Une gestion des licences sans grandes conséquences

Actuellement, les PME allemandes sont en grande partie divisées en deux en ce qui concerne l'utilisation de la gestion des licences. Une partie a encore peu de contrôle sur l'utilisation des ressources informatiques existantes.

Il manque des directives et des procédures ainsi que les outils et les ressources humaines correspondants. L'autre partie a déjà mis en place les premiers processus de gestion des licences et travaille pour leur réalisation avec des outils ou des bases de données de fournisseurs tiers.

Les conclusions de la gestion des licences ne sont toutefois que peu utilisées pour prendre des décisions commerciales ou pour répondre aux exigences légales. Il s'agit davantage d'une simple saisie et d'un suivi des ressources informatiques utilisées, sans conséquence pour l'action de l'entreprise.

Sur-licence ou sous-licence ?

Le plus grand besoin d'action se situe au niveau de la constitution et de l'entretien de l'inventaire du matériel, des logiciels et des licences. L'entretien est une condition préalable à toute décision d'achat de valeur ainsi qu'à des contrôles de conformité optimaux et fiables qui mettent en évidence les sur- et sous-licences.

Les logiciels utilisés doivent être régulièrement recensés. Lors de la mise en place de l'inventaire des licences, il convient de bien organiser la demande et la distribution des logiciels.

Pour soutenir les processus, des outils spécifiques entrent en ligne de compte, comme les outils de gestion des systèmes et les outils de distribution des logiciels. Il existe également des outils de gestion des licences et de gestion des actifs logiciels.

Parmi eux, cuLicense, la solution universelle de gestion des licences de Circle Unlimited. Le logiciel cuDetect SAP, quant à lui, est axé sur l'optimisation de l'utilisation des licences SAP.

Gestion des licences sans restriction

Pour utiliser avec succès un système de gestion des licences, il faut que les conditions organisationnelles et de processus soient réunies. Pour ce faire, le système de gestion des licences doit s'intégrer complètement dans l'environnement SAP.

Il ne doit pas s'agir d'une solution isolée à forte composante technique. En reliant directement la gestion des licences aux systèmes SAP, par exemple pour l'approvisionnement et la gestion des contrats, il est possible de détecter automatiquement les sur- et sous-licences et d'optimiser le processus de demande et de distribution des licences logicielles sur le plan commercial et juridique.

Le lien logique entre les licences et les contrats associés donne en outre une vue d'ensemble des vues et des obligations financières des accords de licence et des contrats de maintenance associés.

Cela offre une sécurité de planification. L'utilisation de solutions open source ou de "logiciels d'occasion" est techniquement possible dans le cadre de la gestion des licences, c'est-à-dire qu'il n'y a aucune restriction ou particularité à respecter.

Il faut toutefois faire attention au contenu. Pour les solutions open source, il convient de vérifier si elles peuvent également être utilisées à des fins commerciales et, pour les logiciels d'occasion, si tous les droits d'utilisation ont réellement été transférés de manière juridiquement valable lors de l'acquisition.

Une question de ressources

La demande de solutions out-of-the-box augmente. La tendance est à la gestion des licences sous forme d'outtasking ou d'outsourcing. Il s'agit de confier une partie ou l'ensemble des tâches de gestion des licences à un gestionnaire de licences externe.

Cette forme de gestion des licences est intéressante pour tous ceux qui ne veulent ou ne peuvent pas encore investir dans des ressources internes. Ils n'ont pas besoin de créer et d'actualiser en interne le personnel et les connaissances. De plus en plus, l'outtasking ou l'externalisation de la gestion des licences fait appel à des technologies basées sur le cloud.