La méthodologie S/4 Booster

Les responsables SAP sont souvent confrontés à un dilemme : la conversion du système ERP existant vers S/4 Hana (approche brownfield) n'est souvent pas facile à réaliser à court terme, car les modernisations dans S/4 Hana nécessitent un projet de grande envergure impliquant les départements spécialisés et les utilisateurs clés.

Une nouvelle introduction de S/4 Hana (approche Greenfield) nécessite toutefois un projet encore plus vaste, afin de créer d'abord un Business Blueprint, puis de décider quels processus commerciaux seront représentés dans le système et comment.

D'un autre côté, il est souhaitable de faire profiter le domaine spécialisé des progrès réalisés dans le système S/4-Hana dans un avenir proche : Outre les fonctionnalités améliorées, le changement de paradigme de l'interface utilisateur graphique SAP orientée sur les transactions vers une interface Fiori moderne avec des éléments de workflow, des listes, des surveillances de délais et également des transactions est hautement attractif pour de nombreux utilisateurs.

Ceci non seulement pour des raisons fonctionnelles, mais aussi pour mettre à la disposition des collaborateurs une interface visuellement attrayante pour l'ERP, qui s'adapte à l'univers de travail et d'expérience de la jeune génération.

La méthodologie Alegri-Booster permet de contourner ce dilemme de manière élégante et habile : Le domaine spécialisé reçoit à court terme les fonctionnalités les plus modernes avec une interface attrayante - pour les processus commerciaux existants et connus du système ERP existant avec ses propres données réelles. Cela se fait sans projet de conversion et sans conversion coûteuse du système.

Le projet Push devient Pull

D'un point de vue stratégique, cette approche est très habile : Au lieu de devoir faire de la publicité dans toute l'entreprise pour un passage souvent coûteux à S/4 Hana afin d'obtenir un budget et des capacités de collaborateurs, il est possible de montrer à court terme et à peu de frais à quoi ressemblera l'avenir.

Cela signifie que l'analyse de rentabilité peut déjà être réalisée concrètement pour un département. Ainsi, un projet "push", qui doit d'abord être "imposé" en interne, peut devenir un projet "pull", pour lequel les départements spécialisés "tirent" - et ont également un intérêt propre à soutenir le projet.

Cela fait avancer la transformation numérique initiée avec S/4 Hana et aide ainsi l'entreprise à introduire les changements nécessaires à un stade précoce et avec un bon soutien ERP.

En effet, l'utilisation d'interfaces modernes sur des appareils mobiles de différentes origines et tailles est un aspect à ne pas sous-estimer pour la fidélisation des collaborateurs et la perception de l'informatique interne comme moteur de la modernisation.

Comment Alegri a-t-elle réalisé cette méthodologie de booster ?

Un système S/4 actuel est placé devant les systèmes ECC 6.0 existants, comme une sorte de proxy. Des fonctionnalités sélectionnées, par exemple pour les achats, sont étendues par des développements internes, de sorte que les données nécessaires sont chargées ponctuellement à partir des tables correspondantes d'un système ECC-6.0 existant.

Cela se fait selon le principe "pull", de sorte que les systèmes existants peuvent continuer à être exploités sans être touchés ni modifiés ; aucun changement n'est nécessaire dans le système central !

Cette connexion peut se faire via RFC (Remote Function Call), mais aussi via d'autres interfaces comme OData ou IDocs, afin de limiter au maximum l'intervention dans les systèmes existants.

Techniquement, ce système de booster peut être réalisé de différentes manières : par un autre système on-premise ou également par un système dans une solution IaaS comme par exemple Microsoft Azure.

Comme les systèmes ECC 6.0 existants continuent d'être utilisés dans leur intégralité et que le système S/4-Hana n'est alimenté qu'avec les données essentielles pour les fonctionnalités modernisées, ce système d'appoint est très léger.

Une utilisation dans un cloud IaaS présente l'avantage supplémentaire de pouvoir tester la méthodologie avec des copies des systèmes existants, sans nécessiter d'investissement matériel.

Cela signifie que le lancement d'un projet peut être abordé à court terme et sans risque, avec un investissement minimal, et que l'utilisation ultérieure de la méthodologie Booster peut également se faire en mode "pay as you go".

Cockpits basés sur Fiori 2.0

Il est désormais possible d'utiliser des fonctions modernisées telles que la gestion centralisée des stocks ou la planification des besoins en matériel (MRP) inter-usines.

De même, Fiori 2.0 permet de créer des cockpits spécifiques à l'utilisateur qui affichent d'un seul coup d'œil aussi bien les éléments de liste, les dépassements de délais, les évaluations et les transactions - et ce avec un design récompensé par le prix reddot.

Il est ainsi possible pour le service spécialisé d'acquérir déjà de l'expérience et de s'adapter à des fonctionnalités améliorées et à des interfaces basées sur les rôles : avec ses propres données, avec ses propres fonctionnalités - ce qu'un système de démonstration ne peut pas faire.

Dans un premier temps, Alegri a développé la méthodologie Procurement Booster pour les achats. Dans chaque système de production (un/plusieurs ERP, SRM et systèmes APO, solutions 3rd-Party décentralisées), il existe des fonctionnalités d'approvisionnement.

Ceux-ci sont assez bien délimités et possèdent donc peu d'interfaces avec d'autres modules du système ERP. Elles peuvent être optimisées en synchronisant les données nécessaires sur un système central sur S/4 Hana. Pour ce faire, les propres données réelles sont utilisées et les améliorations suivantes peuvent alors être avisées.

Pour l'approvisionnement des centres de coûts

• possibilité de soutenir les processus de validation avec des interfaces modernes, par exemple avec des applications Fiori standard pour les validations
• des cartes d'achat centrales pour le matériel de bureau et informatique, par exemple les PC, les moniteurs, les imprimantes, les toners, les licences
• approvisionnement rapide des services spécialisés avec des coûts de manutention réduits
• des relations avec les fournisseurs peu nombreuses, mais intenses et optimales en termes de coûts
• Possibilité de faire gérer les stocks par les fournisseurs
• Pour les matières premières et les composants : risque de stock réduit avec une disponibilité plus rapide des composants
• Achats optimisés en fonction de la taille des lots et donc avantages en termes de coûts
• Aperçu du stock et donc délais de livraison réduits
• des coûts de manutention beaucoup plus faibles à l'achat
• Utilisation des fonctionnalités SCM (anciennement APO) pour optimiser les processus dans l'ensemble de l'usine

Il ne faut pas sous-estimer l'augmentation de la productivité grâce à l'utilisation de cockpits que l'on compose soi-même et dans lesquels les informations les plus diverses sont condensées en une représentation basée sur les rôles et orientée sur les tâches.

Il est ainsi possible d'effectuer des opérations peu complexes dans le métro, par exemple, et pour les décisions stratégiques, les évaluations nécessaires sont déjà disponibles sous forme agrégée.

L'adaptation aux nouveaux appareils, le développement des fonctionnalités et la maintenance de ces interfaces sont effectués par SAP, ce qui signifie que l'utilisateur final en profite en permanence dans le cadre de la maintenance habituelle du logiciel.

Un autre aspect du passage à S/4 Hana est le passage aux partenaires commerciaux en remplacement des débiteurs et créanciers classiques. Pour ce faire, la méthodologie Alegri-Booster est également appropriée :

Cela permet de mettre en place très tôt un système S/4-Hana central qui gère le partenaire commercial central et qui connecte les systèmes ECC 6.0 existants en tant que systèmes satellites.

Il est désormais possible de profiter des avantages du partenaire commercial central, comme par exemple une nouvelle création basée sur le workflow avec un contrôle intégré et très performant des doublons des partenaires commerciaux et une interface centrale uniforme pour les outils 3rd-Party comme par exemple une vérification des embargos.

Avec cette approche, Alegri démontre sa créativité dans l'implémentation efficace de fonctionnalités sélectionnées avant même une transformation complète du système.

Cette démarche est notamment récompensée par l'ISG qui lui a décerné le prix "Rising Star Hana Services" pour 2018, mettant en avant les compétences et l'expérience d'Alegri lors de la transition vers Hana et S/4, tant sur le plan technique qu'applicatif.

Alegri se voit comme un partenaire de l'IT et du CIO dans la modernisation à venir de l'ERP et de l'interface utilisateur sur la voie de l'intégration du business et de l'IT. Ainsi, les conditions sont réunies pour agir en tant que partenaire et catalyseur de la transformation numérique.

En collaboration avec les professionnels, il est possible d'étudier les potentiels et les possibilités des nouvelles technologies et de les transposer dans de nouveaux processus commerciaux jusqu'alors insoupçonnés. La créativité et la liberté de penser, d'agir et de mettre en œuvre "out of the box" sont ici requises.