Soins de santé

Gestion des ressources humaines dans le secteur de la santé 

Dans le secteur de la santé, 40.000 postes d'infirmiers n'étaient pas pourvus en 2022 dans toute l'Allemagne. Le législateur en a donc tiré les conséquences : Avec la nouvelle réglementation sur le personnel infirmier (PPR 2.0) et le décret sur les limites inférieures du personnel infirmier (PpUGV), le ministère fédéral de la Santé met à la disposition des cliniques un outil permettant de décharger le personnel infirmier tout en améliorant la qualité des soins. Un logiciel doté des fonctions de gestion du temps et de planification des ressources humaines permet aux organisations de soins de santé de gérer les plannings en fonction de ces nouvelles directives conformément aux règles, tout en tenant compte des intérêts des patients et du personnel.

Best-of-Breed HCM

Un pilier important de la performance d'une solution de gestion des ressources humaines est la possibilité technique de l'intégrer dans les systèmes ERP existants. Dans le secteur de la santé, la connexion aux systèmes d'information hospitaliers (SIH) est également d'une importance capitale. Dans le cadre d'une initiative de partenariat dans le domaine de la santé, SAP a donc créé une approche modulaire Best-of-Breed basée sur la SAP Business Technology Platform (BTP).

L'objectif est de compléter les processus ERP standard par des solutions spéciales et d'augmenter ainsi la valeur ajoutée pour les cliniques. En fonction des besoins individuels, des solutions spécifiques aux cliniques peuvent être intégrées via SAP ou S/4 Hana, par exemple pour les processus liés aux patients tels que l'admission, le diagnostic et la thérapie ou les processus de gestion d'entreprise tels que les achats, la logistique ou la comptabilité. Parmi les solutions partenaires certifiées figure, dans le domaine de la gestion du personnel, la solution modulaire Atoss Medical Solution avec les fonctions de gestion du temps, de planification des besoins en personnel et d'affectation du personnel. Grâce à des interfaces standardisées, les données pertinentes pour la planification des services et le calcul des salaires sont disponibles de manière valide, de même que les principaux facteurs de besoins en personnel tels que l'occupation actuelle et prévisionnelle des patients. 

Planification des services orientée vers les employés 

En tant que seul établissement de soins supra-maximaux de Rhénanie-Palatinat, la médecine universitaire de Mayence doit faire face à un nombre de patients très fluctuant. C'est pourquoi l'hôpital planifie depuis de nombreuses années les horaires de travail de ses quelque 8700 collaborateurs, dont des médecins, des employés spéciaux et fonctionnels, du personnel soignant, technique et administratif, à l'aide d'Atoss Medical Solution. Le logiciel de gestion des effectifs s'intègre parfaitement dans l'ensemble du processus de soins cliniques et dans l'environnement informatique existant.

Pour pouvoir utiliser intelligemment les données actualisées au jour le jour concernant la planification des services et la gestion du temps de travail, la solution doit communiquer avec une série d'autres systèmes. Par exemple, les données de base et les informations sur les qualifications des employés sont importées des systèmes d'information sur le personnel et de gestion de la formation. Le système d'information de l'hôpital fournit des informations sur les besoins en personnel, comme le nombre de patients, pour la planification des services. De même, les rubriques pour le décompte des services effectués, y compris les suppléments prévus par la loi sur le temps de travail et les conventions collectives, sont transmises au système de paie au centre de coûts près.

Atoss Medical Solution dispose en outre d'une interface standard pour la gestion du temps SAP à l'échelle de l'hôpital. Les données pertinentes pour la planification provenant de la gestion du temps et de SAP ESS sont à tout moment à la disposition du planificateur de manière très actuelle. Ainsi, les souhaits des collaborateurs sont directement transférés dans la planification des services après leur saisie en libre-service. Les soldes, y compris les feux de signalisation, les absences saisies comme les congés et les disponibilités ainsi que les entrées et les sorties des collaborateurs sont disponibles en temps réel. Les données de planification sont automatiquement retransmises à la gestion du temps SAP. 

De plus, les plans de service sont visibles dans SAP ESS pour le corps médical et le personnel soignant et sont exportés vers Inpuls, un système de mesure des besoins en personnel dans les unités de soins intensifs. De cette manière, il est possible de générer des indicateurs relatifs à la charge en soins. L'échange de données sans faille entre ces systèmes et une stratégie de numérisation globale permettent à la médecine universitaire de Mayence d'assurer une planification à la fois économique et centrée sur les collaborateurs, ainsi qu'une qualité de soins élevée. 

Rendre la charge de travail visible

La nouvelle réglementation du personnel soignant PPR 2.0 est entrée en vigueur le 1er janvier 2023. L'instrument de mesure des besoins en personnel doit désormais s'établir dans les soins hospitaliers aux patients jusqu'en 2025. Sur la base de cet instrument de mesure, chaque hôpital doit pouvoir présenter un concept d'absence qui garantit une occupation régulière et empêche une surcharge du personnel soignant. Bientôt, des sanctions seront même prévues si les valeurs fixées ne sont pas atteintes de manière durable. Dans ce contexte, la médecine universitaire de Mayence et Atoss ont développé ensemble une solution pour représenter numériquement la PPR 2.0.. Celle-ci objective la charge de travail dans les services grâce à des mesures, rend le processus de planification des services plus transparent et plus efficace. En même temps, elle permet de mettre en œuvre les directives de la convention collective d'allègement de la charge de travail propre à l'entreprise.

Les données des patients sont transférées du système d'information hospitalier SAP I.S.H.med. vers le logiciel WorkforceManagement. Les postes de travail y sont enregistrés conformément aux directives du PPR 2.0 et dotés de valeurs horaires. Sur la base du nombre de patients et des indicateurs de performance correspondant au traitement, les besoins en personnel sont calculés et directement affichés dans le tableau de service. Les écarts par rapport aux objectifs sont signalés aux responsables de la planification. Il est ainsi possible de calculer avec précision le nombre de personnes devant être affectées à une équipe. 

En outre, il est possible de visualiser la charge conformément à la convention collective de décharge (TV-E). Des consignes ont été définies pour les unités d'exploitation, qui remplacent les consignes de la PPR 2.0. Sur la base de ces consignes, la clinique détermine avec précision quand les collaborateurs travaillent en équipes sous-occupées. Si une équipe n'atteint pas le nombre d'employés prévu, une saisie et une documentation automatiques sont effectuées dans le logiciel. "Nous relions les données du PPR 2.0 au logiciel Atoss et obtenons ainsi une sorte de rapport météorologique sur la charge de travail de notre personnel. Nous pouvons ainsi prévenir de manière encore plus proactive une surcharge de travail", explique Christian Elsner, directeur financier de la médecine universitaire de Mayence. 

Sécurité de la planification et conformité

Dans le cadre de la planification des services dans le secteur de la santé, les capacités en personnel doivent être gérées de manière dynamique et flexible, tout en permettant aux employés d'exercer une influence maximale sur leurs horaires de travail. La transparence est nécessaire pour respecter systématiquement les dispositions légales sur le temps de travail et les conventions collectives, telles que celles définies par le TVöD, le TVÄ, le TV-E, le TV-L, l'AVR ou le BAT. A la médecine universitaire de Mayence, par exemple, le dépassement de la durée hebdomadaire maximale légale du travail est directement signalé lors de la planification. Pour le respect des dimanches libres dans l'année, un compteur est installé dans Atoss Medical Solution et redémarre au 1er janvier de chaque année civile. Le logiciel vérifie automatiquement et directement lors de l'enregistrement les interventions spontanées soumises à une majoration ("sortir du congé" ou un échange de service en l'espace de six jours), de sorte que les périodes pertinentes pour le décompte sont également transmises correctement au décompte des salaires. 

La PpUGV est également affichée de manière transparente directement dans le processus de planification - tout comme les chiffres relatifs à la PPR 2.0 ou à la TV-E. Pour ce faire, les occupations des patients sont importées des statistiques de midi et de minuit de SAP I.S.H.med. dans la solution de gestion des effectifs et affichées dans le tableau de service sous forme de besoins - soit ventilés en valeur temps, soit en valeur personnel (FTE). Ainsi, les plus de 700 collaborateurs de la médecine universitaire de Mayence autorisés à planifier peuvent le faire de manière efficace et autonome, tout en respectant les réglementations. Ils ont également la possibilité d'indiquer des services souhaités dans SAP ESS, qui seront à leur tour affichés en temps réel dans le planning des services.

Il est ainsi possible d'organiser individuellement le temps de travail dans les différents domaines. L'état de présence individuel est disponible au jour le jour - y compris les majorations de temps générées et les jours travaillés sous charge. Le prochain instrument de flexibilisation prévu est de permettre au personnel médical hospitalier d'accéder directement à l'application Atoss et à la bourse d'échange d'équipes via SAP ESS. À Mayence, la flexibilité et la transparence obtenues grâce à la gestion des effectifs ont un impact positif mesurable sur l'attractivité de l'employeur et la marque employeur.