Gestion des frais de déplacement dans le cloud

Certes, les réunions virtuelles font désormais partie intégrante des activités commerciales, surtout si l'on considère les marchés de plus en plus internationaux. Mais c'est surtout au début de la collaboration avec de nouveaux clients et dans les phases de travail intensif que l'échange personnel et direct est indispensable pour le succès commercial.

Les processus manuels à l'ère du numérique

Pour la gestion des frais de déplacement, la majorité des entreprises continuent d'utiliser en priorité Excel ou Word. Résultat : des montagnes de reçus et de papiers qui doivent être collectés, triés, collés, scannés, vérifiés et décomptés. Cet effort coûte du temps et de l'argent. Selon des études, un comptable a besoin en moyenne de 20 minutes de travail pour le décompte manuel d'un voyage d'affaires avec nuitée et génère ainsi des coûts de processus d'environ 53 euros. Sans parler du temps que le voyageur consacre à l'établissement de son décompte. Les décomptes de frais de déplacement font donc partie des tâches comptables qui prennent le plus de temps.

En raison de reçus manquants, d'erreurs de chiffres ou de données erronées, environ une note de frais sur cinq contient des erreurs et doit être retravaillée. Cela prend en moyenne 18 minutes, soit presque autant que le décompte lui-même. Il en résulte des frais de procédure d'environ 47 euros par opération. Mais ce n'est pas tout : s'il manque des justificatifs originaux pour les nuitées, les pleins d'essence ou les repas, des justificatifs personnels doivent être établis ultérieurement. Cela arrive surtout aux collaborateurs qui voyagent beaucoup. Cette situation coûte cher aux entreprises. En effet, les justificatifs personnels ne sont pas des factures en bonne et due forme - une déduction de la TVA en amont ne peut pas être revendiquée.

La solution :

Gestion intégrée des frais de déplacement via le cloud. Les entreprises qui souhaitent professionnaliser leur gestion des frais de déplacement et la rendre plus efficace ont tout intérêt à opter pour des solutions en nuage. En effet, elles peuvent ainsi maîtriser les coûts directs et indirects de manière fiable et améliorer le résultat global.

Les outils SAP Concur Travel et Concur Expense sont adaptés à la réservation et à la facturation des voyages d'affaires. D'une part, Concur Travel permet d'organiser les voyages de manière simple et rapide via une carte d'agence de voyages centrale. D'autre part, le logiciel permet de comptabiliser sans problème les frais de déplacement et d'attribuer des centres de coûts. Avec Concur Expense, il est en outre possible d'effectuer des décomptes et d'attribuer les coûts aux ordres de travail.

Avantages

Quels sont les avantages de l'utilisation de systèmes tels que Concur Travel et Concur Expense ? Ils permettent d'avoir une vue d'ensemble de toutes les informations et de tous les processus : de la demande à la facturation du voyage d'affaires en passant par la planification et l'approbation - grâce à des outils modernes dans le cloud. L'intégration est simple : les solutions cloud se connectent facilement et sans effort aux systèmes ERP, RH et de comptabilité existants.

Un autre avantage est le gain de temps dans la gestion financière et comptable grâce à des processus automatisés sans vérification manuelle des justificatifs et des factures. Grâce à l'accès aux demandes de voyage ou aux formulaires de facturation via Internet ou des applications mobiles : les reçus peuvent être transmis, approuvés et traités en temps réel.

Des workflows et des routines de contrôle garantissent que toutes les étapes du processus sont traitées proprement et en temps voulu. Une vue d'ensemble globale des décomptes de cartes de crédit, des frais d'hébergement et des données des créanciers est possible et des tableaux de bord clairs, des outils de reporting et d'analyse assurent un meilleur contrôle des frais de déplacement. Les solutions en nuage peuvent être mises en œuvre rapidement et facilement et les possibilités d'application peuvent évoluer en fonction des besoins.