Gestion des documents

Ces défis alimentent la tendance à la poursuite de la numérisation afin de rationaliser les processus et de rester ainsi compétitif. Selon le Digital Office Index 2022 de l'association numérique Bitkom, le secteur du transport et de la logistique a nettement rattrapé son retard ces dernières années par rapport aux autres branches. Selon ce rapport, 76% des logisticiens utilisent au moins une solution ECM en plus des solutions ERP et CRM. La satisfaction liée à l'utilisation de telles solutions est élevée : trois quarts des entreprises constatent une amélioration du respect des directives de conformité et de la performance. 70 pour cent reconnaissent une meilleure transparence des processus et 68 pour cent une amélioration de l'automatisation des processus. 66 pour cent confirment une plus grande satisfaction des clients.

Lettre de voiture numérique

Dans les affaires quotidiennes concrètes, on constate toutefois un fossé, par exemple en ce qui concerne la lettre de voiture numérique. La lettre de voiture électronique existe en Allemagne depuis avril 2022. Cependant, 59 % des entreprises logistiques considèrent son introduction comme un défi majeur. 46 pour cent des 400 entreprises de logistique interrogées affirment que le savoir-faire fait défaut dans le secteur pour une introduction rapide. 54 pour cent indiquent qu'il manque encore des normes pour une utilisation efficace.

Comme presque tous les processus impliquent la manipulation de documents, l'ECM ou le DMS jouent un rôle clé au sein de la numérisation. Chaque transport de marchandises est lié à un certain nombre de documents. Il s'agit notamment des documents d'expédition, de transport, de douane et de stockage, ainsi que des documents relatifs à la commande du client, des bons d'emballage, des informations de suivi et de traçabilité, et bien plus encore. 

Les grandes entreprises de logistique transportent plusieurs milliers d'envois par jour et traitent en conséquence de grandes quantités de documents par jour et par mois. La numérisation automatisée et intelligente des documents ainsi que le déclenchement et le traitement des processus consécutifs peuvent considérablement faciliter le travail et réduire les coûts administratifs par envoi.

L'efficacité des processus est une discipline reine dans la logistique. Dans de nombreux cas, des solutions logicielles spécifiques au secteur permettent déjà d'optimiser les tâches dans le domaine de la planification des tournées, de la gestion du parc automobile ou du suivi des envois. En raison de la pression croissante des coûts et de la concurrence, les logisticiens utilisent la numérisation pour rendre les processus encore plus économiques et efficaces. La poursuite de la numérisation permet en outre une intégration et une commande partiellement automatisée des processus consécutifs. Cela ne concerne pas seulement les processus internes de l'administration et de la comptabilité, mais aussi l'intégration des clients et des entreprises partenaires.

"Les entreprises recherchent en fait un 'récipient' qui puisse contenir toutes leurs structures de documents, qu'il s'agisse de dossiers d'expédition, de dédouanement ou de parc de véhicules. En amont, le thème du traitement intelligent ou basé sur l'IA des justificatifs joue un rôle important - de la numérisation des justificatifs à la lecture des informations et à l'attribution et à l'activation de processus consécutifs, comme par exemple les processus pour les sinistres, le contrôle des factures, la gestion des colis, etc. Ce n'est qu'une fois cette étape franchie que l'on peut travailler à l'intégration des clients et des partenaires dans les processus numériques ou à l'utilisation de solutions de signature numérique", résume Didier Hunn, expert en solutions logistiques chez Kendox, spécialiste de la GED.

kendox.com