Traitement global des documents

Le traitement automatisé des confirmations de commande et des bons de livraison offre également un potentiel d'optimisation considérable. Pour les confirmations de commande, par exemple, la numérisation permet de réduire le temps de traitement d'environ 60 %, comme l'a montré une étude de Mercateo sur les achats indirects. Pour les bons de livraison également, un traitement automatisé permet d'accélérer considérablement le traitement. De plus, les erreurs de saisie sont évitées, les processus sont plus transparents et les recherches ultérieures sont beaucoup plus simples.

La condition préalable à l'exploitation de ces avantages est un logiciel qui soutient l'ensemble du processus d'achat. La suite Tangro-Inbound est conçue de manière globale et traite automatiquement tous les documents importants dans le domaine Purchase-to-Pay dans SAP - y compris les confirmations de commande et les bons de livraison.

Confirmation de commande

Pour les confirmations de commande, le logiciel reconnaît les contenus pertinents du document tels que le fournisseur et le numéro de commande ainsi que les données de poste avec l'article, le prix et la quantité et compare directement les valeurs reconnues avec la commande dans SAP. Le système vérifie également la date de livraison. Si toutes les données correspondent à la commande, le document est enregistré dans SAP par simple pression sur un bouton. Si le système a constaté des écarts, des processus de workflow électroniques interviennent pour clarifier les faits.

Le traitement et la vérification d'une confirmation de commande, qui prennent plusieurs minutes manuellement, sont ainsi effectués en quelques secondes. De plus, le traitement fiable de tous les justificatifs reçus est assuré. Aucune confirmation de commande n'est oubliée ou perdue.

Bulletins de livraison

Les avantages du traitement automatisé des bons de livraison sont tout aussi complets. Le système détermine automatiquement les contenus importants tels que le numéro du bon de livraison et de la lettre de voiture ainsi que la date du bon de livraison. L'image numérisée du document et les données reconnues sont alors directement disponibles pour la vérification. Si les contenus reconnus, tels que le nombre de pièces, les quantités et l'article, correspondent à la commande SAP, l'entrée de marchandises est enregistrée dans SAP.

Si nécessaire, il peut même être effectué en temps réel directement au poste de travail logistique, de sorte que l'information sur la réception des marchandises est disponible sans délai dans les processus suivants. Si le système a détecté des incohérences, par exemple un nombre de pièces inférieur, la quantité est ajustée si nécessaire et l'entrée de marchandises est également correctement enregistrée.

Transparence dans le traitement des documents

Dans les deux cas, l'un des grands avantages de la numérisation des processus est la transparence nettement plus grande de tous les processus. En se basant sur le numéro de document, le gestionnaire peut immédiatement déduire le processus et visualiser à l'écran la commande, la confirmation de commande, le bon de livraison et la facture correspondants. L'ensemble du processus est facilement compréhensible. Et l'archivage papier peut être complètement supprimé.