L'IA offre une orientation

Qu'il s'agisse d'automatiser des tâches de routine, d'effectuer des analyses en temps réel ou de prévoir avec précision l'évolution des besoins et des prix, l'utilisation de l'IA permet aux acheteurs d'économiser énormément de temps et d'argent, de réduire les erreurs et les risques, d'améliorer la prise de décision et d'augmenter leur productivité. Malgré cela, de nombreuses entreprises hésitent encore à introduire l'IA et, selon l'Office fédéral des statistiques, la principale raison invoquée est le manque de connaissances (72 %), suivi par l'incompatibilité avec les systèmes existants (54 %) et la disponibilité ou la qualité des données (53 %). En ce qui concerne le manque d'expertise interne, les inquiétudes peuvent être surmontées à l'aide d'une feuille de route de l'IA adaptée aux tâches spécifiques de chaque organisation d'achat et comprenant différentes étapes.

Coup d'envoi avec une analyse de la situation actuelle

Cela commence par l'analyse des processus d'achat opérationnels (Request-to-Order) et stratégiques (Source-to-Contract) existants afin de déterminer s'il est possible de les optimiser grâce à l'utilisation d'outils intelligents. apsolut gère à cet effet une bibliothèque qui ne cesse de s'agrandir et qui compte actuellement environ 80 cas d'utilisation de l'IA : de l'automatisation de tâches manuelles récurrentes telles que le traitement des commandes, la qualification des fournisseurs et les négociations simples à l'analyse des données assistée par l'IA pour la gestion des risques, la gestion des contrats et les évaluations des fournisseurs. À cela s'ajoutent des cas d'utilisation pour le développement des fournisseurs et des stratégies de négociation complexes. Selon le cas d'application, différents types d'IA s'offrent, notamment l'apprentissage automatique (ML), l'apprentissage profond (DL) ou les grands modèles linguistiques (LLM) comme le GPT-4.

Évaluer les coûts et les bénéfices

Pour savoir si l'implémentation de l'IA pour certaines étapes du processus est réellement amortie, il faut procéder à une analyse coûts/bénéfices en fonction d'objectifs et d'indicateurs clés de performance prédéfinis. L'introduction de bots de négociation LLM pour les commandes Tail-Spend, c'est-à-dire pour les transactions non stratégiques de faible valeur ou pour les achats rares d'une entreprise dont le volume total peut s'accumuler de manière considérable, en est un exemple.

Pour atteindre le retour sur investissement (ROI), les bots de négociation LLM devraient permettre au moins trois pour cent d'économies de coûts lors du tail spend. Afin de réduire au maximum les dépenses, les analyses coûts-avantages sont réalisées dans le cadre d'une preuve de concept (POC). Dans le cas d'un Negotiation Bot, l'organisation d'achat reçoit à cet effet de la part du fournisseur l'application correspondante qui - sans devoir être intégrée dans les systèmes existants - peut être utilisée en peu de temps pour des exemples de besoins sélectionnés. Si le POC se déroule avec succès et prouve les économies de coûts attendues, la mise en œuvre de l'offre de négociation LLM à l'échelle du service des achats s'impose.

Outils d'IA avec intégration SAP

Il s'agit de surmonter les obstacles techniques mentionnés par les entreprises - l'incompatibilité des systèmes et les problèmes de disponibilité des données. Les organisations d'achat basées sur SAP ont donc tout intérêt à choisir des solutions intelligentes basées sur la Business Technology Platform (SAP BTP). En effet, cela permet aux outils d'IA de communiquer de manière transparente avec les solutions d'achat SAP existantes et d'accéder en temps réel à toutes les données nécessaires. Le Negotiation Bot d'apsolut, qui automatise les négociations avec les fournisseurs, et le Procurement Bot d'apsolut, qui aide à commander des matériaux indirects, sont des exemples d'outils faciles à intégrer dans SAP. En collaboration avec Lhotse, un expert en guidage des utilisateurs basé sur l'IA dans le domaine des achats, apsolut a également développé le "Copilot pour SAP Ariba", qui réduit les temps de traitement des demandes d'achat en texte libre de douze à cinq jours en moyenne.

Même si le thème de l'IA dans les achats en est encore à ses débuts dans de nombreux endroits : grâce aux progrès technologiques continus, les solutions intelligentes gagnent également en importance dans ce secteur d'activité. De nouveaux champs d'application de l'IA apparaissent et donnent naissance à des outils d'IA de plus en plus sophistiqués, qui offrent des avantages croissants et libèrent les acheteurs des tâches routinières fatigantes. Ils peuvent ainsi se concentrer davantage sur des tâches stratégiques et à valeur ajoutée.

Les organisations d'achat basées sur SAP devraient donc rapidement mettre de côté leurs éventuelles réserves vis-à-vis de l'IA - et poser les jalons les plus importants pour l'avenir avec une feuille de route IA claire et les bons outils IA.

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