Gestion des créances 4.0

Du point de vue technique, les conditions préalables à un projet d'automatisation sont clairement délimitées. Il faut une solution ERP, BuHa ou OPOS.

Qu'il s'agisse d'un logiciel de planification des ressources d'entreprise, d'une solution comptable ou d'une gestion des postes non soldés existants, auxquels on ajoute ensuite l'interface d'encaissement, ou d'une nouvelle acquisition, cela n'a en principe aucune importance.

L'effort de mise en œuvre reste le même. L'interface de transfert elle-même peut être programmée à partir de n'importe quelle solution.

L'"interface encaissement" a été élaborée pour SAP, ce qui permet le transfert. L'exportation sécurisée des données fonctionne directement après la programmation, et les données de stock peuvent être utilisées immédiatement pour les rappels externes.

La deuxième partie de l'intégration technique est le retour d'informations. Toutes les données relatives à l'avancement du traitement des rappels reviennent dans le logiciel ERP, BuHa ou OPOS via l'interface bidirectionnelle.

Elles peuvent y être consultées par l'utilisateur via l'interface de gestion dans le module correspondant. Toutes les informations pertinentes sont ainsi disponibles en temps réel pour chaque cas individuel de défaut de paiement.

Organisation

Du côté de l'organisation, des questions se posent sur la structure du personnel, la répartition des tâches et la bonne communication du projet.

Cela concerne l'implémentation technique elle-même (en interne ou en externe), le flux de travail modifié en ce qui concerne les rappels et bien sûr la gestion des informations : qui doit savoir quoi et quand ?

En outre, la question se pose de savoir où, dans l'entreprise, un système de relance automatisé sera accroché à l'avenir. Les tâches de la comptabilité changent-elles, de sorte que la transmission des cas se fait à partir de la gestion OPOS ? Ou est-ce que ce thème va se déplacer vers l'informatique ?

Enfin, il s'agit de former le personnel de manière ciblée et de transmettre des informations à d'autres parties prenantes, telles que les fournisseurs, les clients ou les actionnaires.

Coûts et bénéfices

Le calcul des coûts et des bénéfices peut se résumer à une seule question : Les économies réalisées grâce à l'automatisation sont-elles supérieures aux coûts qu'elle engendre ?

Une réponse fondée à cette question dépend à son tour de trois facteurs au total : Premièrement, il n'y a pas de coûts de transition et de coûts parallèles, car l'automatisation fonctionne immédiatement à une date de référence fixe.

Cela ne signifie pas un changement insidieux, mais un système binaire. Automatisé ou non automatisé.

Deuxièmement, l'automatisation a un effet direct sur les coûts de personnel. Les collaborateurs qui étaient auparavant liés fonctionnellement et temporellement à l'exécution interne des relances sont libérés pour de nouvelles tâches et peuvent ainsi se consacrer à leur activité principale.

Troisièmement, l'automatisation améliore le fonds de roulement. La rigueur dans la gestion des rappels est, avec l'amélioration des conditions d'achat et l'optimisation de la logistique de stockage, l'un des principaux leviers de la gestion d'entreprise.

Plan de projet & mise en œuvre

Un plan de projet sommaire peut être esquissé comme suit pour la plupart des projets d'automatisation, même s'il y a certainement des différences dans les détails.

1. Recherche d'un prestataire de services de gestion automatisée des créances qui se charge du travail sur les dossiers de recouvrement
2. rassembler des informations sur sa propre solution logicielle et déterminer à quel endroit il est judicieux d'implémenter l'interface d'encaissement (consulter le fabricant du logiciel)
3. Programmer l'interface d'encaissement à partir de son propre logiciel (soit par son propre service informatique, soit par un prestataire de services informatiques externe, soit par la société de logiciels impliquée)
4. Définition des paramètres selon lesquels les cas sont transmis (niveaux de relance, possibilités d'intervention, critères de contrôle, etc.)
5. Tester l'interface
6. Former les collaborateurs à l'utilisation de la nouvelle solution, expliquer les raisons du changement et les diffuser dans l'entreprise par le biais de la communication interne.
7. Activer l'interface en direct

Perspectives

Outre les effets immédiats sur l'exploitation, un système de relance automatisé représente également un investissement pour l'avenir.

De manière très pragmatique : à l'avenir, il ne s'agira plus en premier lieu de traiter les postes ouverts, mais de voir venir les incidents de paiement.

Le recouvrement préventif en quelque sorte. Le rôle du prestataire de services de recouvrement sera alors de fournir à son client des données qualifiées et des prévisions fiables, et ce en temps réel.

Il s'agit alors de sélectionner et surtout d'interpréter le flot de données mis à disposition par exemple par les agences de renseignements.

De telles données de solvabilité qualifiées pour chaque client potentiel constitueront alors un élément central de la prospection commerciale, et une interface correspondante revêtira une importance encore plus grande.

Les entreprises qui s'assurent dès aujourd'hui de ces possibilités se préparent à l'avenir avec un système de relance automatisé et l'interface d'encaissement correspondante.