Greenfield : gestion d'entrepôt étendue

Début 2018, l'entreprise familiale Fränkische Rohrwerke Gebr. Kirchner devait mener un vaste projet informatique : L'ancien système ERP était sorti de la maintenance et devait être remplacé par S/4 Hana dans la division Construction et les services centraux, tout d'abord sur le site principal de Königsberg. Dans le domaine de la logistique en particulier, l'introduction du puissant système de gestion d'entrepôt SAP Extended Warehouse Management (EWM) Embedded était liée à ce projet.

Outre le simple passage à EWM, il s'agissait également de poser les bases d'autres numérisations de processus. L'équipe de projet a fait appel à un partenaire d'implémentation externe pour la planification et l'introduction selon une approche "greenfield". "À l'époque, l'entreprise n'avait aucune expérience de SAP. C'est pourquoi nous étions particulièrement dépendants des conseils d'un partenaire".Uwe Schäfer, responsable de l'informatique SAP chez Fränkische Rohrwerke, a rejoint l'entreprise en mars 2018 et a participé à la création du service SAP interne.

La mise en œuvre était prévue dans un délai d'un an. Le projet a suivi le modèle classique de mise en œuvre de SAP Activate : le plan et les phases du projet ont été définis et la structure de base pour le déroulement du projet a été établie. Le premier test a été un succès, mais les difficultés se sont ensuite multipliées. Lorsque, lors du dernier test décisif, moins d'un quart des quelque 50 cas de test ont fonctionné en raison d'un manque d'intégration, la décision a été prise de chercher immédiatement un soutien supplémentaire et un renfort en personnel : "Nous savions que nous ne pouvions plus gérer ce projet de grande envergure uniquement avec le partenaire de mise en œuvre initial"., dit Uwe Schäfer.

C'est par le biais d'une recommandation que la société FIS Informationssysteme und Consulting a été mandatée. L'expertise de ce partenaire SAP Gold, spécialisé dans le conseil et l'implémentation de projets SAP et logistiques, a convaincu. En février 2019, la direction du projet EWM a été confiée à FIS, l'ancienne société de conseil restant également impliquée dans le projet. Le séminaire de lancement a été reprogrammé pour janvier 2020.

Après la première visite de l'entrepôt par la FIS, nous nous sommes d'abord attelés à l'inventaire et à l'audit. Comment le projet s'était-il retrouvé dans une telle situation ? La cause principale était apparue de plus en plus clairement au cours du projet : La complexité des processus et le travail qui en résulte pour la planification détaillée avaient été sous-estimés lors de la première approche de mise en œuvre.

Complexité et planification détaillée

La division Construction se compose de trois secteurs d'activité : Systèmes de drainage, Systèmes électriques et Techniques du bâtiment, qui suivent chacun des modèles commerciaux très différents et se distinguent fortement par leurs gammes de produits, leurs structures de clientèle et leurs canaux de distribution respectifs. Cette complexité se reflète également dans une large mesure dans la logistique : "Nous avons ici des processus très différents, y compris dans le traitement - des petites pièces qui sont d'abord préparées, des produits qui doivent d'abord être emballés, ainsi que des gros appareils qui sont directement chargés sur le camion".décrit Uwe Schäfer. Jusqu'à 160 camions doivent être chargés chaque jour sur le seul site de Königsberg. A cela s'ajoute la taille des entrepôts : 24 bâtiments et surfaces de stockage en plein air avec plus de 100 types d'entrepôts différents - le test de résistance pour tout système d'entreposage. 

Il s'agissait de représenter tout cela de manière détaillée afin de permettre une mise en œuvre directe, notamment l'intégration dans les processus SAP, et de prendre en compte les adaptations et les programmations internes nécessaires. Or, le concept existant ne répondait pas encore à ces conditions. La tâche décisive pour FIS a donc été de rattraper la planification détaillée. Pour ce faire, les documentations ont été consultées et les différents processus ont été discutés en détail.

Ensuite, les descriptions des processus ont pu être achevées et tous les futurs processus théoriques ont été fixés avec un degré de détail très élevé dans un concept spécialisé. Des développements spéciaux pour les exigences individuelles de Fränkische Rohrwerke, comme par exemple un dialogue radio spécifique pour la préparation des commandes avec des terminaux mobiles ou la connexion de l'entrepôt à hauts rayonnages via une interface SAP individuelle, ont également été pris en compte et développés par FIS.

Charge de travail élevée, cadence serrée

Afin de pouvoir travailler plus efficacement, les fonctions de planification de projet et de conseil EWM ont été séparées. Une priorisation a également eu lieu en parallèle : Il était indispensable de se concentrer sur la mise en œuvre des processus et des fonctionnalités essentiels afin de respecter le délai visé. 

Le coup d'envoi a été donné en mai 2019. Steffen Will, chef de projet chez FIS, se souvient : "Début mai, c'était la phase critique. Nous étions tous conscients que c'est dans les semaines à venir que nous verrions comment nous allions avancer et si la date de mise en service prévue en janvier 2020 pourrait être respectée". Dans la pratique, les estimations concernant le volume de travail élevé se sont confirmées. Le projet s'est avéré très intensif en termes de travail et de personnel. Dans les groupes de projet partiels tels que l'entrée, la sortie ou l'expédition des marchandises, une collaboratrice ou un collaborateur de Fränkische Rohrwerke a travaillé avec un ou deux collaborateurs des conseillers externes. Un échange permanent a ainsi pu être assuré.

En plus des consultants de la société de conseil qui a continué à participer au projet, sept consultants, et même jusqu'à dix pendant les périodes de pointe, ont travaillé pour FIS et se sont rendus en permanence à Königsberg. Des discussions intensives et de multiples ajustements ont eu lieu. Les différents secteurs d'activité ont été analysés afin d'assurer la cohérence des processus dans l'ensemble du système et l'intégration des processus. "La FIS a apporté un soutien actif à tous les niveaux"., a déclaré Uwe Schäfer.

Le mur du conteneur devient un tableau Kanban

Garder une vue d'ensemble de l'état actuel du projet était un défi. Les partenaires du projet ont trouvé une solution pragmatique et efficace : une énorme paroi de conteneur a été transformée en tableau Kanban. Toutes les tâches partielles et tous les lots de travail ont été notés individuellement. Les cartes magnétiques correspondantes ont finalement rempli le mur sur toute sa largeur et sa hauteur. En fonction de l'état d'avancement de la mise en œuvre, toutes les tâches ont ainsi pu être attribuées aux phases respectives du projet, du concept détaillé, du développement, des tests et du perfectionnement jusqu'aux tests utilisateurs et à la formation.

En août et septembre, les premiers tests d'intégration ont été effectués - pour la première fois dans leur intégralité avec tous les modules adjacents, en commençant par le processus de commande. 

Une tâche importante avant la mise en service a été la formation de plus de 100 collaborateurs au nouveau système. Un modèle en plusieurs étapes a été utilisé à cet effet : Les Lead Key Users, qui ont participé au projet dès le début, ont d'abord créé les documents de formation pour les Key Users, comme les chefs d'équipe et les responsables d'entrepôt, à l'aide de SAP Enable Now. Ceux-ci se sont ensuite chargés de la formation dans leurs services respectifs. Là encore, FIS a apporté un soutien considérable. Plusieurs responsables du site de Schwarzheide ont déjà été formés.

Augmentation rapide de la charge pour la mise en service

A la fin, le suspense était à son comble : "Pour la mise en service, nous avions prévu une phase de démarrage de quatre semaines. Nous voulions commencer avec 30 % du volume habituel, puis monter progressivement à 100 %"., rapporte Uwe Schäfer. Les choses se sont passées différemment. La saison a commencé si fort que, dès le premier jour, l'entrepôt a dû traiter des volumes nettement plus importants que prévu - et cela a fonctionné. Le plan a même été dépassé. "Tous les camions ont quitté la cour et nous n'avons pas eu un seul jour de panne du système"., a déclaré Schäfer. "Une mise en service comme nous n'en aurions jamais rêvé après le déroulement difficile du projet au départ". La direction et les collègues étaient également très satisfaits, en particulier de la mise en service dans le domaine de la logistique. 

Au final, tous les modules SAP ont pu être introduits sur le site de Königsberg. En outre, le plan de tournée, la gestion du contrôle et de la qualité et le rayonnage en hauteur ont été reliés au nouveau système S/4 via une interface spécifique. La procédure sert désormais de modèle pour la mise en œuvre dans les autres entrepôts du fabricant. 

"Les consultants de FIS nous ont convaincus avant tout par leur grande disponibilité et leur flexibilité, par leur motivation à apporter leur soutien chaque fois que nécessaire".résume Uwe Schäfer. L'entreprise familiale était tellement satisfaite de la collaboration avec FIS que d'autres projets ont déjà été planifiés et en partie réalisés, comme par exemple la poursuite du support après le lancement de EWM ainsi que la cession du logiciel de l'outil de gestion des données de base basé sur SAP.