Commencer petit - devenir grand

La plupart du temps, il est possible d'améliorer le système existant et de commencer la numérisation en même temps.

Un exemple est l'interaction avec SAP et l'augmentation de l'efficacité qui en résulte, la préparation à une numérisation complète et l'intégration avec une plate-forme d'information d'entreprise.

Selon une étude récente menée par IDC pour SAP, deux tiers des petites et moyennes entreprises britanniques utilisent des technologies pour améliorer leurs processus commerciaux ou pour mettre en œuvre leur transformation numérique.

Cependant, la plupart des entreprises interrogées ont également indiqué qu'elles n'exploitaient pas pleinement le potentiel des nouvelles technologies pour réaliser leur transformation numérique.

Dans ce contexte, l'utilisation des nouvelles technologies est justifiée par les objectifs les plus divers, comme par exemple une plus grande agilité ou une meilleure intégration des collaborateurs mobiles.

Dans de nombreuses entreprises et institutions, la comptabilité est considérée comme le point de départ naturel de l'entrée dans la transformation numérique. C'est particulièrement vrai pour les processus de comptabilité fournisseurs dans un système SAP typique.

Les flux de travail des collaborateurs du service comptable sont encore très axés sur le papier. Dans la plupart des cas, les processus sont essentiellement manuels, prennent beaucoup de temps et entraînent des retards correspondants.

Dans ce contexte, les collaborateurs doivent traiter et classer de grandes quantités de papier. Ces processus sont incohérents, lents et dépendent de nombreuses étapes d'approbation.

Les demandes de renseignements auprès des fournisseurs coûtent de précieuses ressources, au détriment de la facturation.

De nombreux directeurs financiers reconnaissent les coûts d'exploitation élevés dans le domaine de la comptabilité et l'impact sur la gestion de la trésorerie. Souvent, les approbations ne peuvent pas être suivies de manière systématique.

La frustration des collaborateurs face à des procédures de traitement compliquées et perçues comme démodées est grande. En bref, ces processus ne sont pas assez profondément intégrés dans le système SAP.

La solution idéale pour éviter de telles inefficacités est de mettre en œuvre une solution de bout en bout qui relie la solution SAP à une plateforme d'information d'entreprise.

Une telle solution doit pouvoir traiter toutes les sources de données : Images, factures et données.

En outre, des workflows pour les exceptions, les autorisations et la préparation des factures devraient être mis en œuvre. Et la solution doit être profondément intégrée dans le système SAP. Elle facilite ainsi la communication et l'échange de données entre les deux systèmes, ce qui permet de toujours disposer d'informations précises et actuelles en cas de besoin.

Dans cette solution de bout en bout, les processus autrefois manuels sont entièrement automatisés. Toutes les informations sont disponibles sous forme électronique et accessibles via l'interface SAP.

Il est ainsi plus facile d'extraire des données et de les comparer avec le système SAP. Grâce aux workflows, aux rapports et aux tableaux de bord, les responsables de la comptabilité passent moins de temps à traiter les exceptions.

Les délais d'approbation sont réduits de manière drastique. Le traitement des cas exceptionnels devient beaucoup plus simple et les factures peuvent être générées automatiquement.

L'Enterprise Information Platform intègre en outre d'autres inputs de la comptabilité. Elle peut par exemple valider automatiquement une commande dans le système ERP, détecter les factures en double et identifier les erreurs de quantité et les écarts dans les prix unitaires.

Comme les mots-clés pour les fournisseurs, les numéros de fournisseurs et les descriptions de produits sont automatiquement comparés entre eux, d'autres erreurs possibles disparaissent.

D'autres processus manuels peuvent également être automatisés avec cette solution de comptabilité. Il s'agit par exemple de la création mensuelle de nouveaux fournisseurs ou de modifications des coordonnées bancaires.

L'optimisation d'un système SAP comprend en outre l'automatisation des processus d'approbation.

Jusqu'à présent, trop de temps était consacré au papier, aux listes de signatures et aux tampons. Dans ce cas, il est recommandé d'utiliser des fonctionnalités numériques, comme des tableaux de bord de reporting uniquement pour la comptabilité. Sur ces tableaux de bord, les responsables voient combien de processus sont encore en attente d'approbation.

Les tableaux de bord ouvrent des accès externes aux clients. D'autres parties prenantes pourraient également utiliser le portail pour interagir. Les factures peuvent être soumises par ce biais, l'état de traitement peut être suivi avec précision et les documents et formulaires peuvent être facilement téléchargés.

Toutes les fonctions et caractéristiques contribuent à l'accélération des processus dans les entreprises ou les institutions et soutiennent la transformation numérique.

Le taux d'erreur diminue, les factures ne se perdent pas et les erreurs de saisie sont évitées. En bref, la comptabilité permet d'économiser de l'argent.

La numérisation peut donc très bien commencer "petit" - et obtenir de grands résultats dès le départ.