Vers des processus automatisés grâce à la gouvernance des données de référence

D'une part, les processus automatisés permettent d'améliorer considérablement la qualité des données de base, même dans les structures internationales. D'autre part, de nombreux autres processus d'entreprise peuvent être automatisés par les mêmes moyens et donc accélérés avec une qualité élevée. Dans ce contexte, une mise en œuvre MDG ne doit pas se limiter aux possibilités du système ERP - il existe des solutions informatiques complémentaires qui augmentent énormément l'efficacité.

La gouvernance des données de référence englobe toutes les activités stratégiques, organisationnelles, méthodologiques et technologiques relatives aux données de référence d'une entreprise. Son objectif est de maximiser et de garantir à long terme la qualité des données ainsi que la cohérence des données entre les systèmes et les applications. La numérisation des processus pose des exigences élevées à la qualité des données, qui commence par l'actualité, l'exactitude et l'exhaustivité. Ce n'est que lorsque les données sont conformes aux règles spécifiques du système qu'elles peuvent être traitées par une machine.

Les données doivent être exemptes de contradictions, donc cohérentes et si possible uniques : Les doublons gonflent inutilement le stock de données, entraînent un surcroît de travail, constituent une source potentielle d'erreurs et font grimper les coûts des processus. La masse des données de base exige à elle seule des efforts considérables de la part des entreprises qui doivent remplir ces critères.

La gouvernance des données de référence intègre, outre une solution informatique appropriée, des structures de processus et d'organisation à l'échelle de l'entreprise avec des règles et des responsabilités claires. Les entreprises peuvent - et doivent - ainsi modéliser des processus comme celui de la création de la base de données articles et définir des processus de validation et d'autorisation individuels. Elles disposent alors d'une méthode efficace pour maintenir en permanence la qualité des données de base. Les mêmes moyens et méthodes permettent de soutenir et d'automatiser de nombreux autres processus commerciaux. Des informations textuelles précises peuvent être traduites automatiquement et utilisées comme textes de commande d'achat, informations pour la boutique en ligne ou descriptions pour les catalogues de pièces de rechange.

La création de numéros de série pour les composants et les produits fabriqués industriellement, la garantie d'une traçabilité univoque des composants, des lots et des informations sur la qualité, y compris leur documentation, ou une documentation de validité temporelle des nomenclatures sont des exigences typiques de l'industrie 4.0.

Une fois définis, les processus avec instance de contrôle intégrée en cours d'exploitation assurent ensuite des déroulements rapides et sans erreur selon les normes et règles en vigueur. Le concept de Master Data Governance semble adapté à l'élimination des défauts de qualité des données de base à un coût raisonnable. Grâce à une surveillance permanente et à des mécanismes de correction automatiques, il apporte une grande sécurité à de multiples processus numériques. Pour la réalisation d'un projet MDG, il est recommandé de procéder d'abord à un nettoyage et à une restructuration fondamentaux des données de base à l'aide d'outils spécialisés dans ce domaine, qui permettront également de mettre en œuvre le projet MDG suivant de manière plus efficace qu'un système ERP.