Technology Intelligence et licences SAP

Mais derrière le terme anglais de Technology Intelligence se cache une tendance que les responsables SAP devraient garder à l'esprit. Appliquée concrètement à un client SAP existant, cette activité signifie non seulement évaluer les tendances technologiques prévisibles sur le marché des logiciels d'entreprise et orienter la planification en conséquence, mais aussi utiliser de manière conséquente les technologies actuellement disponibles pour optimiser ses propres opérations informatiques.

Comme le cordonnier qui porte les plus mauvaises chaussures, les départements informatiques n'utilisent malheureusement pas assez souvent les outils informatiques disponibles sur le marché pour atteindre leurs objectifs. Dans une entreprise SAP typique, ce ne sont souvent ni les coûts de matériel ni les coûts de personnel qui constituent le poste financier le plus important - ce sont les coûts de licence SAP. Cette tendance va même s'accentuer, car de plus en plus de fonctions sont transférées vers le cloud.

Aujourd'hui, il existe cependant encore un grand nombre de systèmes SAP sur site. Et les coûts de licence se composent chez SAP des coûts pour les utilisateurs nommés et les moteurs (officiellement aussi appelés packages) plus les coûts de l'utilisation indirecte des systèmes SAP. L'utilisation d'un outil approprié peut ici être rapidement rentabilisée.

Les responsables SAP devraient régulièrement se demander si leur système ne cache pas des comptes d'utilisateurs "morts" qui génèrent des coûts de licence, mais qui ne sont pas (ou plus) utilisés. L'expérience montre malheureusement que malgré des processus internes apparemment entièrement mis en œuvre et documentés, il n'a pas été possible d'éliminer ces utilisateurs. Il n'est malheureusement pas rare non plus qu'un utilisateur soit mal classé.

L'énorme différence de prix entre les types de licences et la complexité de la détermination de l'utilisation réelle du système par un utilisateur recèlent d'une part un potentiel considérable d'économies - d'autre part un risque élevé de non-respect des conditions de licence. La mesure annuelle du système SAP recèle également un potentiel d'utilisation plus efficace des ressources disponibles et permet d'éviter la précipitation et les mauvais résultats qui en résultent.

Cela permet également d'éviter les mauvaises surprises concernant l'utilisation indirecte, car avec Digital Access, SAP finira par interroger chaque client à ce sujet. Les outils aident également à planifier une migration vers S/4-Hana en fournissant des informations sur l'utilisation des composants et des licences SAP actuels.

Mais l'utilisation unique d'un tel outil n'est pas la seule à être judicieuse : il faut aussi l'utiliser à long terme. Outre le gain de temps considérable lors de la préparation et de l'exécution de la mesure du système, sans un suivi continu et une contre-mesure à l'aide d'un outil spécialisé, la situation se dégradera rapidement : Des utilisateurs SAP quittent l'entreprise, de nouveaux sont recrutés et les utilisateurs existants changent de tâches et d'activités. Des fonctionnalités SAP sont ajoutées ou retirées, des parties de l'entreprise sont vendues, fermées ou achetées.

Sans surveillance constante, il y a donc une perte de contrôle insidieuse et des risques inconnus lors de la prochaine rencontre avec le service d'audit SAP. C'est un peu comme le port de Hambourg, la ville natale de l'auteur : s'il n'est pas régulièrement dragué, l'envasement se produit - et le port devrait un jour cesser ses activités.

On entend souvent l'argument selon lequel SAP met déjà à disposition les programmes de mensuration LAW et USMM. Pourquoi utiliser des outils supplémentaires ? Cet argument peut être facilement réfuté si l'on examine en détail les capacités du logiciel. Les programmes de mesure de SAP n'offrent tout simplement pas la profondeur d'analyse et les possibilités d'automatisation nécessaires qu'offrent une bonne approche de veille technologique et un outil de gestion des actifs logiciels.

L'USMM et les LAW ne peuvent répondre qu'à la question de l'état actuel. Mais seulement de manière très limitée si c'est aussi l'état correct. Et non pas le "pourquoi", ni le "comment arriver à l'état correct et optimal". Par souci de brièveté, nous n'avons pu qu'effleurer ici une fraction des capacités d'un bon outil.

Un tel outil peut également aider, par exemple, à gérer les contrats SAP, à réaliser des analyses de conformité, à effectuer des imputations de coûts, à avertir automatiquement lorsque certains stocks de licences sont dépassés, et bien plus encore. Tout cela va alors bien au-delà de ce que permettent les programmes de mesure SAP. Il est toutefois très important de ne pas se contenter de surveiller l'environnement SAP, mais aussi de pouvoir bien le gérer, surtout compte tenu de la complexité de la structure des licences SAP.