L'IA rencontre les ressources humaines

La gestion moderne des ressources humaines ne se définit pas seulement par l'utilisation des canaux numériques pour le recrutement et les candidatures, mais déjà dans le travail quotidien avec les documents numériques du personnel.

Pour les gérer de manière optimale, il ne suffit pas d'améliorer le simple classement, mais tous les processus tout au long du cycle de vie d'un document.

Pour cela, un dossier personnel numérique doit couvrir de nombreuses tâches en rapport avec les documents, les formulaires ou les attestations : il doit pouvoir les saisir et les créer, les gérer, les stocker et les conserver en toute sécurité, ainsi que les éditer.

"Une fois qu'une entreprise a décidé de numériser ses dossiers personnels, cela ne suffit pas. De nombreux processus qui étaient auparavant effectués manuellement avec plus d'efforts doivent également être réalisables numériquement".

déclare Stefan Heins, membre du conseil d'administration de Circle Unlimited.

C'est pourquoi Circle Unlimited, en tant que fournisseur du dossier personnel numérique cuSmarText HR, a récemment inclus la reconnaissance OCR avec des capacités d'intelligence artificielle dans sa solution intégrée SAP.

"Cela signifie que tous les documents entrants sont automatiquement reconnus, attribués et classés. Le programme peut être appris et adapté aux caractéristiques individuelles des documents de l'entreprise".

dit Heins.

Par exemple, si un contrat de travail est reçu signé par le candidat, le programme reconnaît automatiquement qu'il s'agit d'un contrat de travail et si le document a été signé.

Fiche de paie numérique

L'envoi numérique des fiches de paie, un générateur de certificats ainsi que l'affichage d'un historique dans l'historique des dossiers facilitent encore le travail du personnel.

"L'envoi numérique des fiches de paie est un pas de plus vers une gestion du personnel sans papier. Si un employé opte pour cette variante, il reçoit son décompte mensuel par e-mail crypté, après avoir choisi au préalable son mot de passe personnel".

explique Heins.

La plupart des communications écrites avec les employés consistent en des lettres, des messages, des formulaires qui sont routiniers et basés sur des modèles existants.

Lors de l'introduction d'une solution de dossiers numériques, ceux-ci devraient donc être générés de manière automatisée sur la base de textes et de formulaires, des règles et des requêtes définissables permettant d'individualiser le document. Pour de nombreuses entreprises, la création automatisée de certificats, par exemple, est un avantage considérable.

"Le recruteur a recours à un pool de passages de texte prédéfinis. Pour la notation des différents domaines d'évaluation - de un à cinq - il suffit de sélectionner l'élément de texte approprié. Avec les données existantes du dossier personnel, on obtient ainsi un document de témoignage standardisé et néanmoins personnalisé".

a déclaré Heins.

Les documents générés devraient ensuite pouvoir être archivés automatiquement au format Word, Excel ou PDF par le biais de mécanismes standard dans le dossier ou dans les archives, et être conservés de manière à pouvoir être utilisés ultérieurement.

Les dossiers personnels contiennent de nombreuses données à caractère personnel qu'il est difficile de protéger de manière différenciée avec des documents papier.

"Nous avons attaché une grande importance à ce que cuSmarText HR mette à disposition un contrôle des autorisations extrêmement détaillé sur la base du concept des autorisations SAP, aussi bien en cas d'accès via le système SAP que via le web ou l'application mobile".

a déclaré Heins.

Conforme au RGPD

En outre, toutes les saisies, modifications et pièces jointes à un processus devraient être consignées de manière à garantir la sécurité de la révision. Bien entendu, le dossier personnel numérique est également conforme au RGPD. Un ensemble de règles intégrées offre la possibilité d'intégrer des durées d'utilisation, des délais de blocage et des mécanismes de suppression automatisés différenciés pour les dossiers, les classes et les types de documents.

À des moments prédéfinis ou après l'expiration de certains délais, les documents et les dossiers sont nettoyés et supprimés automatiquement sans l'intervention d'un collaborateur, tant que des mentions de blocage ciblées n'ont pas été enregistrées manuellement pour la suppression en raison de certaines situations exceptionnelles. En option, les documents peuvent être cryptés, ce qui permet de restreindre l'accès aux groupes fonctionnels disposant d'autorisations spéciales.