Un savoir entretenu

L'introduction d'une gestion des connaissances réussie est un processus qui prend du temps et au cours duquel une culture du savoir ouverte doit se développer chez tous les collaborateurs. C'est pourquoi Infomotion a fait de la gestion des connaissances (WM) sa mission principale depuis 2005 et intègre depuis lors toutes les unités de l'entreprise dans les processus WM.

Ces mesures et méthodes peuvent être structurées sous la forme d'un bâtiment. Au centre de cette maison du savoir se trouve une communication interne efficace associée à une coordination étroite de tous les responsables WM. L'objectif est de développer les points forts individuels des collaborateurs, de déceler les lacunes en matière de connaissances et de développer de manière ciblée le savoir-faire global de l'entreprise.

Pour atteindre un niveau de maturité plus élevé, la gestion des connaissances a besoin d'une base théorique solide et d'être considérée comme une tâche de gestion à part entière. Il y a trois ans, Infomotion a mis en place un gestionnaire de connaissances qui a transposé les approches choisies jusqu'alors sur le modèle modulaire de Probst.

La maison du savoir regroupe tous les outils utilisés en cinq domaines. La base est constituée par le réservoir de connaissances de l'entreprise et le développement des collaborateurs, qui sont étroitement liés.

La mémoire de connaissances documente aussi bien les connaissances spécialisées des conseillers que le savoir-faire organisationnel. Pour le stockage et la distribution, l'entreprise utilise le système WM Knowledge in Motion (KIM).

Dans ce pool, les connaissances de l'entreprise rassemblées sont triées par thème sur la base d'un système wiki et sont à la disposition de tous les collaborateurs via une fonction de recherche. Ceux-ci sont à leur tour encouragés à apporter de nouvelles connaissances et expériences de projet sous forme de contributions.

Un système de points qui récompense la participation active constitue une incitation. KIM garantit que les connaissances ne se perdent pas, même lorsqu'un consultant quitte l'entreprise. L'accès aux contributions, aux modèles d'approche et aux normes de projet permet aux conseillers de gagner du temps et aux clients de réduire la durée des projets.

Dans le domaine du développement des collaborateurs, une série d'outils est ancrée pour aider les nouveaux collaborateurs à s'orienter rapidement. Il s'agit notamment d'un événement de bienvenue de deux jours au cours duquel les participants sont initiés à l'entreprise, aux ressources humaines, à la gestion des connaissances, à l'exécution des commandes, à la gestion des unités commerciales et aux règles de politesse.

Un programme de mentoring soutient le développement individuel du potentiel des collaborateurs. Chaque collaborateur est accompagné d'un "sparring partner" qui favorise son développement individuel.

Orienter le développement des connaissances vers l'évolution du marché

Le cœur de la maison WM comprend à la fois des mesures de diffusion des connaissances et des outils de développement des connaissances. Pour ce faire, l'entreprise met à la disposition de ses collaborateurs différentes plateformes de communication.

Chaque collaborateur choisit un domaine de compétence dans lequel il souhaite se développer et mettre l'accent sur des thèmes spécifiques en plus de ses activités quotidiennes. Au cours des derniers mois, 14 champs de compétences ont été lancés rien que pour générer des connaissances dans le domaine SAP.

De l'évaluation de nouvelles fonctionnalités au développement de solutions partielles, en passant par le regroupement et la documentation des meilleures pratiques, les consultants se consacrent à des sujets choisis dans le but de générer de nouvelles idées et d'élargir le savoir-faire. Un exemple : Après les premières expériences avec SAP BusinessObjects 4.0 (en abrégé : BO4), la question de la performance du système s'est posée à plusieurs reprises.

Le domaine de compétence BO4-Stress-Test a été créé avec pour mission de réaliser un test de performance automatisé d'un système BO4 et de collecter des évaluations sur la charge du système pendant le test.

Un autre domaine de compétence tient compte de l'évolution actuelle du marché et de la demande accrue de systèmes de base de données en mémoire. Les collaborateurs se penchent sur la question des possibilités de reporting offertes par BO4 lorsque SAP Hana est utilisé comme base de données.

Dans ce domaine de compétence, l'objectif est d'examiner de manière critique les déclarations des fabricants et d'identifier en détail les points faibles et les solutions possibles avant une intervention chez le client, afin de garantir une qualité de conseil optimale.

De plus, dix à vingt jours de travail sont consacrés chaque année à ces projets internes. Les résultats sont présentés par les collaborateurs dans le cadre d'un Competence Day, qui a lieu trois fois par an. Outre les résultats des domaines de compétence, des travaux scientifiques et des bonnes pratiques sont également présentés lors de cette journée.

L'acquisition de connaissances sur les domaines de compétence est complétée de manière ciblée par des projets stratégiques. Ainsi, depuis début 2012, Infomotion a mis en place un projet SAP interne qui évalue l'utilisation de Hana dans des environnements réalistes. Pour ce faire, un environnement matériel a été mis en place afin de pouvoir effectuer des tests dans un environnement proche de la réalité.

Pour développer différents thèmes, des rôles d'experts ont également été établis, qui résolvent ensemble des problèmes techniques et créent des innovations. Depuis mi-2012, un expert s'occupe du thème de la BI mobile et fait avancer le développement des connaissances pour les solutions mobiles, également dans le contexte de SAP BO.

Actuellement, trois des dix groupes d'experts se penchent sur des contenus de l'environnement SAP. Un groupe se consacre à des questions spécifiques autour de Business Warehouse et Hana. D'autres groupes évaluent les nouvelles fonctionnalités de SAP BO, d'autres encore se penchent sur le thème de la "planification avec un accent sur SAP Business Planning and Consolidation".

Implication de la science

Outre la génération de connaissances par le biais de domaines de compétences et de groupes d'experts, Infomotion génère également des connaissances par le biais de la collaboration avec les universités. Des postes pour des travaux de fin d'études de bachelor et de master sont attribués.

Dans ce cadre, des travaux scientifiques sur des thèmes SAP ont été réalisés, portant sur les avantages potentiels d'un Business Warehouse 7.3 sur Hana, en tenant compte de la performance du reporting et des dépendances dans la modélisation des données.

Actuellement, les étudiants font également des recherches sur le thème du géoreporting avec SAP BO et étudient comment les informations géographiques peuvent être visualisées optiquement sur la base de différentes cartes géographiques. Les résultats obtenus sont archivés dans une bibliothèque interne de Business Intelligence et mis à la disposition de tous les collaborateurs.

Le savoir comme ressource centrale

Les méthodes de planification et de gestion constituent la superstructure de la maison du savoir. Pour que la gestion des connaissances devienne un processus continu, de l'idée au projet du client, on procède ici à une évaluation du savoir-faire à l'aide de différents outils.

Outre l'analyse du portefeuille de connaissances existant, cela comprend également une analyse SWOT des activités de gestion des connaissances ainsi que des indicateurs. En son centre se trouve la représentation du portefeuille de connaissances sous forme de matrice avec les axes thèmes et technologies.

Les thèmes actuels des clients, les propositions des collaborateurs, les projets en cours et les résultats des recherches d'analystes sur le marché de la Business Intelligence y sont représentés. C'est également à ce moment-là que chaque responsable d'unité commerciale classe par ordre de priorité les thèmes, le niveau de connaissances actuel et futur attendu ainsi que la dotation en personnel actuelle et future.

Dans le cadre d'entretiens de coordination entre la direction et la gestion des connaissances, les chiffres d'affaires sont également reflétés dans les secteurs d'activité et des objectifs sont fixés pour les différentes unités sur la base du portefeuille de connaissances ainsi créé.

Parallèlement, une analyse des thèmes dans lesquels les connaissances acquises sont reprises a lieu. Dans la même mesure, de nouvelles idées de domaines de compétences internes et de thèmes spéciaux voient le jour et sont ensuite intégrées dans le portefeuille de connaissances de l'entreprise. En fin de compte, la maison des connaissances reflète toutes les mesures et méthodes nécessaires au processus d'une gestion réussie des connaissances.

Dans toutes les entreprises économiques, le savoir et l'expertise des collaborateurs constituent le bien le plus important. C'est pourquoi le développement constant du savoir-faire revêt une importance capitale, qui devrait également se refléter dans l'ancrage de la gestion des connaissances dans les lignes directrices de l'entreprise, les principes de gestion et l'encadrement du personnel.