Gestion des ressources humaines : vers le cloud en toute sécurité

Selon l'étude Lünendonk "Fit für die digitale Transformation", un critère décisif en faveur du cloud est le fait que les systèmes sur site ne prennent pas du tout en charge de nombreuses nouvelles technologies, par exemple l'IA ou l'analyse des données volumineuses.

Actuellement, de nombreuses PME interrogées misent encore sur le cloud privé, surtout pour les applications critiques, mais le cloud public a également le vent en poupe. Le fait est que la gestion des ressources humaines ne peut plus se passer du cloud.

La bonne nouvelle, c'est que tout logiciel d'entreprise peut désormais fonctionner dans un autre cloud public ou privé. Il en va de même pour les solutions de gestion des effectifs qui combinent la saisie des temps, la gestion du temps de travail et la planification de l'affectation du personnel.

Le terme utilisé pour désigner ce mélange hétéroclite de solutions et de fournisseurs de cloud différents est le multi-cloud. La condition préalable est toutefois que l'intégration de ces systèmes soit simple et possible selon les normes courantes.

Il s'agit d'un processus extrêmement complexe qui décourage de nombreuses entreprises. Dans le cas d'un logiciel de gestion des ressources humaines, il faut en tout cas s'assurer que la connexion avec les systèmes HCM basés sur le cloud, tels que SAP SuccessFactors Employee Central ou les systèmes ERP, de gestion des salaires et de gestion des temps existants se fasse sans problème.

En effet, ce n'est qu'à cette condition que les plates-formes peuvent être réunies efficacement et sans perte de productivité. Mais la gestion des effectifs basée sur le cloud ne doit pas seulement disposer d'interfaces standard, le logiciel doit également répondre aux exigences de plus en plus strictes en matière de conformité.

Avec les nouvelles lois sur le temps de travail ainsi que l'arrêt de la CJCE sur l'enregistrement systématique du temps de travail, le législateur place la protection du travailleur au premier plan. Les modifications des conventions collectives, par exemple chez IG Metall, et l'ordonnance sur les limites inférieures du personnel soignant (PpUGV) dans le secteur de la santé doivent également améliorer ou préserver l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et, par conséquent, la santé et la performance des employés. La grande complexité engendrée par une organisation du temps de travail flexible et orientée vers les employés ne peut tout simplement plus être gérée sans outils numériques.

Dans le Workforce Management, ce sont surtout les données de base des collaborateurs, les informations de gestion du temps telles que les présences et les absences ainsi que les données issues de la planification de l'affectation du personnel et de la gestion des accès qui sont enregistrées et archivées.

Bien que les fournisseurs de cloud computing sérieux prennent des mesures complètes pour la sécurité des données et des communications, l'autorisation reste souvent un point faible, selon l'étude Mindsquare sur les tendances des logiciels dans le domaine des ressources humaines.

Il est donc d'autant plus de la responsabilité du fournisseur d'empêcher l'accès non autorisé, par exemple par un contrôle différencié des autorisations ou une authentification à deux facteurs. La conformité peut également être assurée par une configuration hautement personnalisable ainsi que par des boîtes de dialogue et des vues paramétrables. Différents formats de rapports, un protocole de modification complet ainsi que des commandes de suppression directes garantissent en outre les droits des personnes concernées, tels que définis dans les articles 13 à 21 du RGPD.

Les entreprises s'intéressent de plus en plus au Software as a Service et aux Managed Services qui en découlent. Elles peuvent ainsi réduire la complexité et les coûts et se concentrer davantage sur leurs compétences clés. Un cinquième des entreprises interrogées par Lünendonk appliquent déjà une stratégie "cloud first" et un quart d'entre elles prévoient de le faire.

Les données de base du personnel et les informations relatives au temps de travail sont toutefois extrêmement sensibles. C'est pourquoi, dans le domaine du personnel en particulier, il est avantageux que le logiciel et l'hébergement proviennent d'une seule et même source. Le fournisseur choisi devrait en tout cas collaborer avec un centre informatique allemand certifié. Si le logiciel répond à toutes les exigences en matière de sécurité, de protection des données, d'évolutivité et de haute disponibilité, la voie vers le cloud est également ouverte au domaine spécialisé des ressources humaines.