La danse avec les systèmes

Une récente étude sur les utilisateurs de SharePoint le révèle : 88 pour cent des 300 personnes interrogées l'utilisent comme portail pour les collaborateurs, 86 pour cent règlent sur cette base leur gestion de documents ainsi que le stockage de fichiers et 84 pour cent exécutent leurs processus commerciaux via le logiciel de Microsoft.

Ce faisant, ils utilisent SharePoint pour des tâches très différentes. Qu'il s'agisse de la mise en ligne de textes rédactionnels dans la zone d'actualités, de la gestion et du contrôle du contenu pour la planification de campagnes ou de la planification des congés.

C'est justement parce que la plateforme dispose d'un très grand nombre de fonctions qu'elle est utilisée de manière "hétéroclite" par tous les services de l'entreprise, comme le marketing, l'informatique, la vente, et adaptée à leur propre activité.

En effet, à la fin de la journée, la seule chose qui compte est la convivialité et l'intuitivité de l'outil.

Il est prouvé que SharePoint est sur la bonne voie en ce qui concerne la convivialité, mais il est urgent d'éliminer les maladies de jeunesse. En effet : la convivialité est jugée majoritairement positive par les utilisateurs interrogés.

Néanmoins, la majorité considère que l'utilisabilité restera le critère d'achat numéro un lorsqu'il s'agira d'introduire un logiciel de portail.

Microsoft a également reconnu ce point et, à première vue, ne promeut que des avantages prometteurs pour les nouvelles fonctions mobiles et d'équipe de son "Intranet de poche" :

Une meilleure convivialité, une productivité accrue, un meilleur travail en réseau et flexible et, enfin, le cloud est proclamé comme support pour l'entrée de l'intranet dans l'ère numérique.

Le front-end polyvalent, y compris les sites d'équipe et les pages de projet, sera donc encore plus convivial et utilisable de manière individuelle ?

Pas tout à fait, car le seul fait de considérer l'application SharePoint comme la base du prochain projet ou des workflows n'est qu'une partie du puzzle.

En effet, le problème le plus important pour une bonne utilisabilité n'apparaît que lorsqu'il s'agit de l'accès aux données depuis des systèmes tiers, comme le système ERP de SAP.

Le tour de force : exporter les données pertinentes nécessaires au travail sur l'interface SharePoint depuis des environnements SAP encombrants et lourds et les amener au bon endroit.

C'est justement à cette interface entre les deux mondes de systèmes que les entreprises devraient accorder une grande importance si elles veulent proposer leurs investissements SAP et SharePoint de manière raisonnable et profitable à leurs collaborateurs dans le cadre d'une association solide.

Qualité des données et réduction

En effet, en un clin d'œil, une plateforme de collaboration liée à un projet peut se transformer en un environnement de projet à part entière en combinaison avec un système ERP - décompte automatique des heures de travail pour le projet inclus.

Cela présente l'avantage d'améliorer la qualité des données et de réduire les étapes de travail. En effet, qui voudrait encore faire des allers-retours fastidieux entre deux mondes de systèmes différents afin d'en extraire les bonnes données pour son activité ?

De plus, la plupart des utilisateurs de SharePoint ne disposent de toute façon pas des connaissances SAP nécessaires pour pouvoir même effectuer cette démarche.

Frais de formation SAP

"Celui qui sait utiliser un iPhone est loin de savoir comment les rouages informatiques s'engrènent derrière".

Peter Wohlfarth de l'entreprise de logiciels Theobald Software de Stuttgart compare le comportement des utilisateurs de SharePoint.

"Une telle intégration des données rendrait également complètement inutile l'immense effort de formation nécessaire à l'apprentissage de SAP".

est convaincu le fondé de pouvoir.

Et comme si cette seule tâche ne rendait pas déjà la vie des responsables informatiques assez difficile, l'étude révèle que d'autres intégrations de systèmes tiers viennent s'y ajouter.

Avec près de 37 %, près d'un tiers des décideurs de l'étude intègrent en priorité un logiciel de gestion de projet dans leur environnement SharePoint, suivis de 27 % qui se penchent actuellement sur l'interface entre SAP et SharePoint.

La troisième place est partagée entre les logiciels de groupe/courrier électronique et les intégrations CRM.

Convivialité

C'est sur le thème de l'utilisabilité que commence le grand changement de mentalité pour l'informatique d'entreprise qui, jusqu'à présent, pensait et agissait plutôt à court terme en termes de solutions à des problèmes d'interface système isolés qu'il fallait mettre en œuvre.

"Pour eux, il ne s'agira plus d'administrer au mieux les interfaces, mais plutôt de penser au-delà des systèmes : d'augmenter globalement la qualité de service pour l'utilisateur final grâce à une convivialité optimale".

a déclaré Wohlfarth.

Ponts de données vers SAP

C'est précisément dans ce changement de mentalité que son entreprise intervient. Elle construit des ponts de données rapides et fiables entre les mondes de systèmes SAP et SharePoint, précisément là où il n'y en a pas.

Ou là où l'on ne peut pas aller plus loin avec des moyens de bord standard issus du kit technique de SAP ou de Microsoft. Et pourtant, beaucoup dépend justement de l'intégration sans faille de cette interface dans SharePoint.

De meilleures informations, plus d'efficacité et de productivité, sans oublier un meilleur service. Celui qui ne pense pas au-delà de son propre horizon et ne considère pas l'imbrication de ses univers de systèmes dans une perspective commerciale, risque non seulement de nuire à l'utilisabilité et donc à l'utilisation des plates-formes comme SharePoint, mais aussi de perdre à long terme la confiance de ses utilisateurs dans l'informatique.