XFacture fait avancer la numérisation

Avec XRechnung, l'Allemagne dispose enfin d'une norme pour l'échange de données de facturation, qui définit la structure d'une facture électronique. Grâce à ce format uniforme, les contractants et les donneurs d'ordre du secteur public peuvent désormais automatiser leurs processus de facturation.

Depuis avril 2020, toutes les autorités, tous les pouvoirs adjudicateurs et toutes les institutions doivent être en mesure de recevoir le format XFacture, et en novembre, les factures devront désormais être obligatoirement transmises dans ce format. Les entreprises B2G qui fournissent des services aux institutions publiques doivent l'avoir à l'esprit si elles ne veulent pas risquer de perdre des marchés.

Il est donc temps de préparer son système ERP aux exigences du traitement automatisé des factures - il faut garder à l'esprit les exigences légales et le traitement des formats XML spécifiques aux pays dans le cadre de la facturation internationale. Différents outils convertissent les factures du système ERP au format XFacturation et inversement, via des interfaces d'importation ou d'exportation standardisées.

Notre conseil : mettre l'accent sur la conversion des données de facturation au format XFacturation et les transmettre d'abord par e-mail aux autorités. Cela est généralement rapide à mettre en œuvre - un quick-win dans le projet de facturation électronique. Dans l'étape suivante, les entreprises peuvent intégrer d'autres voies de communication, comme par exemple le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), un réseau de transmission entièrement automatisée de documents électroniques.

Les données sont alors envoyées ou reçues via un point d'accès certifié (PEPPOL Access Point). Une seule connexion permet ainsi d'échanger des documents avec tous les participants dans tous les pays PEPPOL. Ce canal est particulièrement adapté à la facturation régulière des autorités publiques : En effet, elles sont tenues d'accepter les factures via le réseau PEPPOL.

En tant que format de données structuré basé sur XML (UBL-XML), la XFacture sert à transmettre les données de facturation. La Core Invoice Usage Specification (CIUS) définit les caractéristiques spécifiques à chaque pays pour le format XFRacture. L'utilisateur ne peut pas interpréter facilement les informations de facturation elles-mêmes, car celles-ci sont transmises au format XML "technique".

Avec ZUGFeRD, un autre format de facture allemand mais hybride, il en va autrement : il se compose d'une représentation visuelle au standard PDF/A-3 et d'un fichier XML lisible par machine. Ce dernier permet d'enregistrer automatiquement la facture électronique dans le système ERP après sa réception. En France, il existe un équivalent du format de données structuré ZUGFeRD version 2, le format Factur-X. Ce format est utilisé par les entreprises et les administrations publiques.

Les trois formats ZUGFeRD, Factur-X et XRechnung conviennent à tous les usages. La recommandation pour les entreprises est la suivante : Les autorités allemandes, en tant que destinataires de factures B2G, ont besoin de XRechnung - dans la communication B2B entre les grossistes et leurs clients, c'est actuellement ZUGFeRD (version 1) qui est principalement utilisé.

On peut s'attendre à ce que la norme XFacturation se répande rapidement et devienne bientôt courante dans le secteur B2B. Les entreprises feraient bien d'intégrer dès aujourd'hui ce format dans leurs processus commerciaux - non seulement parce que le législateur l'exige, mais aussi parce que le traitement électronique et automatisé des factures accélère considérablement les processus.

Les avantages du traitement numérique des factures sont évidents : les factures peuvent être traitées et payées plus rapidement, la multitude d'activités manuelles telles que le scannage ou la saisie des données est supprimée. Grâce à l'économie de papier, le bilan carbone s'améliore et les entreprises économisent les frais d'affranchissement des lettres. Avec XRechnung, l'Allemagne fait un grand pas vers la numérisation à grande échelle.