La sélection des logiciels repensée

Le marché évolue rapidement, passant de grandes installations sur site à des solutions cloud légères et flexibles. Rien que dans l'espace germanophone, il existe plus de 500 solutions différentes sur le marché dans l'environnement ERP.

Les entreprises à la recherche d'un logiciel moderne et adapté à leurs besoins se rendent très vite compte à quel point le choix est complexe et prend du temps. Une comparaison objective est très difficile, car les différents fournisseurs mettent en avant leurs points forts sans tenir compte des besoins du client. L'important est souvent de savoir si la couverture de toutes les exigences de localisation est assurée dans un environnement international. 

Une comparaison neutre des solutions proposées n'est guère possible et prend beaucoup de temps. La direction informatique ou les responsables ne peuvent souvent pas s'en charger en plus de leurs activités quotidiennes. Les questions fondamentales peuvent donner lieu à de longues discussions avant même que les thèmes liés aux processus ne soient mis en lumière, comme par exemple

• Solution cloud ou sur site ?
• Acheter, louer ou prendre en leasing ?
• Stabilité économique du fabricant ?
• Degré d'innovation du fournisseur ?

Tenir compte de tous ces facteurs de manière individuelle peut vite dépasser les capacités de sa propre organisation. C'est pourquoi, chez Just 4 People, nous nous sommes focalisés entre autres sur le conseil en matière de sélection. Nous aidons nos clients à trouver une solution moderne et adaptée à leurs besoins ainsi que le bon partenaire pour l'introduction du logiciel.

Qu'est-ce qui nous différencie des autres services de conseil en sélection ?

Nous ne disposons pas de catalogues d'exigences universels de 10 000 lignes, mais nous développons un catalogue individuel à partir de nos modèles éprouvés et spécifiques à la branche, avec les 300 lignes pertinentes pour notre client. Après la sélection, nous restons à la disposition de nos clients et, si nécessaire, nous accompagnons également l'implémentation en tant que mesure d'assurance qualité ainsi que les autres phases du projet, les optimisations ou les déploiements de la solution.

Comment procédons-nous à une sélection ?

Outre les processus de base, nous nous concentrons sur des thèmes tels que les workflows, les formulaires, les interfaces, les reprises de données et les évaluations, car ils deviennent des facteurs de dépenses dans de nombreuses implémentations. 

Sur la base de nos modèles, nous développons un catalogue de critères obligatoires et facultatifs avec les interlocuteurs concernés des services spécialisés, de l'informatique et de la direction. Ce faisant, nous nous concentrons très fortement sur les processus clés critiques qui peuvent être qualifiés de caractéristiques uniques et qui doivent absolument être représentés dans une nouvelle solution. L'objectif est d'identifier une solution qui offre déjà une couverture maximale des exigences avec des fonctionnalités standard.  

En comprenant les exigences des secteurs de l'entreprise, nous les traduisons en un catalogue d'exigences approprié. Nous comparons ce catalogue avec le marché actuel et approchons les fournisseurs correspondants.

Pour les présentations des fournisseurs, nous mettons à la disposition de nos clients des catalogues de critères éprouvés pour une évaluation neutre et réaliste des fournisseurs, afin de créer ici la plus grande comparabilité possible.

Au-delà de la simple sélection, nous soutenons nos clients, si nécessaire, dans les étapes suivantes jusqu'à la conclusion du contrat ; notre longue expertise dans la rédaction des contrats et le conseil en matière de licences nous aide à cet égard. Notre vaste réseau, qui s'étend à tous les niveaux des différents fournisseurs, est un élément important pour obtenir le meilleur résultat possible.

Lors de l'élaboration du contrat, il est pertinent de clarifier en détail les prestations et les obligations de collaboration. Sur la base des matrices RACI ou RASCI, qui font également partie intégrante du contrat, on définit clairement à l'avance qui est responsable de quels sujets ou qui doit être soutenu ou informé. Le plus grand soin et la plus grande précision dans cette définition rendent une mise en œuvre réussie plus probable. 

Si l'accompagnement du projet se poursuit pendant la phase d'implémentation, notre expérience acquise au cours de nombreuses introductions ERP nationales et internationales est mise à profit. Nous savons ce qui peut mal tourner dans ce genre de projet et nous nous assurons que nos clients n'aient pas à faire cette expérience. 

Pourquoi sommes-nous, chez Just 4 People, le partenaire idéal ? 

Grâce à nos 25 ans d'expertise ERP et SAP, nous apportons une connaissance approfondie du marché et sommes neutres vis-à-vis des fournisseurs. Cela signifie que nous mettons l'accent sur les exigences tout en nous concentrant sur les processus clés de notre client. Mais le point probablement le plus important est notre neutralité, car nous ne recevons aucune commission ou autre rémunération d'aucun fournisseur de logiciels pour nos conseils. Nous sommes payés par nos clients pour faire un choix neutre. Cela nous place dans une position de force pour négocier avec les fournisseurs tout au long du processus de sélection et de la phase de négociation du contrat.

Que disent nos clients de notre démarche ?

Dans le cas de Phytec Messtechnik GmbH, nous avons sélectionné un fournisseur ERP parmi huit prestataires par le biais d'un processus de sélection en trois étapes avec Beauty Contest et avons également accompagné de manière déterminante les négociations contractuelles. Actuellement, nous soutenons le projet d'introduction en tant qu'assureur qualité et conseiller en matière de processus.

Bodo Huber, directeur général de Phytec Messtechnik GmbH : "Grâce au soutien et à la grande expertise professionnelle apportés par Just 4 People, nous avons pu mener à bien le processus de sélection en un peu plus de trois mois. La collaboration a été extrêmement professionnelle et marquée par une grande confiance mutuelle".

La société OBE GmbH & Co. KG ainsi que la société MIM plus Technologies GmbH & Co. KG est une entreprise familiale active au niveau international dont le siège se trouve à Ispringen, dans le nord de la Forêt-Noire. Elles font partie des leaders mondiaux de la fabrication de composants pour l'industrie des lunettes. Nous y avons accompagné le choix de l'ERP pour plusieurs sociétés et sites de production et soutenu les négociations de contrats et de licences.

Peter Specht, directeur général de OBE GmbH & Co. KG : "La collaboration avec J4P nous a permis de préciser nos besoins pour un futur système ERP. Le savoir-faire, l'approche adaptée à nos besoins et l'expérience de J4P nous ont permis de prendre la bonne décision".