Le surplus de licences SAP est guérissable

Souvent, les licences sont utilisées au-delà des dispositions contractuelles, ce qui augmente le risque d'audits logiciels et de pénalités. Mais il arrive encore plus souvent que l'on achète plus de licences que l'on n'en utilise réellement, ce qui entraîne des coûts élevés qui pourraient être évités.

L'achat de licences en surnombre peut avoir trois raisons :

• Il y a plus de licences coûteuses, liées à des personnes, que de licences réellement nécessaires.
• Un utilisateur dispose de plus d'une licence personnelle, car les outils SAP true-up ne peuvent pas attribuer clairement les comptes d'utilisateurs et les personnes.
• Les employés conservent leurs licences personnelles, même s'ils n'ont plus accès au système SAP.

Une autre question clé importante pour les clients SAP concerne ce que l'on appelle "l'utilisation indirecte". Il s'agit d'accéder au système SAP via une application tierce ou un autre moyen indirect.

Les défis liés à l'octroi de licences SAP augmentent donc, tout comme les possibilités de réduire les dépenses potentielles.

La gestion des licences SAP n'est en effet pas simple. Elle nécessite des informations détaillées et compréhensibles qui expliquent clairement comment les logiciels SAP sont utilisés au sein d'une entreprise.

C'est la seule façon de répondre à des questions importantes, par exemple

• Combien de personnes accèdent au logiciel SAP et quelles fonctionnalités utilisent-elles ?
• L'utilisation est-elle directe, indirecte via des applications tierces ou même les deux ?
• Quels sont les packages SAP utilisés ?
• Quels utilisateurs ont plusieurs comptes ?
• Quel est le niveau d'utilisation actuel des Business Packages (moteurs) ?

Le License Administration Workbench (LAW) de SAP détermine certes le degré de conformité des licences sur la base des licences actuellement attribuées. Cependant, LAW ne collecte et n'analyse pas suffisamment de données pour permettre une optimisation des licences SAP.

Le rapport LAW montre uniquement quelles licences ont été attribuées par l'entreprise. Il ne précise pas comment elle les utilise et si chaque utilisateur SAP dispose effectivement de la classe de licence optimale pour travailler efficacement.

Mais il y a aussi une bonne nouvelle : grâce à des solutions appropriées d'optimisation des licences logicielles, les responsables informatiques peuvent collecter des données complètes et détaillées sur l'utilisation réelle de SAP dans leur entreprise.

Pour optimiser l'attribution des licences liées aux personnes, il faut savoir comment chaque personne de l'entreprise utilise SAP. Seule une optimisation globale des licences logicielles permet de minimiser les risques de non-conformité, et ce à deux niveaux :

D'une part, les autorisations, les droits et les droits d'utilisation sont comparés aux données d'utilisation réelles. Cela permet au service informatique de s'assurer que tous les utilisateurs disposent d'une licence personnelle de la classe de licence appropriée.

D'autre part, l'optimisation des licences logicielles permet d'identifier tous les utilisateurs qui utilisent SAP indirectement. Ces utilisateurs reçoivent alors eux aussi des licences personnalisées de la part du service informatique.

Les licences pour les Business Packages jouent un rôle de plus en plus important chez SAP. Le cloud-on-demand, la mobilité (on-device) et l'in-memory computing (Hana) comptent parmi les principaux domaines de croissance pour SAP et englobent tous les packages.

Il est donc important que les entreprises tiennent compte des packages dans leur stratégie d'optimisation des licences. Une gestion efficace et proactive des licences de packages nécessite une solution capable de trouver toutes les installations de packages SAP sur l'ensemble des systèmes SAP.

En outre, elle doit tenir compte des dispositions relatives aux licences de package ainsi que des indicateurs. Sur la base de ces informations, il est possible de créer des rapports consolidés sur les indicateurs métriques qui incluent tous les systèmes SAP et les packages - une base importante pour le calcul de la consommation des licences de package.

Les solutions d'optimisation des licences SAP offrent aux entreprises toute une série d'avantages. Elles suppriment les coûts de true-up non planifiés, empêchent l'achat de licences ou de types de licences superflus et réduisent le risque de non-conformité.

Compte tenu des contrôles croissants de la part de SAP sur l'utilisation indirecte des licences, c'est un argument de poids.