La procrastination dans la gestion des licences SAP ? Ça va coûter cher !

Il ne fait aucun doute que l'activité de licence dans le domaine SAP est plus que complexe. Il n'est donc pas surprenant que l'on traite ce sujet avec beaucoup de respect et que l'on préfère toujours le repousser devant soi. Là où les "grandes entreprises" s'offrent la fonction d'un gestionnaire de licences interne, les PME se retrouvent souvent seules, à moins de faire appel à un soutien externe.

La pratique prouve que cela s'avère rapidement payant sur le plan financier : un client de q.beyond, par exemple, a pu procéder à diverses adaptations après une révision intensive des licences par le biais de structurations utilisateur/utilisateur et a finalement pu réaffecter une somme moyenne à six chiffres en frais de licence.

Si les entreprises sont sous-licenciées, elles risquent de devoir payer un supplément douloureux ; si elles sont surlicenciées, elles paient trop. En principe, la règle est la même que dans la vie normale : Si l'on utilise quelque chose, il faut le payer. Si l'on a quelque chose en double, on peut aussi le vendre. C'est là que commence le problème, car : SAP ne le veut pas et met divers obstacles sur le chemin des clients - mais les autres hyperscalers de logiciels ne sont pas meilleurs.

La bonne nouvelle : chez SAP, il y a les possibilités des Extension Policies. Cela ne fonctionne peut-être pas toujours de manière efficace, c'est compliqué, mais on peut convertir son logiciel. Une autre façon de tracer une ligne droite dans ses licences SAP est de passer à S/4 Hana. Une relance complète dans un nouveau monde de licences SAP ordonné est possible.

Les experts SAP commencent généralement la révision des licences par un inventaire : combien et quelles licences sont disponibles et comment sont-elles réellement utilisées en termes réels et fonctionnels ? Le type d'utilisateur représenté dans le modèle de rôle est-il vraiment le bon à l'endroit où il est utilisé ?

Dans l'optique de la numérisation et/ou des changements de processus, il s'agit de savoir si ce type d'utilisation(s) sera encore correct ou même nécessaire à l'avenir. Un processus qui, par exemple, fonctionnait encore récemment d'homme à machine, est désormais couvert par une machine à machine. Avec une feuille de route, les entreprises définissent avec les conseillers externes les prochaines étapes, par exemple pour une transformation prévue vers S/4 Hana.

Une vision nécessaire

Le thème douloureux de l'utilisation indirecte est récurrent ici. Du point de vue de SAP, il est certainement compréhensible de demander une redevance pour une utilisation de base de son système. Surtout lorsqu'un utilisateur final ou un bot lance un processus dans le système qu'un utilisateur (payant) a lancé hier.

Mais à l'ère du numérique, une information, un jeu de données est-il toujours le début d'un processus ? Un champ de mines inépuisable, mais surtout peu clair. Si les entreprises ont optimisé leurs licences indépendamment de la pression temporelle du récolement, elles ont une bien meilleure position de négociation. Elles sont parfaitement préparées et évitent les paiements ultérieurs coûteux ainsi que les coûts élevés et inutiles résultant de l'octroi de licences excessives.

Avoir toujours la vision nécessaire dans tout cela, c'est-à-dire savoir idéalement dès aujourd'hui si le travail du collaborateur X nécessitera encore une licence professionnelle d'ici la fin de l'année, n'est pas du tout facile. Pour cela, il faut avoir une vision globale, de la stratégie de l'entreprise au modèle d'exploitation en passant par les processus.

Comme dans un orchestre, il faut pour cela non seulement les bons instruments et les bonnes méthodes, mais aussi le bon chef d'orchestre. Conclusion ? Il vaut vraiment la peine de surmonter le complexe de procrastination et de professionnaliser la gestion des licences. Là encore, il suffit de le faire, car même le chemin le plus long commence par le premier pas.