La gestion des données nécessite des règles claires

Il y a probablement peu de sujets qui préoccupent autant les entreprises actuellement que la numérisation.

"La transformation axée sur les données est devenue une question de vie ou de mort dans la plupart des industries".

Le Boston Consulting Group a mis les points sur les i.

Depuis longtemps déjà, la quantité de données est inimaginable - et elle continue de croître de manière exponentielle. Selon Infosys (2015), la quantité de données structurées, dont font partie les données de base telles que les données clients, fournisseurs, produits, collaborateurs et financières, augmente à elle seule de plus de 40 % par an.

Pilote de la qualité des données

Les données ne sont pas une fin en soi, la qualité des données n'est pas un "facteur d'hygiène" ni un passe-temps superflu pour les nerds de l'informatique. La nécessité de maintenir une qualité de données élevée et constante résulte plutôt d'exigences commerciales solides. Selon Otto/Österle (Corporate Data Quality, 2016), les principaux moteurs de la qualité des données sont les suivants :

Une vision à 360 degrés du client : La connaissance du client est le point de départ du marketing et de la vente, mais aussi du développement de produits et de services. C'est pourquoi les entreprises doivent être en mesure de disposer de toutes les informations sur les besoins du client.

Acquisitions et fusions d'entreprises : L'intégration sans heurts des rachats d'entreprises nécessite des directives contraignantes pour la saisie, la gestion et l'utilisation des données de base.

Les données doivent être saisies le plus près possible de la source et correctement dès la première saisie (principe du "first time right"). Les silos de données sont à proscrire d'emblée. Tous les secteurs d'activité, fonctions et marchés doivent travailler avec une base de données intégrée.

Conformité : la densité réglementaire croissante oblige les entreprises à se conformer à un nombre important et croissant d'exigences et de prescriptions légales et administratives.

le reporting : Malgré l'utilisation de logiciels d'entreprise performants, les entreprises ne pourraient souvent pas répondre à des questions fondamentales, comme par exemple

• De combien de produits se compose notre assortiment ?
• Quel est le volume d'achat avec les dix plus grands fournisseurs ?
• Quel est le chiffre d'affaires que nous avons réalisé avec notre plus gros client au cours du dernier exercice ?
• La raison en serait l'absence de ce que l'on appelle une "source unique de vérité".

Excellence opérationnelle : la standardisation et l'automatisation des processus commerciaux permettent aux entreprises de réaliser des économies d'échelle tout en réduisant leur complexité. La condition préalable est une compréhension uniforme des données dans l'entreprise, qui sont utilisées dans tous les domaines d'activité.

Condition préalable : la gouvernance des données

Pour répondre à ces exigences de qualité élevée et constante des données, les entreprises pourraient décider de mettre en place une solution logicielle professionnelle pour la gestion des données de base.

Elle permet d'avoir une vision à 360 degrés du client, de décentraliser la collecte des données, de respecter le principe du "First time right", de surmonter les silos de données, de permettre le respect des dispositions réglementaires et de fournir une "Single Source of Truth". Ce n'est donc pas une mauvaise idée !

Non, certainement pas. Il est toutefois important de rappeler que si les logiciels fournissent les bons outils, ils ne font pas le travail nécessaire pour développer un programme de gouvernance des données efficace.

C'est pourquoi l'assistance informatique par une solution de gestion des données de base ne peut avoir lieu que si les processus d'entreprise ont été préalablement ajustés et que des règles ont été établies pour le traitement des données.

C'est précisément ce qui exige une gestion professionnelle des données de base : chacun ne peut plus faire ce qu'il veut dans son silo de données ; il existe des directives claires qui empiètent naturellement sur les territoires souverains.

Par exemple, le service commercial ne peut pas utiliser "ses" données comme bon lui semble, mais doit se conformer à des directives concernant les données à gérer, où et comment, qui doit les autoriser, etc. De plus, les responsables doivent également répondre de l'exactitude et de l'exhaustivité des données.

En bref : pour garantir durablement la qualité des données, il faut établir des processus commerciaux et des responsabilités uniformes et définir des règles et des normes pour le traitement des données de base, la saisie, la validation et la mise à jour des données. Sans une gouvernance des données efficace, rien n'est possible !

La gouvernance des données "définit des rôles et leur attribue des responsabilités pour les fonctions et les tâches de gestion de la qualité des données". En outre, elle "établit des directives et des normes à l'échelle de l'organisation pour la gestion de la qualité des données et assure la conformité avec la stratégie de l'entreprise et les directives externes", définit B. Otto (2007).

La gouvernance des données doit s'appliquer à l'ensemble de l'entreprise, car les conséquences d'une mauvaise qualité des données, telles que l'inexactitude des rapports, les désaccords sur l'adéquation et la crédibilité des sources de données et les mauvaises décisions dues à des définitions erronées, sont transversales.

Gouvernance des données et MDM dans la pratique

Pas de doute : la gouvernance des données est essentielle pour une gestion efficace des données de base. Une solution logicielle professionnelle fournit alors le soutien technique. Le MDM seul - sans gouvernance des données - pourrait n'être qu'un hub ou une consolidation des données de base, sans la définition de règles pour le traitement des données et l'adaptation de l'organisation, des structures et des processus.

La gouvernance des données crée le cadre d'ordre et de contrôle nécessaire comme base organisationnelle pour pouvoir introduire une gestion des données de base dans l'entreprise. Les rôles, les responsabilités et les processus pertinents doivent être définis à cet égard.

Par exemple, les politiques appropriées devraient définir qui est responsable de certaines données et du respect des normes de qualité - et qui ne l'est pas. Il convient également de clarifier les rôles des collaborateurs qui manipulent les données et la manière dont ils doivent les traiter.

En outre, il convient de définir les normes selon lesquelles les données sont collectées. Il convient ici de définir les exigences minimales à respecter en matière de données et les règles de sécurité à observer.

Pour mettre en œuvre la gouvernance des données de manière efficace, il est possible d'installer un bureau de gouvernance des données en tant qu'autorité institutionnalisée en matière de données, qui définit l'utilisation des données au sein de l'entreprise.

L'office se compose de représentants des secteurs d'activité concernés ; il est possible de faire une distinction entre les domaines spécialisés (fonctions commerciales centrales/décentralisées, finances, RH, informatique) ou les domaines géographiques (toutes les fonctions d'une représentation nationale).

À quoi ressemble concrètement un soutien à la gouvernance des données ? Les données peuvent être saisies par différents utilisateurs dans un système, validées par le siège du groupe et distribuées aux systèmes pertinents.

Cela se fait sur la base de processus qui peuvent être définis par les entreprises elles-mêmes, y compris les validations et les workflows. Les documents peuvent documenter, au sein d'un processus (requêtes), quel utilisateur ou quel groupe d'utilisateurs a saisi quelles données et qui a validé ces données sur la base de quelles informations.

Conclusion

En somme, la gouvernance des données est loin d'être anodine. La gouvernance des données est synonyme de changement - dans tous les sens du terme. La gouvernance des données modifie la responsabilité des décisions, la responsabilité de toutes les personnes impliquées dans le processus, modifie les flux de travail et les processus - en bref :

La gouvernance des données change la manière dont l'entreprise fonctionne. Cela ne doit effrayer personne. Au contraire : pour une gestion réussie de la qualité des données et des données de base, et donc pour l'établissement d'une "source unique de vérité", la gouvernance des données est une fonction de direction indispensable.