originale des données historiques sur la plateforme elle-même - doit également être automatique. Ce degré d'automatisation, de l'extraction des données à leur affichage dans le nouvel environnement, est l'essence même d'une transformation en un clic.

Toutes les informations - historiques et opérationnelles - peuvent être nettoyées, enrichies facilement avec des données provenant de sources tierces et préparées de manière optimale pour les scénarios Big Data et Analytics. Cela ne vaut d'ailleurs pas seulement pour les données de mouvement, mais aussi pour toutes les données de base, y compris les bases de données clients, fournisseurs et articles, si importantes pour la transformation numérique.

Trouver des critères pertinents

En outre, la décision concernant les informations que les entreprises doivent transformer à partir de leur base de données actuelle et migrer vers S/4 est prise strictement en fonction des critères pertinents pour l'entreprise. Ainsi, au lieu de reprendre par exemple toutes les données des trois dernières années, les entreprises peuvent délibérément décider de transformer et de migrer uniquement les commandes ouvertes et les données de base des clients et des fournisseurs avec lesquels elles entretiennent des relations commerciales continues.

Dans ce scénario, le CFO et le business peuvent également être apaisés : Car si les directeurs financiers et les départements spécialisés argumentent et agacent parfois leurs collègues IT en leur disant qu'ils ont besoin de toutes les anciennes données dans le nouveau système, il y a ici un malentendu : En réalité, ce dont ils ont besoin, ce ne sont pas les données historiques dans le nouveau système, mais "seulement" l'accès à ces données depuis l'interface de S/4. Avec l'approche de la transformation en un clic, cela fonctionne sans problème. Les utilisateurs ne remarquent même pas, lorsqu'ils accèdent aux données historiques, que celles-ci ne se trouvent pas dans la base de données SAP Hana.

Une fois les informations historiques transférées sur la plate-forme de DMI, les systèmes et applications hérités sont complètement mis hors service. Cela permet en général de supprimer 80% des coûts d'exploitation. Le temps et les coûts nécessaires au filtrage, à la transformation et à la migration des données proprement dits diminuent de moitié. Ce sont là les principaux enseignements et expériences tirés de plus de 2000 projets dans le monde avec JiVS IMP. Comme les données nouvellement ajoutées dans l'univers S/4 peuvent être transférées en continu sur la plateforme, le nouvel environnement et notamment la base de données en mémoire Hana restent durablement légers. Le potentiel d'économie réalisé grâce à ce rightsizing continu devrait être de 25% ou plus sur l'ensemble du cycle de vie du nouvel environnement.

L'approche de la transformation en un clic se caractérise notamment par la séparation systématique et continue des données historiques et des données opérationnelles. La séparation systématique entre les données et les algorithmes n'a pas non plus d'équivalent sur le marché. Cela permet de résoudre le problème fondamental des dépendances décrites. Mais les économies massives réalisées sur les coûts de transformation et d'exploitation ainsi que sur les dépenses liées au nettoyage et à l'harmonisation des données ne font pas tout, loin s'en faut. Car en plus, JiVS IMP conserve les connaissances de transformation et les met à disposition durablement : pour l'accès aux données historiques à partir de S/4 Hana, pour l'accès aux données historiques à partir de systèmes non-SAP et pour la mise à disposition de ces données pour des applications tierces comme par exemple des solutions analytiques.

Penser plateforme avec DMI

Principaux avantages de la plateforme JiVS IMP : 80% de réduction des coûts d'exploitation, 50% de réduction des coûts de migration des données, 100% de sécurité juridique, 25% de réduction du TCO pour S/4. La principale caractéristique technique de la plateforme DMI est son haut degré d'automatisation : depuis l'extraction des données des anciens systèmes et leur harmonisation ainsi que leur optimisation, en passant par la transformation et la migration des objets métier via Application Layer jusqu'à la
transformation automatique pour afficher les informations historiques dans SAP S/4 comme si elles y avaient été créées.

La transformation en un clic ouvre une toute nouvelle dimension en matière de transformation numérique en général et de passage à S/4 en particulier. Cette approche est complétée et affinée par une extension vers la transformation en tant que service. Pour ce faire, Data Migration International a développé une solution Software-as-a-Service. L'idée de ce service en nuage est de permettre aux entreprises d'étudier et de préparer leurs projets de transformation en quelques clics de souris. Pour ce faire, elles ne doivent pas divulguer de données réelles de leurs systèmes. Au contraire, le service travaille exclusivement avec des métadonnées. L'informatique devient ainsi aussi agile que l'entreprise et fait de la vision d'une entreprise pilotée par les données une réalité.