Gestion automatisée des données RH

SuccessFactors : Faire le travail de deux jours en seulement dix minutes

Mainova fournit de l'électricité, du gaz, de la chaleur et de l'eau à environ un million de personnes dans et autour de la Hesse. Parallèlement, l'entreprise, dont le siège est à Francfort-sur-le-Main, est un employeur important pour quelque 2800 collaborateurs de la région. Depuis son implémentation en 2020, SAP SuccessFactors est devenu un moteur important de la gestion des ressources humaines : D'une part, Mainova gère l'ensemble de ses talents avec les modules correspondants du logiciel basé sur le cloud. D'autre part, SuccessFactors Employee Central sert de plaque tournante précieuse pour les données de base des collaborateurs, comme l'explique Jonas Brauburger, spécialiste des systèmes informatiques RH de Mainova. 

“Lorsque les centres de coûts sont modifiés, SuccessFactors ne répercute pas automatiquement cette modification sur les postes affectés.“

Jonas Brauburger est le spécialiste des systèmes informatiques RH chez Mainova et a été étroitement impliqué dans l'implémentation d'Ingentis.

Héritage des données et évaluation

Cependant, l'absence d'une fonction d'héritage des données et de chemins d'analyse a représenté un défi majeur pour l'entreprise lors du transfert de la gestion de l'organisation vers le cloud. En raison de l'absence de règles structurelles dans SuccessFactors Employee Central, les objets subordonnés à l'organisation doivent être adaptés manuellement lorsque l'élément parent est modifié. Jonas Brauburger illustre son propos par un exemple : "Si le centre de coûts d'un département doit être modifié, SAP SuccessFactors ne le transmet pas automatiquement aux postes et aux collaborateurs qui lui sont affectés. L'adaptation des données doit donc être déclenchée manuellement afin de garantir une imputation correcte lors de la paie. Cela demande beaucoup de travail et n'est tout simplement pas une option dans le cadre de restructurations importantes ! Même pour des modifications opérationnelles mineures, il est difficile de suivre les corrections de données en cours sur les objets subordonnés".

Les responsables de Mainova ont testé de nombreux scénarios afin de pouvoir mettre à jour efficacement et sans erreur la multitude d'enregistrements. "Malheureusement, tout cela n'était pas satisfaisant si l'on veut gérer l'organisation dans le cloud", se souvient Brauburger. "En effectuant des recherches en ligne, nous avons cependant découvert Ingentis Business Rule Trigger - un outil qui s'est penché précisément sur notre problématique et qui offre une solution à ce problème".

Déclenchement et mise à jour

Business Rule Trigger reconnaît les modifications et demande ensuite à tous les objets subordonnés, au sein d'un chemin d'exploitation librement configurable, de récupérer les nouvelles informations. De cette manière, l'ensemble de l'organigramme est mis à jour à travers toutes les hiérarchies. Outre les centres de coûts, cela a également concerné chez Mainova, dans le cadre des restructurations, le cas d'application du changement de manager. "Depuis, le sujet a pris de l'ampleur chez nous ! Nous transmettons désormais beaucoup plus - tous les changements structurels dans la hiérarchie de l'organisation ainsi que les changements de responsabilités RH chez nos partenaires commerciaux RH par exemple. La solution nous est également utile pour ce que l'on appelle les règles de portlets croisés, qui ne sont proposées que de manière très limitée dans l'environnement SuccessFactors. Ingentis Business Rule Trigger nous permet d'écrire librement et à volonté d'un objet à l'autre et même de déclencher des workflows". 

Le spécialiste informatique illustre le grand gain de temps par des chiffres concrets : "Le travail qui nous prenait auparavant un ou même deux jours de travail, manuellement ou par mise à jour en masse, peut maintenant être effectué en dix minutes seulement ! Cela nous permet vraiment de faire des économies de main-d'œuvre !" Le processus peut être déclenché à la demande ou exécuté automatiquement à intervalles réguliers définis individuellement - par exemple, toutes les cinq minutes chez Mainova. En éliminant tout effort manuel, le risque d'erreur dans le processus de mise à jour est également réduit au minimum. Outre le gain de temps, l'utilisation d'Ingentis permet également à Mainova d'améliorer sensiblement la qualité de ses données RH, comme le souligne Jonas Brauburger. "La valeur ajoutée de cet outil est malheureusement encore souvent sous-estimée - alors qu'elle est vraiment importante !"