Sécurité pour le changement de système

Outre la migration à l'échelle de l'entreprise vers un nouveau système ERP, il existe de nombreuses raisons pour des projets de migration de données plus importants : les acquisitions d'entreprises, l'intégration de parties d'entreprises, de sous-traitants ou de filiales étrangères en font partie, tout comme l'intégration de systèmes PLM ou de commerce électronique. Les défis se posent dans trois dimensions : la simple quantité de données, les détails incroyablement nombreux tels que les longueurs de champ, les formats de données, les langues, les unités ou les tranches de numéros qui, lors d'un transfert, doivent parfois d'abord être convertis à grands frais puis correctement attribués, et enfin les nouvelles exigences qui doivent être satisfaites avec les anciennes bases de données.

Logiciel et meilleures pratiques développés

simus systems relève ces défis avec la suite logicielle simus classmate, dont fait partie le programme classmate DATA. Dans une première étape du projet, les anciennes données d'un client y sont lues, analysées, structurées et nettoyées. Les fichiers CSV ou TXT contenant des données non structurées provenant de systèmes ERP ou PDM sont systématiquement comprimés, enrichis et structurés grâce à des ensembles de règles intégrés et adaptables.

Des tableaux de mappage sont élaborés pour chaque groupe de données avec le client et un éventuel intégrateur de systèmes impliqué, afin de définir la répartition des données sur les champs cibles respectifs dans le nouveau système. Simus systems implémente ensuite ces règles dans simus classmate et commence les premiers tests.

Enfin, les informations de cartographie sont entièrement calculées et écrites dans une base de données pour chaque type d'objet. On obtient ainsi une base de données flexible et indépendante qui peut être utilisée pour le nettoyage et la modification des fiches de matériel, des documents, de l'équipement et des gammes opératoires, mais aussi pour répondre à de nouvelles exigences. Ces données sont préparées en fonction du type d'objet et du système SAP cible. 

Les interfaces classmate SAP permettent ensuite de transférer les données de manière sélective pour les créer ou les modifier dans le nouveau système SAP. Enfin, les protocoles d'erreurs sont évalués, des contrôles de quantité sont effectués et le processus est documenté pour le contrôle de la qualité.

Introduction ou adaptation d'une classification

Dans un deuxième temps, il faut veiller à ce que les données restent bien classées et faciles à trouver à long terme. Pour cela, il est judicieux d'adapter, d'étendre ou d'introduire une classification, qui est généralement élaborée dans le cadre d'ateliers avec le client.

Classmate DATA prend en charge des normes telles que eCl@ss ainsi que des systèmes de classification spécifiques à l'entreprise. Le principal avantage de l'utilisation du logiciel réside dans le fait que la classification n'est pas seulement déduite de manière théorique, mais qu'elle est réellement évaluée sur la base des données et contenus existants. Un système de classes de bonnes pratiques spécifique à la branche, développé par simus systems comme l'essence de nombreux projets, peut être utilisé comme base. 

Il est possible de définir des caractéristiques et des classes via l'interface simus classmate, non seulement lors de la création, mais aussi lors des optimisations et des adaptations nécessaires. Les objets peuvent être automatiquement classifiés et évalués, et leur conformité avec SAP peut être vérifiée. De même, des interventions manuelles sont possibles. Les modules SAP classmate mentionnés ouvrent également un accès en lecture et en écriture aux données structurelles telles que les classes, les caractéristiques et les dépendances. 

Exemple d'application des compresseurs Piller

La société Piller Blowers & Compressors GmbH montre comment un tel projet se déroule dans la pratique. Simus systems a conseillé le fabricant international de soufflantes dans la mise en place d'une classification et a préparé les données de base pour une migration du système ERP vers SAP S/4HANA.

L'ensemble de la base de données articles a été fondamentalement remanié et massivement réduit, ce qui a permis d'améliorer considérablement la qualité des données. simus classmate a été introduit pour la classification et la gestion des données de base : Des outils conviviaux synchronisent depuis lors les données directement avec le système ERP. 

En tant qu'entreprise familiale active dans le monde entier, Piller développe et fabrique des soufflantes haute performance pour l'industrie de transformation. Lorsqu'en 2016, le leader technologique a décidé de remplacer son système ERP existant par SAP S/4HANA, les données de base ont été analysées afin de déterminer si elles étaient migrables. "Environ 360 000 fiches articles ont été recherchées et trouvées à l'aide de désignations", rapporte le CIO Thomas Henzler. "Comme ces textes sont limités à un petit nombre de caractères dans SAP S/4HANA, une réorientation complète était nécessaire." 

Au premier trimestre 2017, un projet a été lancé avec deux objectifs : la mise en place d'une classification spécifique pour une meilleure récupération et l'amélioration de la qualité des données pour la migration vers S4HANA. C'est simus systems qui a été choisi comme prestataire de services : "D'une part, nous avons été impressionnés par la grande compréhension technologique et la richesse de l'expérience de projet des ingénieurs en construction mécanique de simus".explique Thomas Henzler. "D'autre part, ils ont apporté avec simus classmate des outils optimaux pour une utilisation directe dans l'environnement SAP."

Une classification spécifique au client avec des caractéristiques matérielles a été élaborée avec tous les domaines spécialisés. La base de données a été testée et optimisée jusqu'à ce qu'un niveau optimal soit atteint. Ce faisant, le nombre d'enregistrements de la base de données articles a pu être réduit presque de moitié. 

Avec le soutien de simus systems, la migration des données a été achevée à temps pour la mise en service le 2. 3. 2020. "Simus connaît les structures de données SAP en détail et a pu nous aider au mieux en tant que nouvel utilisateur".se réjouit Henzler. "C'est entre autres grâce à cette expérience que nous avons réussi la migration des données." Un processus automatisé de création de fiches articles veille désormais à ce que seules des fiches complètes et sans erreurs soient introduites dans le nouveau système ERP. La décision d'introduire certains outils de simus classmate dans l'entreprise a également été prise pendant le projet : ".Les solutions telles que classmate FINDER fonctionnent de manière ultra-rapide, transparente et conviviale.", estime le CIO. "Après avoir examiné les mêmes processus dans le système ERP, notre décision était prise." Tous les utilisateurs du nouveau système ERP profitent désormais de la qualité des données ainsi gagnée. "Les résultats des outils d'analyse graphique de S/4HANA correspondent toujours à la qualité des données sous-jacentes.", rapporte Thomas Henzler. "Une tendance des commandes par groupe de marchandises n'apporte donc de véritables informations que si les groupes de marchandises sont correctement gérés."

Une large clientèle dans l'industrie

À l'instar de Piller, de nombreux projets se déroulent avec simus systems et peuvent être menés à bien grâce à une connaissance intensive des processus dans les branches de l'industrie manufacturière et des systèmes SAP. Avec plus de 18 ans d'expérience et une équipe de collaborateurs compétents, les nouveaux défis sont volontiers relevés.